Revision og ledelsespåtegnelse for regnskaber

Der er alene pligt til at afgive ledelsespåtegning og foretage revision af regnskaber, der omhandler budgetter indsendt efter bekendtgørelsens ikrafttræden.

Kapitel 4 i bekendtgørelsen om ”Regnskab og revision af endelige regnskaber for større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser vedrørende jordarbejder på land eller anlægsprojekter på havbund” (§§ 11-16) har virkning fra og med 5. marts 2021.

Reglerne for revision og ledelsespåtegning gælder således kun for regnskaber med baggrund i budgetter godkendt efter nye bekendtgørelse trådte i kraft 5. marts 2021.

Det er kun regnskaber for en gennemført større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse på minimum 2.500.000 kr. inkl. moms, der skal revideres efter § 15, stk. 1. Revisionen fremsendes i forbindelse med indsendelse af regnskabet via Fund og Fortidsminder.

De øvrige regnskaber vil skulle revideres efter bestemmelserne i § 12 og § 13 om ”20 %-reglen” i forbindelse med indberetning af regnskabsskabsoplysninger (§ 9 i Bekendtgørelse om museer mv.).

Stikprøve-revisionerne skal sendes til Slots- og Kulturstyrelsen i forbindelse med indberetning af regnskabsskabsoplysninger (§ 9 i Bekendtgørelse om museer mv.).

Bekendtgørelsen angiver, at revisor skal udvælge sager til revision uafhængigt af museet.

Museets ledelse skal derfor sikre, at der foreligger en fuldstændig liste over aktuelle sager, hvorfra revisor vælger det krævede antal regnskaber til revision.

Mindst 20 % af antallet af sager skal revideres. Revisor udvælger minimum 1 ud af hver 5. sag om endelige regnskaber for bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser.

Efter bekendtgørelsens § 12 skal revisor mindst hvert 3. år udføre revision efter bestemmelsen. 2021 tælles som første år – første revision skal altså senest foretages i forbindelse med museets regnskab for 2023.

Efter bekendtgørelsens § 14 skal museet på opfordring fra Slots- og Kulturstyrelsen indsende bilag, som ligger til grund for et regnskab for en bygherrebetalt undersøgelse. Reglen betyder, at museets skal gemme alle relevante bilag, så man på opfordring fra styrelsen kan indsende den dokumentation, som ligger til grund for et specifikt regnskab.

Dokumentationen skal gemmes så længe, som de almindelige regler for opbevaring af bilag angiver. Det er normalt 5 år.

Regnskaber kan fra den 1. juli 2021 udelukkende indsendes til styrelsen via Virksomheds MitID enten af den øverste leder selv eller en daglig leder med delegeret brugsret til et særskilt Virksomheds MitID.

Indsendelsen med Virksomheds MitID sker i forbindelse med indsendelse af regnskabet via Fund og Fortidsminder.

Den automatiske kvittering dokumenterer, at regnskabet er indsendt med ledelsespåtegning.

Revisionen udføres i overensstemmelse med almindeligt gældende krav og standarder for godkendte revisorers virksomhed samt standarderne for offentlig revision. Standarderne for offentlig revision præciserer de særlige krav til en revision af et årsregnskab og/eller et tilskudsregnskab, der følger af god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar 2012). Dette indebærer, at revisor gennemfører juridisk-kritiske revisioner og forvaltningsrevisioner som led i opgaven.

Ved revisionen efterprøves det desuden:

• om de samlede udgifter til den større forundersøgelse eller arkæologiske undersøgelse stemmer overens med den samlede økonomiske ramme, som Slots- og Kulturstyrelsen har fastsat jf. § 20, stk. 1 og § 21, stk. 1.
• om udgifterne er anvendt til den større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse,
• om de oplysninger, som museet har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om regnskabet, er dokumenterede.

Rigsrevisionen har udformet en vejledning, der samler en række centrale spørgsmål og svar om udformningen af bestemmelser om revision i forbindelse med statslige tilskud. Vejledningen kan findes på Rigsrevisionens hjemmeside via dette link: http://www.rigsrevisionen.dk/bagved-revisionen/revision-af-statstilskud/

Rigsrevisionen har nogle faglige standarder, der kan bruges af museets revisor. De kan findes på rigsrevisionens hjemmeside: https://rigsrevisionen.dk/saadan-arbejder-vi/standarderne-for-offentlig-revision.

Når der indsendes en revisionserklæring med påført ledelsespåtegning i forbindelse med regnskaber der overstiger 2.500.000 kr. inkl. moms, kan museet uploade revisorerklæringen i Fund og Fortidsminder samtidig med at de indsender regnskabet.

Af museumsbekendtgørelsens § 12 og § 13 fremgår det, at minimum 20 % af museets endelige regnskaber for udgifter til større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser skal udtages til revision. Et regnskab kræver styrelsens godkendelse for at være endeligt. Regnskaberne skal derfor revideres i det år museet modtager meddelelse om, at regnskabet er godkendt af styrelsen.

Endelig afregnet betyder at museet har afsendt endelig opkrævning af udgifterne i et endeligt regnskab. Begrebet ”afregne” i økonomisk betydning, betyder at fastsætte og opkræve en betaling. Så det afgørende er, at den endelige opkrævning fra museets side er afsendt og ikke om bygherre har indbetalt det opkrævede.

Årsregnskab i bekendtgørelsen vedrører alene årsregnskabet i forhold til Slots- og Kulturstyrelsen. Således gælder det eksempelvis ikke for årsregnskab til den tilskudsgivende kommune eller lignende.

Museet skal udfærdige forretningsgange for gennemførelse af bygherrefinansierede arkæologiske undersøgelse, jf. bekendtgørelsens § 11.

Forretningsgangene skal forholde sig til museumslovens, bekendtgørelsens og styrelsens krav.

Forretningsgangene skal også forholde sig til museets interne procedurer til alle dele af den arkæologiske virksomhed. Det er eksempelvis:

• varetage forhold som sikring af den generelle håndtering af budgetter
• at der kun afregnes efter dokumenterede udgifter og på grundlag af korrekte timesatser
• håndtering af timeregistrering
• håndtering af afregning med bygherre
• sikring af opdatering af relevante udregningsgrundlag

Bygherre kan anmode om at afregne før endt dokumentation og tilgængeliggørelse, herunder konservering og naturvidenskab. Aftalen skal dokumenteres og godkendes sammen med regnskabet af styrelsen.

Dokumentationen forelægges revisor og regnskabet betragtes som øvrige regnskaber til revision.