Revision og ledelsespåtegnelse for regnskaber

Spørgsmål og svar vedrørende revision og ledelsespåtegning af regnskaber for bygherrebetalte undersøgelser – jf. Bekendtgørelse om museer mv. gældende fra 5. marts 2021

Fra hvornår gælder reglerne for revision og ledelsespåtegning?

Der er alene pligt til at afgive ledelsespåtegning og foretage revision af regnskaber, der omhandler budgetter indsendt efter bekendtgørelsens ikrafttræden.

Kapitel 4 i bekendtgørelsen om ”Regnskab og revision af endelige regnskaber for større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser vedrørende jordarbejder på land eller anlægsprojekter på havbund (§§ 11-16) har virkning fra og med 5. marts 2021.

Reglerne for revision og ledelsespåtegning gælder således kun for regnskaber med baggrund i budgetter godkendt efter nye bekendtgørelse trådte i kraft 5. marts 2021.

I regnskabsåret 2021 kan museet frivilligt vælge at sammentælle beløb og antal sager efter bekendtgørelsens § 13 for hele året, hvis det skønnes mere hensigtsmæssigt.

Hvilke regnskaber skal revideres?

Det er kun regnskaber på minimum 2.500.000 kr. inkl. moms, der skal revideres efter § 15, stk. 1. De øvrige regnskaber vil skulle revideres efter bestemmelserne i § 12 og § 13 om ”20 %-reglen”.

Hvornår skal revisionerne efter § 12 og § 13 sendes til styrelsen?

Stikprøve-revisionerne udføres i forbindelse med revision af museets årsregnskab og indsendes til Slots- og Kulturstyrelsen senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning.

Hvordan udvælger revisor endelige regnskaber uafhængigt af museet?

Bekendtgørelsen angiver, at revisor skal udvælge sager til revision uafhængigt af museet.

Museets ledelse skal derfor sikre, at der foreligger en fuldstændig liste over aktuelle sager, hvorfra revisor vælger det krævede antal regnskaber til revision.

Hvordan tælles de 20%?

Mindst 20 % af antallet af sager skal revideres. Revisor udvælger minimum 1 ud af hver 5. sag om endelige regnskaber for bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser.

Hvilket år skal første 3-års-revision senest udføres?

Efter bekendtgørelsens § 12 skal revisor mindst hvert 3. år udføre revision efter bestemmelsen. 2021 tælles som første år – første revision skal altså senest foretages i forbindelse med museets regnskab for 2023.

Hvordan skal det forstås, at museet på opfordring skal indsende bilag, som ligger til grund for regnskabet?

Efter bekendtgørelsens § 14 skal museet på opfordring fra Slots- og Kulturstyrelsen indsende bilag, som ligger til grund for et regnskab for en bygherrebetalt undersøgelse. Reglen betyder, at museets skal gemme alle relevante bilag, så man på opfordring fra styrelsen kan indsende den dokumentation, som ligger til grund for et specifikt regnskab.

Hvor mange år skal man gemme regnskaber og dokumentation?

Dokumentationen skal gemmes så længe, som de almindelige regler for opbevaring af bilag angiver. Det er normaltvis 5 år.

Hvordan håndteres ledelsespåtegning i museets dagligdag?

Regnskaber kan fra den 1. juli 2021 udelukkende indsendes til styrelsen via Virksomheds NemID enten af den øverste leder selv eller en daglig leder med delegeret brugsret til et særskilt Virksomheds NemID.

Indsendelsen med Virksomheds NemID sker i forbindelse med indsendelse af regnskabet via Fund og Fortidsminder.

Den automatiske kvittering dokumenterer, at regnskabet er indsendt med ledelsespåtegning.

Hvordan skal revisionen udføres?

Revisionen udføres i overensstemmelse med almindeligt gældende krav og standarder for godkendte revisorers virksomhed samt standarderne for offentlig revision. Standarderne for offentlig revision præciserer de særlige krav til en revision af et årsregnskab og/eller et tilskudsregnskab, der følger af god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar 2012). Dette indebærer, at revisor gennemfører juridisk-kritiske revisioner og forvaltningsrevisioner som led i opgaven.

Ved revisionen efterprøves det desuden:

  • om de samlede udgifter til den større forundersøgelse eller arkæologiske undersøgelse stemmer overens med den samlede økonomiske ramme, som Slots- og Kulturstyrelsen har fastsat jf. § 20, stk. 1 og § 21, stk. 1.
  • om udgifterne er anvendt til den større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse,
  • om de oplysninger, som museet har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om regnskabet, er dokumenterede.

Rigsrevisionen har udformet en vejledning, der samler en række centrale spørgsmål og svar om udformningen af bestemmelser om revision i forbindelse med statslige tilskud. Vejledningen kan findes på Rigsrevisionens hjemmeside via dette link: http://www.rigsrevisionen.dk/bagved-revisionen/revision-af-statstilskud/

Rigsrevisionen har nogle faglige standarder, der kan bruges af museets revisor. De kan findes på rigsrevisionens hjemmeside: https://rigsrevisionen.dk/saadan-arbejder-vi/standarderne-for-offentlig-revision.

Hvordan indsendes revisionsmaterialet?

Revisionsmaterialet kan sendes til: fortidsminder@remove-this.slks.dk.  

Når der indsendes en revisionserklæring med påført ledelsespåtegning i forbindelse med regnskaber der overstiger 2.500.000 kr. inkl. moms, kan museet uploade revisorerklæringen i Fund og Fortidsminder samtidig med at de indsender regnskabet. Alternativt kan revisorerklæringen sendes ind til fortidsminder@remove-this.slks.dk med angivelse af styrelsens journalnummer på sagen om godkendelsen af regnskabet.

Hvad menes der med "endeligt regnskab" i bekendtgørelsen?

Af museumsbekendtgørelsens § 12 og § 13 fremgår det, at minimum 20 % af museets endelige regnskaber for udgifter til større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser skal udtages til revision. Et regnskab kræver styrelsens godkendelse for at være endeligt. Regnskaberne skal derfor revideres i det år museet modtager meddelelse om, at regnskabet er godkendt af styrelsen.

Hvad menes der med "endeligt afregnet" i bekendtgørelsen?

Endelig afregnet betyder at museet har afsendt endelig opkrævning af udgifterne i et endeligt regnskab. Begrebet ”afregne” i økonomisk betydning, betyder at fastsætte og opkræve en betaling. Så det afgørende er, at den endelige opkrævning fra museets side er afsendt og ikke om bygherre har indbetalt det opkrævede.

Hvad menes med ”årsregnskab” i bekendtgørelsen?

Årsregnskab i bekendtgørelsen vedrører alene årsregnskabet i forhold til Slots- og Kulturstyrelsen. Således gælder det eksempelvis ikke for årsregnskab til den tilskudsgivende kommune eller lignende.

Hvad menes der med skriftlige forretningsgange for museets gennemførelse af undersøgelserne?

Museet skal udfærdige forretningsgange for gennemførelse af bygherrefinansierede arkæologiske undersøgelse, jf. bekendtgørelsens § 11.

Forretningsgangene skal forholde sig til museumslovens, bekendtgørelsens og styrelsens krav.

Forretningsgangene skal også forholde sig til museets interne procedurer til alle dele af den arkæologiske virksomhed. Det er eksempelvis:

  • varetage forhold som sikring af den generelle håndtering af budgetter
  • at der kun afregnes efter dokumenterede udgifter og på grundlag af korrekte timesatser
  • håndtering af timeregistrering
  • håndtering af afregning med bygherre
  • sikring af opdatering af relevante udregningsgrundlag

Hvordan skal revisor forholde sig til afsluttede regnskaber, der er afregnet før endt dokumentation og tilgælgeliggørelse?

Bygherre kan anmode om at afregne før endt dokumentation og tilgængeliggørelse, herunder konservering og naturvidenskab. Aftalen skal dokumenteres og godkendes sammen med regnskabet af styrelsen.

Dokumentationen forelægges revisor og regnskabet betragtes som øvrige regnskaber til revision.

Opdateret 25. oktober 2022