Betegner projektets essentielle og væsentligste opgaver eller aktiviteter, projektets byggesten så at sige. Begrebet bruges ofte som modsætning til ”contributions” (se ”Third parties giving in-kind contributions”), dvs. mindre ydelser eller bidrag, der går til projektet, så aktiviteterne kan blive udført.

Koordinations- og projektledelsesopgaver er eksempler på ”action tasks” i et Creative Europe-projekt.

Eksempel:

I projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities skal der afholdes en konference. Det er en ”action task”, altså et væsentligt delelement i projektet. Til det formål får projektet lov til at låne et PA-anlæg gratis. Udlånet er en ”contribution”.

(Se også: ”Beneficiary” og ”Associated partner”)

En ”affiliated entity” er en organisation, der har en juridisk tilknytning til en af partnerne i et projekt og som bidrager til projektet. Det kan fx være, hvis en af partnerne har et søsterselskab eller et moderselskab, der udfører nogle af opgaverne i et projekt.

Det kan også være, hvis en kommunal institution, fx et kulturhus, indgår som partner i et projekt. Kommunen (eller en af kommunens andre institutioner) kan da deltage og løse opgaver i projektet som ”affiliated entity”.

I store træk indgår en ”affiliated entity” i projektet på samme vilkår som en partner (”beneficiary”). Dvs. at en ”affiliated entity” skal have et PIC-nummer og kan modtage støtte for de ydelser og opgaver, organisationen løser i projektet. En væsentlig forskel er, at en ”affiliated entity” ikke skal underskrive kontrakten (”Grant Agreement”). Ligeledes står en ”affiliated entity” til ansvar for partneren og ikke for Kommissionen. Det betyder fx, at hvis en ”affiliated entity” skal tilbagebetale midler, så står partneren for at opkræve midlerne og sende dem videre til Kommissionen.

Betegner større ændringer i projektet, som skal godkendes af EU-Kommissionen.

Det kan være nødvendigt at lave væsentlige ændringer i et projekt – det har mange oplevet under coronapandemien, hvor meget blev aflyst, udskudt og omformateret. Er du nødt til at lave en større ændring, skal du ansøge om en ”amendment” til dit projekt, som Kommissionen derefter skal godkende. Hvis ikke du får en ”amendment” og alligevel foretager ændringen, risikerer du at skulle betale en del af støtten tilbage.

Væsentlige ændringer kan fx være i forhold til projektets varighed, udskiftning af partnere, projektets ”deliverables” eller meget store ændringer i budgettet.

AGA’en er EU’s eget begrebsafklaringsdokument og indeholder mange nyttige informationer. Dog er AGA’en fuld af juridiske begreber og meget, meget lang, så det kan være en fordel at orientere dig her på siden, inden du går i kast med den.

Et af de steder, hvor AGA’en især kan være brugbar, er hvis du skal lave et EU-budget. AGA’en indeholder nemlig detaljerede oplysninger om, hvilke udgifter du kan skrive på budgettet, og hvordan de skal regnes ud.

Du finder AGA’en her

Hvert år udarbejder EU-Kommissionen et årsprogram – en såkaldt AWP for Creative Europe-programmet. AWP’en sætter rammen for, hvordan Creative Europe skal implementeres i det pågældende år. Dvs. hvilke særlige politiske prioriteter, programmet skal svare på, hvilke puljer, der bliver åbnet, hvor stort budget, puljerne har osv.

AWP’en bliver typisk godkendt i efteråret i det foregående år.

(Se også: ”Beneficiary” og ”Affiliated entity”)

En ”associated partner” er en organisation, der udfører væsentlige opgaver (”action tasks”) i forbindelse med et projekt, men uden at modtage støtte fra EU. Organisationen afholder altså selv alle udgifter forbundet med at deltage i projektet. Associerede partnere underskriver heller ikke kontrakten (”Grant Agreement”).

Associerede partnere kan fx være organisationer, der ikke har ret til at modtage støtte gennem Creative Europe, men alligevel ser en fordel i at deltage i et projekt. Eksempelvis kan associerede partnere komme fra lande, der ikke er med i Creative Europe-programmet.

An associeret partner behøver ikke være juridisk bundet til en projektpartner lige som en ”affiliated entity”, men kan godt være det.

Eksempel:

Partnerkredsen bag projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities har et langvarigt og tæt samarbejde med en organisation i Storbritannien. Efter Brexit er det ikke længere muligt for britiske organisationer at få Creative Europe-støtte, men partnerkredsen ønsker alligevel at fortsætte samarbejdet om projektet. Derfor indgår den britiske organisation som associeret partner i projektet.

(Se også: ”Points”)

Når Kommissionen vurderer en projektansøgning, vil det være ud fra en række evalueringskriterier eller ”award criteria”. De kan variere fra pulje til pulje, men typisk vil evalueringskriterierne være:

1. (Europæisk) relevans
2. Kvalitet af indhold og aktiviteter
3. Projektledelse
4. Formidling

For hvert evalueringskriterium knytter der sig et antal point, ansøgningen kan opnå. Pointfordelingen kan variere fra pulje til pulje, men det maksimale antal vil altid være 100.

Det ansøgningsskema, du skal anvende for at søge Creative Europe-støtte, er inddelt i afsnit, der svarer til de fire evalueringskriterier.

For uddybende beskrivelser af evalueringskriterierne, se: ”Relevance”, ”Quality of content and activities”, ”Project management” og ”Dissemination”.

I udgangspunktet skal støttemodtagere eksistere i juridisk forstand, dvs. fx have et CVR-nummer. Der er dog undtagelser, fx kan sammenslutninger eller foreninger uden et CVR-nummer i princippet godt modtage Creative Europe-støtte. Det kræver dog, at de har en vis kapacitet og organisatorisk fundering.

Støttemodtager. I projekter, der drives af en partnerkreds (fx samarbejdsprojekter) bruges betegnelsen om alle projektpartnerne. I ansøgnings- og budgetskemaet forkortes ”beneficiaries” som BEN, og hver partner i et projekt får et tal – fx BEN 01, BEN 02 osv.

(Se: ”Detailed Budget Table”)

Når du søger EU-midler, skal du anvende den budgetskabelon, der følger med puljen. I budgetskabelonen angives de forventede udgifter ud fra en række kategorier. Budgetskabelonen kan variere fra pulje til pulje, så vær opmærksom på, at du anvender den rigtige.

Budgetkategorierne er oftest:

• Personaleomkostninger, dvs. løn til medarbejdere og honorarer
• ”Subcontracting”, dvs. opgaver, der udliciteres til eksterne
• Anskaffelser (kaldet ”purchase costs”), dvs. udstyr, rejser, kost og logi, varer og serviceydelser som fx grafisk design og tryk, leje af lydudstyr o.l.
• Andre udgiftskategorier, herunder støtte til tredjeparter (se ”Financial Support to Third Parties”)
• Udgifter til indirekte omkostninger (”indirect costs”). Disse udgifter angiver man ikke selv – i stedet regner budgetskemaet dem selv ud ved at lægge 7 % oven i de øvrige udgifter (se ”Flat rate” og ”Indirect costs”)

Puljebeskrivelsen for en specifik pulje. Alle puljer har et tilknyttet ”call document”.

Puljebeskrivelserne fra EU kan ved første øjekast se meget komplicerede og tekniske ud, men når først du har lært at navigere i dem, er puljebeskrivelsen din bedste ven i ansøgningsprocessen.

Puljebeskrivelsen indeholder nemlig alle krav og vilkår, der gør sig gældende for ansøgninger til puljen. Derfor er det en god idé at gøre sig fortrolig med puljebeskrivelsen fra start af og løbende bruge den som opslagsværk.

Et tip: Puljebeskrivelsen starter altid med en beskrivelse af den juridiske baggrund og de strategiske mål for Creative Europe-programmet. Og selvom det er en fordel at vide, hvad Kommissionen ønsker at opnå med programmet, kan du roligt springe frem til afsnittet om den specifikke pulje og gemme resten til en regnvejrsdag.

Andet ord for ”Financial Support to Third Parties”.

I nogle puljer (fx puljen for samarbejdsprojekter) kan støttemodtagerne vælge at uddele midler til andre organisationer eller personer (kaldet ”third parties”) som en del af projektets aktiviteter.

Det kan fx ske gennem tilskud og prisuddelinger.

En anden måde, Kommissionen bruger ”cascade funding” på, er gennem ansøgningsrunder, hvor en organisation eller et konsortium søger om at udvikle og drive et støtteprogram på vegne af Kommissionen. I disse tilfælde går hele budgettet i en ansøgningsrunde til en enkelt ansøger. Det minder lidt om et udbud, som en ansøger kan vinde.

Et eksempel på dette er udvekslingsprogrammet Culture Moves Europe. Her er Goethe-Instituttet blevet udvalgt til at designe og drive puljerne på vegne af Kommissionen.

Eksempel:

Projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities lancerer et open call, hvorigennem kulturhuse kan søge om tilskud til at holde koncerter med artister fra det eksperimenterende, musikalske vækstlag.

Den EU-instans, der står for at vurdere ansøgeres økonomiske kapacitet og juridiske gyldighed.

Den procentdel af projektets samlede budget, som EU dækker. Det varierer fra pulje til pulje og fremgår af puljebeskrivelsen. De resterende udgifter skal du selv finansiere, eksempelvis gennem støtte fra andre fonde og puljer eller ved selv at afholde en del af udgifterne. EU skal ikke godkende eventuelle andre fondes deltagelse i projektet.

NB: Når du udfylder budgetskabelonen, så skal du skrive hele projektets budget ind – også den del, du selv afholder. Budgetskabelonen udregner selv, hvor meget EU støtter projektet med baseret på puljens ”co-financing rate”.

Partnerkredsen i et projekt.

Samarbejdsaftale for partnerkredsen.

I mange tilfælde er det ikke et krav, men det anbefales kraftigt, at I udarbejder en skriftlig samarbejdsaftale, der skitserer rollefordelingen i partnerkredsen og ikke mindst fordelingsnøglen for udbetaling af midler til partnerne.

(Se også: “Eligible countries”)

Nogle puljer (fx samarbejdsprojekter) kan udelukkende søges af et konsortium eller en kreds af partnere. I de tilfælde vil der ofte være krav til sammensætningen af partnerkredsen – fx at partnerne skal komme fra forskellige Creative Europe-lande.

Der kan også være krav til, at ansøgende organisationer har eksisteret i en vis periode eller at de er aktive inden for et bestemt kulturelt felt.

De eksakte krav fremgår af puljebeskrivelsen.

Eksempel: Puljen for samarbejdsprojekter 2022

Her kunne man søge i tre kategorier, der havde forskellige krav til partnerkredsens sammensætning.

• Small scale: Minimum 3 organisationer fra hver sit Creative Europe-land.
• Medium scale: Minimum 5 organisationer fra hver sit Creative Europe-land
• Large scale: Minimum 10 organisationer fra hver sit Creative Europe-land

Den projektledende organisation skulle desuden have eksisteret i juridisk forstand i minimum 2 år ved ansøgningsfristen, men dette gjaldt ikke for de resterende partnere.

Den projektledende partner i en partnerkreds. Også kendt som enten ”lead partner” eller ”koordinator”.

Den projektledende partner har det administrative ansvar over for Kommissionen. Dvs. at det er den, der står for at indsende ansøgningen og får støttemidlerne udbetalt. Dermed er det projektlederen, der udbetaler støttemidlerne til de andre partnere i partnerkredsen.

Det er også projektlederen, der står for at afrapportere projektet. Ligeledes står projektlederen for kommunikationen med Kommissionen.

Ofte forkortes ”coordinator” som COO.

Hver pulje har sine egne regler for, hvilke udgifter der kan dækkes. Disse fremgår i puljebeskrivelsen under afsnittet ”cost eligibility rules”.

Eksempelvis kan nogle puljer bruges til at uddele midler til tredjeparter (se ”Financial Support to Third Parties”), mens andre ikke kan.

(Se også ”Lump sum grants”)

Hvis du søger en pulje, der betjener sig af ”Lump sum”-systemet, skal du udfylde et særskilt budgetskema (”Detailed Budget Table”). Her angiver du projektets udgifter i enheder, sådan at du angiver X antal enheder til en enhedspris (”cost per unit”).

De forskellige udgifter i en udgiftskategori (”budget category”) slås sammen og fordeles på det faktiske antal enheder.

Eksempel

Projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities hyrer en sangerinde til en koncert på 45 minutter og en digter til at læse op i 10 minutter. Sangerinden får en tarif på 350 EUR. Digteren får et honorar på 200 EUR.

I udgiftskategorien ”fees” i budgetskabelonen slås beløbene sammen og divideres ud til en enhedspris. Dvs. 350 + 200 = 550. Enhedsprisen er 550 / 2 = 275 EUR. I budgettet anføres der 2 units a 275 EUR.

EU har udarbejdet et værktøj til at udregne enhedspriser i forhold til rejser. Det er ikke et krav, at du skal anvende det, men det anbefales – og så slipper du også for at skulle sammenligne flypriser på Momondo.

Du kan finde værktøjet her

(Se også: ”Creative Europe – MEDIA strand” og ”Creative Europe – Cross sectoral strand”)

Creative Europe-programmet er inddelt i 3 delprogrammer (eller ”strands”):

1. Kulturdelprogrammet
2. MEDIA-delprogrammet
3. Det tværsektorielle delprogram

Kulturdelprogrammet er særdeles bredt og dækker samtlige kunst- og kulturbrancher med undtagelse af de audio-visuelle brancher (fx film og TV, computerspil og XR-teknologier).

Dvs. at projekter, der arbejder med fx billedkunst, fotografi, dans, teater, musik, kulturarv, arkitektur, design, cirkus, festivaler, kunsthåndværk, mode eller litteratur alle kan få støtte til projekter under kulturdelprogrammet.

Delprogrammet er struktureret sådan, at det indeholder nogle overordnede, tværfaglige puljer (herunder delprogrammets største og vigtigste pulje: Samarbejdsprojekter), samt nogle puljer og initiativer, der er målrettet specifikke kulturbrancher (fx Music Moves Europe eller pulje til europæisk skønlitteratur).

Slots- og Kulturstyrelsen varetager rådgivningen om kulturdelprogrammet i Danmark.

Alle lande, der deltager i Creative Europe, har et kontor med medarbejdere, der rådgiver og hjælper ansøgere med deres ansøgninger.

Creative Europe-deskene er de nationale kontaktpunkter for programmet. I Danmark er Creative Europe desken organiseret sådan, at rådgiverne på kulturdelprogrammet (”Culture strand”) hører hjemme i Slots- og Kulturstyrelsen, mens rådgiverne på MEDIA-delprogrammet (”MEDIA strand”) hører hjemme i Det Danske Filminstitut.

Culture- og MEDIA-deskene laver en del fællesarrangementer og varetager i fællesskab rådgivningen på det tværsektorielle delprogram (”Cross sectoral strand”).

Foruden at rådgive og vejlede ansøgere har Creative Europe-deskene til opgave at kommunikere og formidle Creative Europe-programmet til kulturbranchen og andre relevante interessenter.

(Se også: ”Creative Europe – Culture strand” og ”Creative Europe – Cross sectoral strand”)

Creative Europe-programmet er inddelt i 3 delprogrammer (eller ”strands”):

1. Kulturdelprogrammet
2. MEDIA-delprogrammet
3. Det tværsektorielle delprogram

MEDIA-delprogrammet dækker de audio-visuelle kulturbrancher, dvs. fx film og TV, computerspil og XR-teknologier.

Det Danske Filminstitut varetager rådgivningen om MEDIA-delprogrammet i Danmark.

Se MEDIA-deskens hjemmeside her

(Se også: ”Creative Europe – Culture strand” og ”Creative Europe – MEDIA strand”)

Creative Europe-programmet er inddelt i 3 delprogrammer (eller ”strands”):

1. Kulturdelprogrammet
2. MEDIA-delprogrammet
3. Det tværsektorielle delprogram

Det tværsektorielle delprogram dækker puljer, der specifikt drejer sig om at fremme samarbejdet mellem de audio-visuelle brancher og de øvrige kulturbrancher (fx puljen Creative Innovation Lab).

Derudover dækker delprogrammet også puljer målrettet nyhedsmediebranchen (fx pulje for journalistiske partnerskaber og Media Literacy).

EU har identificeret nogle problemstillinger, alle Creative Europe-projekter uden undtagelse skal forholde sig til. De kaldes ”cross-cutting issues” eller ”cross-cutting priorities”. Vi oversætter dem til ”tværgående prioriteter.”

De tværgående prioriteter er:

1. Inklusion, diversitet og ligestilling mellem kønnene
2. Den grønne omstilling og kampen mod klimaforandringer

(Se også ”Lump sums” og ”Work Package”)

Betegner den dokumentation, du skal indsende, når du skal afrapportere dit projekt.

Når du afrapporterer dit projekt, skal du nemlig bevise, at du har udført de aktiviteter, du lovede i ansøgningen.

Hvordan du vil bevise aktiviteterne skitserer du selv i ansøgningen. Beviserne, eller leverancerne om man vil, kaldes ”deliverables”. ”Deliverables” kan være snart sagt hvad som helst: dokumenter, fotos, videoer, e-mails, hjemmesider, screenshots og andet.

”Deliverables” kan med fordel tænkes smart: Brug fx den samarbejdsaftale, I udformer med partnerne, til at dokumentere jeres arbejde som projektleder. Kommissionen anbefaler, at I ikke skriver flere end 15 ”deliverables” ind for projektet.

”Deliverables” er knyttet op på de såkaldte arbejdspakker eller ”work packages”, ansøgningen er bygget op af. Hver arbejdspakke har altså sine egne ”deliverables”, der beviser, at netop dén arbejdspakkes opgaver og aktiviteter er udført.

Eksempel:

I projektet organiseres en international konference. Som dokumentation for, at konferencen har fundet sted indsendes konferencens dagsprogram og fotos.

Nedskrivning af værdier i projektet, eksempelvis teknisk udstyr såsom indkøbte tablets osv., så den bogførte værdi stemmer overens med den reelle værdi.

Nedskrivningen skal ske i henhold til international regnskabspraksis (også kendt som IAS). I budgetskemaet finder du et faneblad, der udregner nedskrivningen for værdien.

(Se: ”Budget category”, ”Costs per unit”)

Det særlige budgetskema, du skal udfylde, når du søger ind i en pulje, der betjener sig af ”Lump sum”-systemet, fx Samarbejdsprojekter eller Europæisk skønlitteratur.

Du får adgang til budgetskemaet sammen med de øvrige Part B-skabeloner i FTOP, når du opretter en ansøgning.

Budgetskemaet er ret komplekst, især ved første øjekast. Heldigvis indeholder skemaets første faneblad en udførlig vejledning. Læs den grundigt og følg den anviste rækkefølge, så er du hjulpet godt på vej.

Generaldirektoraterne i Europa-Kommissionen har ansvar for at udvikle og gennemføre EU’s politik, love og støtteprogrammer. Creative Europe – Culture hører under DG EAC (Directorate General for Education and Culture).

Et rigtigt EU-ord, der betegner formidling og udbredelse af et projekt og dets resultater.

”Dissemination” er et af de typiske evalueringskriterier i Creative Europe-programmet, og i ansøgningsskemaet skal du redegøre for din ”dissemination strategy” i et særskilt afsnit.

Foruden at dække projektkommunikation i mere traditionel forstand – såsom hvordan du har tænkt dig at bruge sociale medier, hjemmeside, nyhedsbrev, tryksager osv. til at promovere projektet og hvordan du arbejder med dine målgrupper – dækker begrebet også over, hvordan du vil sikre, at projektet får et efterliv ud over projektperioden.

Det kan fx være sådan noget som at sørge for at dele resultaterne og stille dem til rådighed for andre organisationer, at bygge videre på ens resultater i et fremtidigt projekt eller at opbygge et fællesskab med deltagerne, der lever videre, efter projektet er slut.

Ligeledes handler ”dissemination” om, hvilken forskel, projektet skal gøre for målgruppen på den korte og lange bane og at vise, at projektet er støttet af EU.

Betegner den situation, hvor et projekt modtager støtte fra flere forskellige EU-programmer eller puljer samtidig. I Creative Europe-projekter er det ikke tilladt at modtage støtte fra mere end én EU-pulje ad gangen.

EAC (eller DG EAC – Directorate General for Education and Culture) er det generaldirektorat i Europa-Kommissionen, der udvikler og implementerer EU’s politik inden for kultur og medier, sport, uddannelse og unge. Creative Europe – Culture hører under EAC.

Generaldirektoratet er ressortområde for Kommissæren for Innovation, forskning, kultur, uddannelse og unge.

Ej at forveksle med EACEA, der er det organ i Kommissionen, der forvalter Creative Europe-programmet.

Det forvaltningsorgan i EU-Kommissionen, der forvalter Creative Europe-programmet og dets støttepuljer. Dvs. at EACEA udformer puljebeskrivelserne og evalueringskriterierne, gennemgår ansøgningerne og beslutter, hvilke projekter der skal have støtte.

Ej at forveksle med EAC, der er den afdeling, der udvikler politik på bl.a. kulturområdet.

Alle puljer indeholder krav til, hvem der kan søge. De eksakte krav fremgår af puljebeskrivelsen.

Generelt gælder det, at ansøgerne skal eksistere i juridisk forstand (dvs. have et CVR-nummer eller et SE-nummer) og komme fra et Creative Europe-land.

Creative Europe lande er alle lande i EU (inkl. oversøiske lande og territorier som fx Grønland), samt en række andre lande, der har meldt sig ind i programmet. Det gælder eksempelvis for Norge, Ukraine og Liechtenstein m.fl.

Du kan finde listen over deltagende lande uden for EU her

Når din ansøgning er blevet vurderet, vil du modtage en skriftlig evaluering – et ”evaluation result letter”. Det gælder, uanset om projektet har fået et tilsagn eller et afslag.

I brevet fremgår det, hvor mange point, de forskellige afsnit i ansøgningen har fået. Brevet indeholder også en skriftlig vurdering af afsnittene.

Du får altså en meget udførlig vurdering af dit projekt, og det kan være guld værd. Hvis du har fået et afslag, vil du nemlig kunne se, præcis hvor projektet ikke var stærkt nok. Det betyder, at du har mulighed for at sætte ind og forbedre projektet – og søge igen til næste ansøgningsrunde. Du må nemlig gerne søge flere gange med samme projekt.

I lige stort omfang, ligestillet.

Kommissionen kigger alle ansøgere i kortene og undersøger, om de er udelukket fra at få EU-midler.

Der kan være forskellige årsager til, at en ansøger ikke har ret til at modtage midler fra EU. Det kan fx være, hvis organisationen er under konkursbegæring eller tidligere har misligholdt aftaler med EU, eller at ledende personer i organisationen har gjort sig skyldige i grov uredelighed, korruption eller underslæb.

En kontrol, Kommissionen (nærmere betegnet EU-instansen ”Central Validation Service”) gennemfører for at sikre sig, at ansøgere er økonomisk robuste og stabile nok til at kunne drive et Creative Europe-projekt. Kontrollen foregår som en del af ” Grant Agreement Preparation”-processen og ligger dermed efter ansøgningen er indsendt.

I udgangspunktet kontrolleres kun projektledere. Offentlige myndigheder og internationale organisationer underlægges ikke kontrollen.

Som ansøger skal du indsende en række dokumenter, der beviser din organisations økonomiske kapacitet. Det kan bl.a. inkludere resultatopgørelse, balanceopgørelse og revisionspåtegning eller egenerklæring.

Den eller de personer i en organisation, der har kompetence til at underskrive regnskabsopgørelser og årsregnskab.

Kaldes også for ”Cascade Funding”.

I nogle puljer (fx puljen for samarbejdsprojekter) kan støttemodtagerne vælge at uddele midler til andre organisationer eller personer (kaldet ”third parties”) som en del af projektets aktiviteter.

Det kan fx ske gennem tilskud og prisuddelinger.

Eksempel:

Projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities lancerer et open call, hvorigennem kulturhuse kan søge om tilskud til at holde koncerter med artister fra det eksperimenterende, musikalske vækstlag.

FTOP er den online-portal, ansøgninger til Creative Europe (og alle andre EU-programmer) uploades i. Det er ligeledes her, alle puljerne findes, så her kan du finde puljebeskrivelser og andre væsentlige dokumenter. Når du skal oprette et PIC-nummer, er det også på FTOP. Se også ”PIC-nummer”.

Betegner det beløb, Kommissionen reserverer til projektets indirekte omkostninger (også kaldet ”indirect costs”) i projektbudgettet for puljer under ”lump sum”-systemet. Beløbet = 7 % af projektets omkostninger langt oven i budgettet.

Det udløser ikke en ”flat rate” at uddele midler til andre (”financial support to third parties”).

En betegnelse for, at tænke køn og ligestilling ind i alle dele af et projekt. Dvs. at du i projektdesignet har blik for, hvordan projektets forskellige elementer forholder sig til køn, og hvilken betydning de har for ligestilling.

Alle Creative Europe-projekter skal forholde sig til ligestilling og køn, fordi det er en af de tværgående prioriteter (”cross-cutting issues”).

Til det formål kan du eksempelvis gøre brug af European Institute for Gender Equalitys ”Gender Mainstreaming Toolkit”

Kig også i vores ressourcebank for flere værktøjer og tips til at arbejde med køn i et Creative Europe-projekt.

Hvordan projektet bliver styret af projektlederen i samarbejde med de øvrige partnere, herunder hvordan beslutninger i projektet træffes. Det er en god idé at beskrive projektets ”governance structure” i den samarbejdsaftale, partnerkredsen bør udfærdige ved projektstart.

Den kontrakt, den projektledende organisation indgår med Kommissionen om at gennemføre projektet, efter det er blevet udvalgt og der er blevet foretaget de nødvendige justeringer og kontroller i forbindelse med ”Grant Agreement Preparation”-fasen.

Kontrakten stipulerer de krav og vilkår, der er gældende for projektet. Det gælder bl.a. i forhold til bevillingens størrelse og udbetalingsrater, start- og slutdatoer, de aftalte ”deliverables” etc.

I udgangspunktet kan et projekt ikke gå i gang inden der foreligger en ”Grant Agreement.”

Betegner den fase, hvor kontrakten (”Grant Agreement”) mellem et projekt og Kommissionen udformes, når projektet er blevet udvalgt til at få støtte.

Hvis dit projekt er udvalgt til at få støtte, vil du modtage en invitation til GAP-fasen. Invitationen er ikke ensbetydende med, at projektet er sikret støtte – bevillingen ligger nemlig først fast, når kontrakten er underskrevet.

I GAP-fasen kan projektet og budgettet blive tilrettet og de endelige ”deliverables” bliver aftalt med Kommissionen. Det er også her, Kommissionen kigger projektets partnere i kortene og foretager ”financial capacity check”, ”operational capacity check” og ”exclusion check” for at sikre sig, at projektlederen såvel som partnerne vil være i stand til at fuldføre projektet.

GAP-fasen tager typisk 1-4 måneder, men kan tage længere tid, hvis der fx er mange ændringer i projektet. I GAP-fasen bliver du tildelt en kontaktperson fra Kommissionen, der hjælper dig igennem processen. Denne kaldes for en ”project officer”.

(Se også: ”Flat rate”)

Udgifter, der kun indirekte relaterer sig til projektet; eksempelvis udgifter til lys, varme, forsikring, husleje osv. Ofte også kaldet ”Overhead”. Kommissionen reserverer 7 % af udgifterne i budgettet til indirekte omkostninger

(Se også: ”Third parties giving in-kind contributions”)

Bidrag til projektets økonomi i form af naturalier – dvs. pengefrie bidrag til projektet. Fx hvis en partner stiller sit venue, der normalt koster leje, til rådighed til et arrangement i projektet.

I Creative Europe er det ikke muligt at angive ”in-kind contributions” i projektbudgettet. At stille et lokale gratis til rådighed tæller eksempelvis ikke som egenfinansiering. Ligeledes kan du ikke fakturere for brug af eget lokale og lade det gælde som en udgift i projektet.

Løn til medarbejdere, som organisationen betaler af egen lomme, er til gengæld gyldig som egenfinansiering såfremt de betalte timer er anvendt i projektet.

(Se også: ”Prefinancing” og ”Payment of the balance”)

Støttemidlerne til et Creative Europe-projekt kommer i rater: forudbetaling, eventuelt mellemliggende betalinger (”interim payments”) og til sidst slutbetalingen/”balance”.

Der vil typisk kun være mellemliggende betalinger i meget store projekter. Præcis, hvordan udbetalingerne til et projekt kommer til at ligge, fremgår af kontrakten (”Grant Agreement”).

Den projektledende partner i en partnerkreds. Kaldes også ”coordinator”.

Den projektledende partner har det administrative ansvar over for Kommissionen. Dvs. at det er den, der står for at indsende ansøgningen og får støttemidlerne udbetalt. Dermed er det projektlederen, der udbetaler støttemidlerne til de andre partnere i partnerkredsen.

Det er også projektlederen, der formelt er ansvarlig for at afrapportere projektet. Ligeledes står projektlederen for kommunikationen med Kommissionen.

En juridisk funderet organisation. Dvs. en organisation, der kan indgå juridisk bindende kontrakter. Enhver organisation med et CVR-nummer er eksempelvis en juridisk funderet organisation.

Med undtagelse af Culture Moves Europes pulje for udveksling for enkeltpersoner kan Creative Europe kun søges af ”legal entities”.

Alle ansøgende organisationer skal udpege en LEAR. LEAR’en har ansvar for at uddelegere de formelle roller, som skal varetages af medarbejdere i en institution, eksempelvis den juridisk ansvarlige eller den finansielt ansvarlige. Derudover står LEAR’en også for at ajourføre organisationens nøgledata på FTOP, herunder de juridiske dokumenter, der beviser organisationens eksistens.

For at udpege en LEAR, skal organisationen indsende en række dokumenter. Herunder et ”LEAR Appointment letter”, en samtykkeerklæring, gyldigt billed-ID og dokumentation for, at organisationens ”legal representative” har beføjelse til at handle juridisk på vegne af organisationen.

En EU-formular, som ansøgere skal udfylde for at bevise deres juridiske eksistens.

En kontrol, der sikrer, at ansøgeren eksisterer i juridisk forstand – dvs. har et CVR-nummer – samt definerer, hvilken type organisation, der er tale om. Fx hvorvidt ansøger er en non-profit, en SMV, uddannelsesinstitution, NGO eller offentlig myndighed.

For at bevise dette, skal ansøgeren uploade en række dokumenter til FTOP. Det gælder eksempelvis et registreringsbevis og en ”legal entity identification form” foruden dokumenter, der er specifikke for organisationstypen.

”Legal entity validation” er en del af GAP-fasen og foretages af ”Central Validation Service”.

Du kan se en komplet vejledning til processen her

Ansøgende organisationer skal have en ”legal representative”, dvs. en medarbejder med beføjelser til at agere juridisk på vegne af organisationen. Organisationens ”legal representative” har ansvar for at udpege en ”LEAR” for organisationen – eller er selv ”LEAR”.

(Se også: ”Recovery”)

Betegner den ordning, der gælder, hvis støttemodtagerne skal betale en del af støttebeløbet tilbage efter projektet er slut. Det kan eksempelvis være, hvis en af projektets aftalte aktiviteter ikke er blevet udført.

Ordningen stipulerer, hvor mange penge partnerne hver især kan blive krævet at tilbagebetale.

Den eller de personer i en organisation, der kan underskrive kontrakter på vegne af organisationen.

(Se også: ”Work Package” og ”Deliverables”)

En del af Creative Europes puljer er såkaldt ”lump sum grants” – fx Samarbejdsprojekter eller pulje for Europæisk skønlitteratur.

Det betyder bl.a., at projektbudgettet er baseret på overslag. Budgettet er inddelt efter projektets forskellige arbejdspakker eller ”work packages”, så hver arbejdspakke tegner sig for en del af budgettet. Når du får din bevilling, er pengene derfor knyttet op på de forskellige arbejdspakker, så du får X euro til at udføre Work Package 1, X euro til at udføre Work Package 2 osv.

I stedet for at afrapportere på projektets økonomi, afrapporterer du på projektets aktiviteter. Det gør du ved at indsende de ”deliverables”, du har aftalt med Kommissionen. Gennem projektets ”deliverables” beviser du, at de lovede aktiviteter i de forskellige arbejdspakker er udført – og dermed også, at pengene er blevet brugt til det, de skulle.

Når først budgettet i en ”lump sum grant” er godkendt af Kommissionen, finder der ikke efterfølgende en regnskabsmæssig opfølgning sted. Enkeltudgifter verificeres således ikke. Der skal derfor hverken indsendes kvitteringer, fakturaer eller regnskaber for projektet.

Europa-Kommissionen har lavet en side med guides og best practises til lump sums (de tager udgangspunkt i Horizon-programmet, men meget af informationen er også relevant for Creative Europe). Find siden her

”Milestones” eller milepæle betegner skelsættende punkter, der sker på bestemte tidspunkter i et projekts forløb. Det kan bruges som et værktøj til at holde styr på, at projektet udfolder sig, som det skal.

Det er valgfrit, om du vil anføre milepæle i din ansøgning. Kommissionen anbefaler, at man kun bruger milepæle i store, komplicerede projekter, så i de fleste tilfælde er milepæle ikke nødvendige.

Skabelon for kontrakten (”Grant Agreement”), som støttemodtagere underskriver med Kommissionen. AGA’en (”Annotated Model Grant Agreement”) er en guide, der uddyber begreberne i MGA’en og som skal hjælpe støttemodtagerne med at forstå vilkårene for kontrakten.

En privatperson dvs. – i dansk kontekst – en person med et CPR-nummer. Med undtagelse af udvekslingsprogrammet Culture Moves Europe er det ikke muligt for enkeltpersoner at søge støtte gennem Creative Europe. Enkeltmandsvirksomheder (”sole traders”) kan godt få støtte.

Behovsanalyse. Når du søger støtte til et Creative Europe-projekt, bliver du i ansøgningen bedt om at redegøre for den behovsanalyse, der ligger til grund for projektet. Dvs. hvilket behov eller problem sigter projektet efter at løse? Og i forlængelse af det: Hvad er projektets mål, og hvordan vil du måle det?

Betegner målene med en pulje eller et projekt. De specifikke mål, der er angivet for en pulje, fremgår af puljebeskrivelsen. Puljen for samarbejdsprojekter har fx følgende mål i 2022:

1. At styrke skabelsen og udbredelsen af europæiske værker og kunstnere på tværs af landegrænser
2. At gøre de kreative og kulturelle sektorer bedre til at opdyrke talenter samt at skabe innovation, jobs og vækst.

Når du indsender din ansøgning, skal du angive, hvilket af de to mål, projektet sigter mod.

En kontrol, Kommissionen gennemfører for at sikre sig, at ansøgerne er kvalificerede til at drive projektet, dvs. har de rette kompetencer, kvalifikationer, ressourcer og økonomiske og finansielle formåen til at kunne gennemføre aktiviteterne.

Ansøgere beviser deres operative kapacitet ved bl.a. at vise, at de har de rette medarbejdere til at udføre opgaverne og ved at fremhæve de vigtigste projekter, organisationen har udført i løbet af de sidste 4 år. Projekterne behøver ikke være EU-projekter. Derudover skal ansøgere også typisk vise bankudskrifter eller revisorpåtegninger.

Offentlige myndigheder og internationale organisationer er undtaget kontrollen.

Første del af en Creative Europe-ansøgning. Ansøgningen består af 3 dele – Part A, B & C.

Part A er en online-ansøgningsformular, der vedrører de administrative oplysninger i en ansøgning. Den indeholder:

1. Stamoplysninger om projektet – såsom navn, varighed og en kort opsummering (”abstract”) af projektet
2. Oplysninger om partnerne, herunder land og kontaktperson
3. Budget/ansøgt støttebeløb

Du få adgang til Part A, B og C på FTOP, når du opretter en ansøgning. For at oprette en ansøgning, skal du finde den specifikke pulje i FTOP og klikke på ”start submission” (NB: vær opmærksom på, at du er inde på den rette pulje – ved samarbejdsprojekter skal du fx vælge mellem small, medium eller large scale. Og hvis du opretter en ansøgning i den forkerte pulje, kan den ikke ændres på et senere tidspunkt. Så skal du i stedet oprette en ny).

I Part A skal du klikke af, om projektet bidrager til Europa-Kommissionens strategiske prioriteter

Vær opmærksom på, at de ikke er de samme som puljens prioriteter, hvis du fx søger til et samarbejdsprojekt. Dem skal du vælge i Part C. (Se også: ”Priorities of the European Commission”)

Anden del af en Creative Europe-ansøgning. Ansøgningen består af 3 dele – Part A, B & C.

Part B er den ”narrative” del af ansøgningen, dvs. det er her, ansøgningen og budgettet bliver udfoldet – og det er den del, du kommer til at bruge mest tid på at udforme. Part B kaldes også ”Technical Description”.

Den består af en række word- og excel-skabeloner, der downloades, udfyldes og uploades til FTOP. De specifikke skabeloner kan variere fra pulje til pulje.

Det er en fordel at downloade skabelonerne på et tidligt stadie i processen, da du skal bruge tekstskabelonens felter og spørgsmål til at udforme din ansøgning.

Tredje del af en Creative Europe-ansøgning. Ansøgningen består af 3 dele – Part A, B & C.

Part C er lige som Part A en online-ansøgningsformular. Den vedrører administrative oplysninger om projektet. Bl.a. er det her, du skal vælge projektets mål (”objective”) og prioriteter.

Hvis du fx søger til et samarbejdsprojekt, skal du vælge 1-2 specifikke prioriteter ud af en liste på 6, som projektet taler sig ind i. Denne information bruger Kommissionen til at udvælge de rette fageksperter, der skal evaluere din ansøgning.

Disse må ikke forveksles med Europa-Kommissionens strategiske prioriteter, som du kan vælge i ansøgningens Part A – den information bruges i stedet til statistiske formål. (Se også: ”Priorities of the European Commission”.)

Den primære kontaktperson fra hver af de forskellige organisationer i partnerkredsen bag et projekt. Gælder dog ikke for den projektledende organisation; her hedder den primære kontaktperson ”Primary Coordinator Contact (PCoCo)” og har et større ansvar over for Kommissionen.

(Se også: ”Prefinance”, ”Interim payments” og ”Recovery”)

Støttemidlerne til et Creative Europe-projekt kommer i rater: forudbetaling, eventuelt mellemliggende betalinger (”interim payments”) og til sidst slutbetalingen/”balance” eller ”final payment”.

Slutbetalingen udregnes ved projektets afslutning, når projektet er afrapporteret. Ved ”lump sum grants” er støttemidlerne knyttet op på arbejdspakkerne (”work packages”). Dvs. at Kommissionen vurderer, om alle arbejdspakkerne er udført på tilfredsstillende vis og opgør, hvor mange midler der mangler at blive udbetalt til arbejdspakkerne.

Omvendt kan Kommissionen også beslutte, at en arbejdspakke ikke er blevet udført som lovet (hvis fx der skulle afholdes en konference, som endte med aldrig at finde sted). I så fald vil Kommissionen ikke udbetale restbeløbet, men måske endda kræve nogle af de tildelte midler tilbagebetalt (”recovery”).

Alle udbetalinger og eventuelle tilbagebetalinger går gennem projektlederen (”coordinator”), der har ansvaret for at fordele eller opkræve midlerne blandt partnerne.

Alle ansøgende organisationer skal have et PIC-nummer. Det er et 9-cifret nummer, som Kommissionen bruger til at identificere organisationer, institutioner eller virksomheder, der søger om EU-støtte. Det gælder, uanset om organisationen er projektleder eller partner på projektet. Ansøgningen vil være knyttet op på din organisations PIC-nummer.

(Se også ”Award Criteria”)

Når Kommissionen evaluerer en ansøgning, sker det på baggrund af et pointsystem.

Et projekt kan få op til 100 point i alt og skal over en bestemt grænse (fx 70 point) for at være kvalificeret til at få støtte. Jo flere point, desto bedre.

Pointene fordeles efter evalueringskriterierne (”Award Criteria”), så hvert kriterium tegner sig for et bestemt antal point. Den eksakte vægtning varierer fra pulje til pulje og fremgår af puljebeskrivelsen.

Eksempel: Pointfordeling for samarbejdsprojekter 2022

Minimumsgrænse: 70 point. Maksimalt antal: 100 point. Fordelt på:

1. Relevans: min. 15 point, maks. 30 point
2. Kvalitet af indhold og aktiviteter: min. 15 point, maks. 30 point
3. Projektledelse: min. 10 point, maks. 20 point.
4. Formidling: min. 10 point, maks. 20 point.

Et projekt er ikke sikret støtte, blot det når over minimumsgrænsen. Hvis der er for mange kvalificerede projekter i forhold til puljens afsatte midler, går støtten til de projekter, der har scoret flest point.

På den måde kan den faktiske grænse for at få støtte være en del højere end minimumsgrænsen.

Den online-portal, der bruges til at håndtere kontrakten (”Grant Agreement”). Det er fx her, kontrakten underskrives.

(Se også: ”Payment of the balance” og ”Interim payments”)

Støttemidlerne til et Creative Europe-projekt kommer i rater. Første udbetaling kommer i udgangspunktet forud for projektstart, efter kontrakten (”Grant Agreement”) er underskrevet. Forudbetalingens størrelse er bestemt af den specifikke pulje og fremgår af kontrakten.

Projektlederen (”coordinator”) modtager alle udbetalinger.

I særlige tilfælde kan Kommissionen forlange, at du stiller en garanti, inden de vil udbetale forudbetalingen (”pre-financing”) på projektet. Oftest vil det være i form af en bankgaranti fra et pengeinstitut baseret i EU.

Projektets primære kontaktperson, dvs. den person i den projektledende organisation, der sidder med det administrative ansvar for projektet – eller med andre ord: Projektets overordnede projektleder. PCoCo er den person, der har kontakt med Kommissionen.

I ansøgningens Part A skal du svare på, hvorvidt projektet taler sig ind i Europa-Kommissionens strategiske prioriteter

Det kan være forvirrende, hvis du fx søger til et samarbejdsprojekt, der også har en række specifikke prioriteter (dem skal du vælge i ansøgningens Part C). Prioriteterne er nemlig ikke de samme – selvom der er tematisk overlap mellem dem.

Derfor er det godt at vide, hvad forskellen på de to er:

• Afsnittet i Part A om Europa-Kommissionens strategiske prioriteter bruges til statistiske formål. Dvs. at Kommissionen laver et datatræk for at måle, hvordan Creative Europe-projekterne understøtter Kommissionens politiske målsætninger
• Til afsnittet i Part C skal du vælge 1-2 prioriteter, der er specifikke for puljen for samarbejdsprojekter. Den information bruges til at udvælge ekspertlæsere, der har de rette faglige kompetencer til at vurdere ansøgningen.

Alle, der arbejder med EU, ved, at Unionen har en forkærlighed for akronymer. Creative Europe-projekter er ingen undtagelse, og alle projekter skal have et akronym. EU bruger akronymet i sit katalogiseringssystem. Det er partnerkredsen, der vælger akronymet.

Eksempel:

Projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities får akronymet ”NAPUC”.

Projektledelse eller ”project management” er et af de typiske evalueringskriterier, og i ansøgningsskemaet skal du redegøre for det i et særskilt afsnit.

Med ”project management” menes der, hvordan projektet organiseres på en måde, så der sikres fremdrift, god kommunikation mellem partnerne og fornuftig og effektiv brug af støttemidlerne.

Det inkluderer bl.a. hvordan konsortiet bliver ledet, hvordan beslutninger træffes og hvilke medarbejderkompetencer, projektet råder over.

Det inkluderer også sådan noget som risikoanalyse og kvalitetssikring, så aktiviteterne udføres til tiden og omkostningseffektivt.

Hvis dit projekt bliver udvalgt til at få støtte, går du ind i ”Grant Agreement Preparation”-fasen, hvor kontrakten (”Grant Agreement”) bliver udformet. Her får du tildelt en kontaktperson fra Kommissionen, der hjælper dig igennem processen – en ”Project officer”.

Din ”Project officer” tager så at sige over for Creative Europe desken og bliver din nye rådgiver, så snart du er blevet tildelt støtte til et projekt.

Betegner udgifter i projektet, der går til indkøb af varer og udstyr eller betaling for serviceydelser, der er nødvendige for at kunne gennemføre projektet – men som ikke i sig selv udgør en essentiel del af projektet.

Det kan fx være at leje lydudstyr til en koncert, at købe materialer til en udstilling eller at få trykt en brochure.

Et af de typiske evalueringskriterier. I ansøgningsskemaet skal du redegøre for kvaliteten af projektets indhold og aktiviteter i et særskilt afsnit.

Med kvalitet af indhold og aktiviteter menes der, hvordan projektets konkrete indhold er designet og udviklet til at opnå de mål, projektet sigter efter.

Det handler bl.a. om, hvad tilgangen og metodologien bag er – og hvorfor lige præcis dén tilgang er den rette – hvordan konsortiet er sammensat, hvad de enkelte partnere vil bidrage med i projektet, hvordan projektet skal komme målgruppen til gode osv.

Betegner den situation, hvor der skal tilbagebetales nogle af de midler, støttemodtagerne har modtaget. Det kan eksempelvis være, hvis en af projektets aftalte aktiviteter ikke er blevet udført.

Det eventuelle tilbagebetalingsbeløb udregnes ved projektets afslutning (se også: ”Payment of the balance”).

I det tilfælde, at der skal tilbagebetales midler, er det projektlederens ansvar at opkræve pengene fra de andre partnere samt at tilbageføre beløbet.

Eksempel:

I projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities’ Work Package 3 fremgår det, at der skal afholdes en konference. Konferencen finder aldrig sted, og derfor skal projektet tilbagebetale de midler, der var sat af til konferencen i Work Package 3.

Et af de typiske evalueringskriterier.  I ansøgningsskemaet skal du redegøre for projektets relevans i et særskilt afsnit.

I Creative Europe-projekter forstås relevans som europæisk relevans, altså: Hvordan er projektet relevant i en europæisk kontekst? Det kan fx være, at projektet forsøger at løse nogle problemstillinger, kulturbranchen i forskellige europæiske lande har tilfælles.

I afsnittet bliver du også spurgt ind til, hvordan projektet arbejder med de tværgående prioriteter (”cross-cutting issues”) og du skal beskrive den behovsanalyse (”needs analysis”), der ligger til grund for projektet.

(Se også: ”Points")

Hvis dit projekt får point nok til at være kvalificeret til støtte, men for få til at blive tildelt støtte (fordi alle midlerne er delt ud på projekter, der har fået endnu flere point), vil projektet kunne komme på reservelisten.

I det tilfælde, at et projekt, der har fået støtte, ender med at trække sig, kan et projekt fra reservelisten få tildelt støtten i stedet.

En ”sole beneficiary” er, når flere organisationer går sammen om at oprette en ny organisation, fx en interesseorganisation, en paraplyorganisation eller et netværk, hvis medlemmer er organisationer (og ikke enkeltpersoner). Den nye organisation bliver muligvis lavet netop med det formål at udføre et Creative Europe-projekt.

Således går støtten ikke til en partnerkreds, men til en ny organisation, der er skabt af en række partnere.

Enkeltmandsvirksomhed. Enkeltmandsvirksomheder kan få støtte gennem Creative Europe.

(Se også: ”Subcontractors vs suppliers of goods, works and services”)

Betegner opgaver eller ydelser i projektet, der udliciteres til en tredjepart, som ikke er med i partnerkredsen. For at en udgift tæller som en ”subcontracting cost” skal den dække over en væsentlig aktivitet i projektet (en ”action task”).

Det er en god idé at holde ”subcontracting costs” på et minimum, da partnerkredsen i et Creative Europe-projekt i udgangspunktet selv bør have kompetencerne og ressourcerne til at gennemføre projektet.

Hvis du gerne vil undgå at udlicitere en opgave, som du har brug for ekstern hjælp til at udføre, kan du overveje at invitere den pågældende virksomhed eller organisation med ind i projektet som partner.

Når du vælger at udlicitere en opgave, skal du redegøre for, hvordan du har udvalgt lige netop den virksomhed til at udføre opgaven. Fx at udbyderen har den laveste pris eller giver bedst valuta for pengene.

Overstiger projektets ”subcontracting costs” 30 % af budgettet, skal det retfærdiggøres i ansøgningen.

Eksempel:

Et af projektets aktiviteter er at udfærdige en rapport. Rapporten er baseret på en analyse, som afdækker musikvækstlagets udfoldelsesvilkår i tre storbyer. I stedet for, at en af partnerne foretager analysen, hyrer projektet et analyseinstitut til det. Analysen er dermed blevet udliciteret til en tredjepart.

(Se også: ”Subcontracting costs”)

Betegnelse for en virksomhed eller organisation, der hyres til at udføre en vigtig del af projektet.

(Se også: ”Subcontracting costs” og ”Purchase costs”)

Det er nemt at blive i tvivl om, hvorvidt en ydelse eller en opgave, der bliver løst uden for partnerkredsen er en ”subcontracting cost” eller en ”purchase cost”. Og om udbyderen i så fald skal tælle som en ”subcontractor” eller blot som en underleverandør. Er det fx ”subcontracting”, hvis du hyrer et grafisk bureau til at udarbejde projektets visuelle identitet, eller er det blot en serviceydelse?

Men det er vigtigt at kende forskellen, da ”subcontracting costs” i udgangspunktet ikke må fylde mere end 30 % af projektbudgettet.

Det springende punkt er, hvorvidt opgaven i sig selv udgør en essentiel del af projektet (dvs. udlicitering af en del af projektet), eller om det ”blot” er en vare, ydelse eller opgave, der er nødvendig for at kunne udføre en essentiel del af projektet.

Eksempel

I projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities skal der afholdes en koncert. Til det formål lejer projektet lydudstyr og hyrer en lydmand. Dette er ”purchase costs”, altså ydelser, der er nødvendige for at løse en opgave i projektet.

Havde projektet i stedet hyret et eventbureau til at planlægge, markedsføre og afvikle koncerten, ville det tælle som en ”subcontracting cost”.

(Se også: ”Work Package”)

Betegner de aktiviteter og opgaver, der skal udføres i forbindelse med projektet.

I ansøgningsskemaet bliver du bedt om at udspecificere opgaverne i forhold til den arbejdspakke eller ”work package”, opgaverne hører under. Du skal beskrive opgaven samt skrive, hvem der udfører den og hvilken rolle i projektet, de har (partner, projektleder, ”affiliated entity” eller ”associated partner”).

Eksempel:

I projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities’ Work Package 4, der handler om kommunikation, skal der produceres en video. Det er en af partnerne, Partner X, der står for at filme, klippe og producere videoen.

I ansøgningen beskriver projektlederen det sådan her:

• Task No: T4.1 (4 henviser til WP 4, 1 henviser til at det er den første beskrevne opgave i WP4).
• Task Name: Video production
• Description: Creating a video to promote the project online. The video will be scripted, filmed, edited and produced by Partner X and disseminated via the social media channels, newsletters and websites belonging to the beneficiaries.
• Participants. Name: Partner X. Role: BEN02.

Et andet ord for ansøgningens Part B – dvs. projektbeskrivelsen, hvor du går i dybden med projektets ”hvad”, ”hvorfor” og ”hvordan”. Vær opmærksom på, at du skal bruge EU’s ansøgningsskema til denne del; et word-dokument. Den hentes på FTOP der, hvor du opretter ansøgningen.

Betegner en situation, hvor en udenforstående part – altså en organisation, der ikke indgår som partner i projektet – bidrager til projektet ved at stille ressourcer til rådighed uden beregning.

Projektet må gerne modtage denne type bidrag, men må ikke anføre det som en udgift i budgettet.

Eksempel:

Der skal afholdes en koncert i projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities. Kommunen, der ikke er partner i projektet, stiller et lokale i et kulturhus til rådighed for projektet gratis.

(Se også: ”Lump sums”, ”Tasks” og ”Deliverables”)

I ansøgningsskemaet bliver du bedt om at inddele dit projekt i forskellige arbejdspakker eller ”work packages”. Det er tematiske inddelinger, hvor opgaver, der har med bestemte faser eller aspekter af projektet at gøre, klumpes sammen under en overskrift. ”Work package” forkortes ofte som WP.

Arbejdspakkernes funktion er at hjælpe dig med at strukturere dit projekt og vise Kommissionen, hvilke aktiviteter og opgaver, der skal udføres i projektet. I arbejdspakkerne udspecificerer du de opgaver, der skal løses samt de beviser (”deliverables”), du vil anvende til at dokumentere aktiviteten over for Kommissionen.

I nogle puljer (fx Samarbejdsprojekter) bestemmer du selv, hvilke og hvor mange arbejdspakker, projektet skal indeholde. I andre puljer (fx pulje for europæisk skønlitteratur) er arbejdspakkerne og de dertilhørende ”deliverables” defineret på forhånd.

Kommissionen anbefaler, at projektet ikke har for mange arbejdspakker – gerne 3-5 i alt.

Arbejdspakkerne er knyttet op på finansieringen i den forstand, at projektet får penge til at udføre de forskellige arbejdspakker. Det betyder, at hver arbejdspakke har sit eget delbudget i budgetskabelonen.

Eksempel:

Projektet New Aesthetic Practises in Urban Communities er struktureret efter 4 arbejdspakker:

• WP 1: Project management, administration & coordination har med alt det administrative i projektet at gøre. Dvs. opgaver, der vedrør samarbejdet mellem partnerne, planlægning af partnermøder, afrapportering af projektet, kvalitetssikring af projektet osv.
• WP 2: Artistic development and output har med projektets kunstneriske produktion at gøre og indeholder bl.a. kunstnerisk metodeudvikling og afholdelse af koncerter og udstillinger.
• WP 3: Knowledge sharing and capacity building indeholder de aktiviteter, der har med vidensdeling at gøre. Dvs. afholdelse af konferencer og symposier, udvikling af online toolkits, workshops m.m.
• WP 4: Communication and dissemination samler alt, der vedrører projektkommunikation: Oprettelse af onlinekanaler, produktion af tryksager, videoproduktion, udvikling af kommunikationsformater og metoder til at promovere projektets resultater fremadrettet.