Fordring og forældelse
Undersøgelserne anses for endeligt afsluttet, når en beretning herom og eventuelle efterfølgende endelige konserverings- og naturvidenskabsrapporter er offentliggjort i Fund og Fortidsminder, der er et nationalt register over fortidsminder og steder, hvor museerne har gjort arkæologiske fund.
Udgangspunktet fraviges bl.a. i tilfælde, hvor museerne løbende afregner for faktiske udgifter eller ved aconto afregning. Forældelse ved disse afregningsmåder gennemgås nedenfor.
Forældelsesfrister, når museet løbende afregner for faktisk udført arbejde
Museerne kan vælge at afregne løbende for faktisk udført arbejde. Det skal fremgå af fakturaen, hvilke arbejder der faktureres for.
Hvis der afregnes for faktisk udført arbejde, løber den 3-årige forældelsesfrist fra det fakturerede faktisk udførte arbejdes afslutning.
Da museerne har mulighed for at overdrage deres fordringer til Slots- og Kulturstyrelsen, hvis bygherren ikke betaler, skal museerne afregne med private bygherrer, når museerne har et udestående på maksimum 250.000 kr. ekskl. moms og én gang månedligt uanset beløbsstørrelse for offentlige bygherrer (se Vejledning til Museerne, kapitel 3).
Der vil derfor typisk være flere forældelsesfrister, der regnes fra forskellige tidspunkter, når museerne udfører arkæologiske (for)undersøgelser efter museumslovens § 26, stk. 2, eller § 27, stk. 3.
Forældelsesfrister, når museet afregner aconto
Bygherren og museet kan skriftligt aftale, at bygherren betaler aconto for de forventede udgifter til undersøgelsen. Aconto er en afregningsmetode, hvor bygherren betaler for de forventede udgifter til undersøgelserne forud for, at museet har afholdt udgifterne. Efterfølgende, når undersøgelsen er endeligt afsluttet, skal museet afregne endeligt med bygherren i forhold til de afholdte udgifter. Har museet afholdt færre udgifter end, hvad bygherre har betalt aconto, skal differencen tilbagebetales af museet til bygherre.
Aftaler mellem museet og bygherren om aconto betaling omhandler typisk de udgifter, der forventes at blive afholdt til konservering, naturvidenskabelige analyser og udarbejdelse af den afsluttende beretning.
Ved aconto afregning regnes den 3-årige forældelsesfrist som udgangspunkt fra det tidspunkt, hvor museet har endeligt afregnet med bygherren.
Hvis aconto kravet vedrører en ydelse, der kan udskilles fra den samlede undersøgelse, f.eks. udgifter til feltundersøgelse eller udgifter til konservering, kan dette tale for, at forældelsesfristen på 3 år for denne del af kravet begynder at løbe fra aconto forudbetalingskravet. Læs mere om, når museet løbende afregner for faktisk udført arbejde, i afsnittet ovenfor.
Standardvilkår mellem bygherren og museet
Slots- og Kulturstyrelsen har udarbejdet et sæt standardvilkår, som museerne kan benytte sig af, når de udfører undersøgelser med hjemmel i museumslovens § 26, stk. 2, og § 27, stk. 3. Museet bør fremsende standardvilkårene til bygherre inden opstart af forundersøgelsen eller den arkæologiske undersøgelse, og museet bør gøre bygherre eksplicit opmærksom på disse vilkår. Standardvilkårene har til formål at sikre ens praksis og regulere betaling og fakturering i forholdet mellem museum og bygherre. Du finder standardvilkårene her:
Standardvilkår for bygherrebetalte større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser.
Afbrydelse af forældelse
Efter forældelseslovens regler kan forældelsen afbrydes på forskellige måder. Hvis forældelsen afbrydes, regnes en ny forældelsesfrist. De mest almindelige former for afbrydelse af forældelse i bygherrebetalte undersøgelser efter museumslovens § 26, stk. 2, og § 27, stk. 3, gennemgås nedenfor.
Kravet sendes til restanceinddrivelsesmyndigheden, der inddriver gæld til det offentlige
Slots- og Kulturstyrelsen kan oversende sine fordringer til inddrivelse hos den myndighed, der inddriver gæld til det offentlige efter gældsinddrivelsesloven (Gældsstyrelsen). Fordringer kan ikke inddrives, hvis de allerede er forældede ved overdragelse til Gældsstyrelsen. Overdragelse til Gældsstyrelsen er desuden betinget af, at betalingsfristen er overskredet, og at museet og styrelsen har fulgt sædvanlig rykkerprocedure. En fordring skal derfor overdrages fra museet til Slots- og Kulturstyrelsen i så god tid, at styrelsen kan nå at gennemføre endnu en rykkerprocedure samt – hvis fordringen fortsat ikke betales – oversende kravet til Gældsstyrelsens iværksættelse af inddrivelsesskridt. Fordringer bør overdrages fra museet til styrelsen, når betalingsfristen på museets 1. rykker er overskredet. Herved sikres det, at både Slots- og Kulturstyrelsen og restanceinddrivelsesmyndigheden (Gældsstyrelsen) har tid til at sagsbehandle sagen, inden forældelsen indtræder. Læs mere om museets mulighed for at overdrage fordringer for bygherrebetalte undersøgelser efter museumslovens § 26 og § 27 nedenfor.
Der anlægges retssag om fordringens eksistens og størrelse
Forældelsen afbrydes, når der anlægges retssag om fordringens eksistens og størrelse. Hvis bygherren anlægger retssag mod museet (eller Slots- og Kulturstyrelsen, hvis fordringen er overdraget), afbrydes forældelsen ved indlevering af stævningen. En ny forældelsesfrist på 3 år begynder at løbe fra det tidspunkt, der afsiges dom.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at retssager, der hverken angår fordringens eksistens eller størrelse, ikke afbryder forældelsen.
Hvis der anlægges retssag, skal det i hvert enkelt tilfælde nøje overvejes, om retssagen afbryder forældelsen endeligt. I tvivlstilfælde kan det være hensigtsmæssigt, at der indgås en aftale om suspension af forældelsen med bygherren, se nedenfor om suspensionsaftaler.
Foreløbig afbrydelse af forældelse
Den 3-årige forældelsesfrist er ikke altid tilstrækkelig, og der er derfor i forældelsesloven regler om, at forældelsesfristen i visse tilfælde midlertidigt afbrydes. De mest almindelige situationer for bygherrebetalte undersøgelser efter museumslovens § 26 og § 27 gennemgås nedenfor.
Klagesagsbehandling
Bygherren kan klage over Slots- og Kulturstyrelsens afgørelser efter museumslovens § 27, stk. 3, om, at de påtrufne fortidsminder er af så væsentlig betydning, at bygherren skal pålægges at betale for undersøgelserne. Hvis det sker, afbrydes forældelsesfristen, indtil Kulturministeriet træffer afgørelse i klagesagen. Når der er truffet afgørelse i klagesagen, indtræder forældelsen tidligst 1 år efter klagesagens afgørelse.
Der anlægges retssag om fordringens eksistens
Forældelsen afbrydes foreløbig, når der anlægges retssag om fordringens eksistens. Når en retssag kun angår fordringens eksistens, er størrelsen af fordringen ikke omhandlet i retssagen, og størrelsen kan heller ikke udledes af retssagen.
Når retssagen er endeligt afgjort, forældes fordringen tidligst 1 år efter sagens endelige afgørelse. Et eventuelt nyt forældelsesafbrydende skridt skal tages inden for dette år.
Det er desuden vigtigt at være opmærksom på, at retssager, der ikke angår fordringens eksistens, ikke foreløbigt afbryder forældelsen.
Hvis der anlægges retssag, skal det i hvert enkelt tilfælde nøje overvejes, om retssagen afbryder forældelsen foreløbigt. I tvivlstilfælde kan det være hensigtsmæssigt, at der indgås en aftale om suspension af forældelsen med bygherren, se nedenfor om suspensionsaftaler.
Suspensionsaftale
Forældelse kan også afbrydes, hvis bygherren og museet har indgået en aftale om suspension af forældelsen. En suspensionsaftale sætter forældelsen på pause, så længe aftalen gælder. Det vil fremgå af aftalen, hvornår den udløber.
Overdragelse af fordringen
Museerne kan overdrage en fordring vedr. bygherrebetalte (for)undersøgelser til Slots- og Kulturstyrelsen, når betalingsfristen er overskredet, og sædvanlig rykkerprocedure med 1 rykker forgæves er gennemført. Styrelsen kan herefter – efter rykkerprocedure med 2 rykkere i styrelsen – oversende fordringen til restanceinddrivelsesmyndigheden (Gældsstyrelsen).
Forældelsen afbrydes herefter ved Gældsstyrelsens inddrivelse.
Hvis kravet er forældet på grund af museets egne forhold, eller hvis museet ikke har opkrævet efter Slots- og Kulturstyrelsens retningslinjer, kan fordringen ikke overdrages fra museet til styrelsen. Er et krav forældet, mister museet eller styrelsen sin ret til at kræve betaling.
Det er derfor vigtigt, at museerne sikrer sig at opkræve udeståender efter gældende retningslinjer og straks at tage kontakt til styrelsen, når sædvanlig rykkerprocedurer er gennemført.