Beretning og kulturhistorisk rapport
Vejledningens kapitel 5, version 4, gældende fra 1. april 2019
Museet skal efter enhver forundersøgelse og egentlig arkæologisk undersøgelse aflevere dokumentation for undersøgelsens endelige omfang, økonomi og resultater.
Det sker i form af en beretning, der rummer alle undersøgelsens data og resultater samt en kulturhistorisk rapport, der i et almindeligt tilgængeligt sprog formidler de væsentligste resultater fra undersøgelsen og undersøgelsens betydning for områdets kulturhistorie.
Udgifter til beretning og kulturhistorisk rapport er indeholdt i undersøgelsens samlede omkostninger.
Foruden den afsluttende dokumentation for undersøgelsen indsender museet statusrapporter til Slots- og Kulturstyrelsen. Hvornår der skal indsendes statusrapporter afhænger af undersøgelsens økonomi.
Statusrapporternes udformning og indhold er beskrevet nærmere i vejledningens kapitel 3 om budget og regnskab.
Beretning
Beretningen er den detaljerede, faglige dokumentation for en undersøgelse, som danner grundlag for fremtidig arkæologiske forskning.
Beretningen skal som udgangspunkt være udarbejdet senest et år efter, at den arkæologiske undersøgelse er afsluttet i felten.
Beretningen indsendes via Fund og Fortidsminder til styrelsen. Bygherre får tilsendt et elektronisk eksemplar af beretningen, hvis det ønskes.
Med mindre der foreligger en skriftlig aftale med bygherre om afsluttende regnskab med efterfølgende beretningsarbejde, skal beretningen være tilgængelig på Fund og Fortidsminder ved regnskabsaflæggelse over for styrelsen. Dokumentation for en aftale fremsendes til styrelsen sammen med regnskabet.
Som udgangspunkt udarbejdes der en beretning pr. godkendt budget.
Der kan udarbejdes en samlet beretning for flere undersøgelsesetaper eller -områder, hvis de gennemføres samtidigt eller i umiddelbar forlængelse af hinanden.
Beretningen for en forundersøgelse kan indarbejdes i beretningen for den eller de egentlige arkæologiske undersøgelser, der gennemføres på baggrund af forundersøgelsen, hvis disse udføres i umiddelbar forlængelse af forundersøgelsen.
I tilfælde, hvor flere undersøgelser samles i én beretning, skal dette tydeligt angives på beretningens forside.
Beretningens udformning
Den indsendte beretning skal tydeligt angive alle aktuelle administrative numre, eksempelvis journalnumre og sted- og lokalitetsnumre, og indeholde den komplette beretningstekst samt anlægsbeskrivelser, fundliste, fotoliste, tegningsliste, liste over naturvidenskabelige prøver og oversigtsplaner.
Styrelsens retningslinjer for udformning af arkæologiske beretninger indeholder et eksempel på, hvad beretningen bør indeholde, og hvordan den kan disponeres.
Hent retningslinjer for udformning af arkæologisk beretning (pdf)
Museerne har pligt til at opdaterer alle minimumsdata om undersøgelsen i databasen Fund og Fortidsminder senest samtidig med at beretningen uploades. Ved upload af beretning efter regnskabet er godkendt, skal styrelsen via blanketten i Fund og Fortidsminder, gøres opmærksom på, at beretningen er uploadet og at sagen kan lukkes.
Kulturhistorisk rapport
Efter afslutningen af en arkæologisk undersøgelse skal der foruden beretningen udarbejdes en særskilt rapport til bygherre, kaldt kulturhistorisk rapport.
Den kulturhistoriske rapport er bygherres endelige dokumentation, hvor undersøgelsens hovedresultater fremlægges og sættes ind i en bredere kulturhistorisk sammenhæng.
Rapporten skal som udgangspunkt være udarbejdet senest et år efter afslutningen af den sidste arkæologiske undersøgelse på det berørte areal.
Den kulturhistoriske rapport kan udarbejdes samlet for flere undersøgelsesetaper eller -områder, hvis de gennemføres samtidigt eller i umiddelbar forlængelse af hinanden.
Der udarbejdes som udgangspunkt en fælles rapport til bygherre for både forundersøgelse og egentlig arkæologisk undersøgelse.
Den kulturhistoriske rapports udformning
Den kulturhistoriske rapport skal udarbejdes som en almindeligt tilgængelig, kortfattet oversigt over udgravningens resultater og deres betydning for områdets kulturhistorie.
Rapporten skal gøre det muligt for bygherre at se de væsentligste resultater af undersøgelsen.
Udgifter til udarbejdelse af den kulturhistoriske rapport, eller efter aftale med bygherre alternative formidlingstiltag, udgør som udgangspunkt cirka 10 % af beretningssummen.
Alternativer til den kulturhistoriske rapport
Der kan mellem bygherre og museum indgås aftale om alternativer til den kulturhistoriske rapport. Ønsker bygherre for eksempel, at museet formidler undersøgelsens resultater ved foredrag, plancher, udstilling, artikler eller lignende, er dette også en mulighed.
