Servicedeklaration for den nationale kørselsordning

Servicedeklaration for den nationale kørselsordning

Slots- og Kulturstyrelsen, Biblioteker
Februar 2018

Indhold
1. Kørselsordningen generelt   
2. Kørselsordningen drift   
2.1. Knudepunkterne   
2.2. Priser   
2.3. Kørsel   
2.4. Sortering   
3. Kørselsordningens aftaleparter   
4. Klage over leverandørens service   
5. Erstatning for bortkommet eller ødelagt materiale   
5.1. Dokumentation for bortkommet materiale   
6. Materialer omfattet af kørselsordningen   

1. Kørselsordningen generelt
Den nationale kørselsordning er et tilbud til bibliotekerne om kørsel af biblioteksmaterialer som led i de danske bibliotekers interurbane lånesamarbejde. Det er formålet med kørselsordningen at sikre en billig og effektiv afvikling af lån af materialer mellem bibliotekerne, og ordningen blev da også indført for at realisere en besparelse i bibliotekssektoren i forhold til at sende materialer med post. Deltagelse i kørselsordningen er uomgængeligt, hvis et bibliotek vil deltage aktivt og effektivt i bibliotekernes lånesamarbejde.  

Kørselsordningen er etableret på grundlag af et EU-udbud og er reguleret i en kontrakt mellem Slots- og Kulturstyrelsen, som kunde, og A/S Bladkompagniet, som leverandør.  

2. Kørselsordningen drift
2.1. Knudepunkterne
I kørselsordningen fungerer centralbibliotekerne som såkaldte ”knudepunkter”. De har et virkeområde i kørselsordningen, der i det væsentlige svarer til deres virkeområde som centralbiblioteker. Knudepunkterne varetager lokalt en række administrative opgaver i kørselsordningen og skal søge at sikre, at kørselsordningen fungerer optimalt i virkeområdet.

Følgende opgaver vedrørende kørselsordningen varetages af knudepunkterne:

• Gentofte, Herning, Odense, Vejle, Aalborg og Aarhus knudepunkter varetager sortering af materialer til den nationale rute og de regionale ruter.
• Varetagelse af kontakt med bibliotekerne om kørslen.
• Modtagelse af bibliotekernes indmeldelser i eller udmeldelser af kørselsordningen og af ønsker fra bibliotekerne om ændringer i deres deltagelse i kørselsordningen samt meddelelse til leverandøren og styrelsen herom. 
• Formidling af køreplaner til bibliotekerne.
• Behandling af klager fra bibliotekerne over leverandørens service.
• Deltagelse i to halvårsmøder samt udsendelse eller offentliggørelse af referat herfra til bibliotekerne.
• Ansvar for at bibliotekerne ikke tilbageholder bibliotekskasser, at de pakker kasserne korrekt og at de anvender korrekt udfyldte køresedler.
• Meddelelse til leverandøren om navneskifte, fusion e.l. hos bibliotekerne.  
• Meddelelse til leverandøren om lukninger ved ferie o.l. hos bibliotekerne
• Snerydning, grusning etc. med henblik på at leverandørens ansatte efter omstændighederne har de bedst mulige arbejdsbetingelser.

Knudepunkterne er endvidere en væsentlig del af kørselsordningens samlede service, og bør derfor også bestræbe sig på at fastholde bibliotekernes deltagelse i kørselsordningen, eksempelvis ved at fremhæve de økonomiske fordele ved ordningen, hvis et bibliotek ønsker at melde sig ud.        

2.2. Priser
For nærmere oplysninger om gældende prismodeller og priser henvises til Priser

Det bemærkes, at styrelsen kan regulere prismodeller og priser med et passende varsel.

2.3. Kørsel
Leverandøren skal transportere biblioteksmaterialerne i overensstemmelse med de tider, der følger af de vedtagne køreplaner. Der må dog påregnes et vist udsving i ankomsttiderne, da tiderne er vejledende.  
Et bibliotek har ikke et krav på en bestemt plads i den rækkefølge, hvorpå kørslen til bibliotekerne afvikles. Leverandørens ruter er fastlagt sådan, at transporten samlet foretages mest hensigtsmæssigt og med færrest mulige omkostninger.
Et bibliotek kan dog til deres knudepunkt meddele ønske om en anden placering/ændring i køreplanen. Leverandøren vil søge at imødekomme ønsket, hvis det ikke øger omkostningerne ved transporten.   

           
2.4. Sortering og pakning
Sorteringen af biblioteksmaterialerne i Herning, Odense og Aalborg varetages af knudepunkterne. A/S Bladkompagniet varetager sorteringen for de øvrige knudepunkter.
For at undgå uhensigtsmæssige arbejdsgange og fysisk nedslidning bør et bundt bøger, i det omfang det er muligt, være max. 8,5 cm højt og veje max. 2 kg.

3. Kørselsordningens aftaleparter
Slots- og Kulturstyrelsen ved Center for Kunst og Biblioteker.
Styrelsen er kontraktpart i aftalen om den nationale kørselsordning med leverandøren og varetager den overordnede drift af kørselsordningen.          
A/S Bladkompagniet
A/S Bladkompagniet kontraktpart i aftalen om den nationale kørselsordning med styrelsen og varetager som leverandør transporten af biblioteksmaterialer.

4. Klage over leverandørens service
Bibliotekernes henvendelser vedrørende kørselsordningen skal rettes til det knudepunkt, som vedkommende bibliotek henhører under. Henvendelser skal som udgangspunkt ske pr. e-mail til det pågældende knudepunkt. Dette gælder således også klager over leverandørens service/afvikling af transporten, fx over forsinkelse, udeblivelse etc. Som et led i behandlingen af klagen skal knudepunktet drøfte klagen med leverandøren.

Knudepunktet skal inden for fem arbejdsdage besvare en klage endeligt eller oplyse biblioteket om forventet behandlingstid. Som et led i klagebehandlingen drøfter knudepunktet som udgangspunkt klagen med leverandøren. Er et bibliotek ikke tilfreds med knudepunktets besvarelse af en klage, skal biblioteket uddybe klagen og genfremsende den til knudepunktet. Knudepunktets behandling af klagen kan herefter påklages til Slots- og Kulturstyrelsen, Biblioteksenhedens e-postadressen: koerselsordningen@remove-this.slks.dk

5. Erstatning for bortkommet eller ødelagt materiale
Ifølge kontrakten med styrelsen er leverandøren ansvarlig for enhver beskadigelse af biblioteksmateriale, der transporteres, eller bliver beskadiget, mens det er i leverandørens varetægt. Leverandøren er ligeledes erstatningsansvarlig ved bortkomst af materialer i sin varetægt og under transport. Ifølge kontrakten kan et bibliotek, der ejer beskadiget eller bortkommet materiale, for hvilket leverandøren er erstatningsansvarlig, rette sit erstatningskrav direkte imod leverandøren. Det er imidlertid en betingelse for leverandørens erstatningsansvar, at det må lægges til grund, at materialet er bortkommet eller ødelagt under leverandørens transport eller i dennes varetægt. Det er vedkommende bibliotek, der bevismæssigt må dokumentere eller sandsynliggøre, at dette er tilfældet. Et bibliotek, der vil have bortkommet materiale erstattet hos leverandøren, skal derfor følge proceduren om dokumentation for bortkommet materiale, jf. afsnittet nedenfor.  

På anmodning fra knudepunktet vil styrelsen efter en konkret vurdering rejse bibliotekets erstatningskrav over for leverandøren.

Styrelsen påtager sig ikke erstatningsansvar for biblioteksmaterialer under transport med kørselsordningen.Det bemærkes, at spørgsmålet om leverandørens erstatningsansvar ikke vedrører erstatningsansvaret for lån af biblioteksmaterialer mellem bibliotekerne .

5.1. Dokumentation for bortkommet materiale
Hvis et bibliotek finder, at materiale er bortkommet under anvendelse af kørselsordningen, følges følgende procedure:

Inden henvendelse til knudepunktet foretages en efterlysning af materialet hos de to involverede biblioteker.

Efter foretaget efterlysning skal et over for leverandøren fremsat erstatningskrav være ledsaget af fyldestgørende dokumentation for bortkomsten.

Dokumentationen skal indeholde:

• Udtræk fra bibliotekssystemet, hvoraf tidspunkt og dato for udtjek (udlånstidspunkt henholdsvis fjernlånsaflevering) fremgår. Hvis udtjeksmaskinen ikke befinder sig i samme rum som kassen til afhentning, skal dette fremgå (fx ved oplysningen ”tømmes hver dag kl. 12 og er klar i afhentningsrum kl. 13”). 
• Angivelse af hvilken dato kassen med materiale er afhentet af leverandøren.
• Svar fra modtagende bibliotek på forespørgsel om materialet.
• Oplysning om stikprøvevis undersøgelse af om andet materiale fra samme kasse er nået frem til modtageren.

6. Materialer omfattet af kørselsordningen  
Det fremgår implicit af kontrakten mellem styrelsen og leverandøren, at de materialer, der kan sendes med kørselsordningen, er biblioteksmaterialer, der omfattes af bibliotekernes lånesamarbejde, dog ikke materialer, der ikke kan fragtes i de anvendte bibliotekskasser. Foruden biblioteksmaterialer kan også interne breve, pjecer og plakater sendes med kørselsordningen. Andet materiale, som fx lokalaviser, eksterne breve etc., er leverandøren ikke forpligtet til at transportere.