Afrapportering for projekttilskud over 100.000 kr. til og med 500.000 kr.

Regnskabet og beretningen skal redegøre for projektets forløb og indfrielsen af de eventuelle krav, der er fastsat i bevillingsbrevet. Regnskabet skal både underskrives af tilskudsmodtager og af en regnskabskyndig person.

Regnskab og beretning skal indsendes elektronisk. Du kan finde blanket til indsendelse i boksen til højre på denne side. 

Når du har indsendt blanketten, vil du automatisk modtage en kvittering for indsendelsen på den e-mail adresse, du har oplyst i blanketten. Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen vil efterfølgende gennemgå det indsendte, og du vil høre fra os senest otte uger efter indsendelsen.

Inden du går i gang med at udarbejde dit regnskab

Hav det budget, som du indsendte med ansøgningen klar. Hvis du senere har fået godkendt et justeret budget, skal du have det klar.

Se om der stilles særlige krav til afrapportering i bevillingsbrevet. Det skal indgå i regnskabet eller i beretningen, hvordan disse krav er opfyldt.

Obligatorisk skabelon til udarbejdelse af regnskab

Regnskabet SKAL udarbejdes i den skabelon, som du finder til højre på denne side. Her finder du også blanket til indsendelse. BEMÆRK, at der ikke må indsendes Numbers.

Når du har udfyldt den obligatoriske regnskabsskabelon, skal den 

• enten: udskrives, underskrives i hånden, scannes, gemmes på din computer og vedhæftes blanketten sammen med beretningen
• eller: gemmes på din computer og underskrives med MitID fx via PENNEO, hvor underskrifterne er juridisk bindende

Regnskabet skal indeholde følgende:

• Indtægter og udgifter
• Sammentællinger af både indtægter og udgifter og et samlet resultat
• Budgetposter fra ansøgningen skal være sammenlignelige med regnskabsposter
• To underskrifter med dato: en fra tilskudsmodtager og en fra en regnskabskyndig. Nedenfor findes en vejledning, som skal gives til regnskabskyndig sammen med regnskabet i forbindelse med gennemgangen af regnskabet.

I samme excelark som regnskabet skal udfyldes en beretning. Beretningen findes på et separat faneblad. I beretningen skal der redegøres for følgende:

• Er projektet udført i overensstemmelse med ansøgningen og det formål tilskuddet er bevilget til?
• Har projektet opfyldt eventuelle særlige mål, der er opsat i bevillingsbrevet?
• Er der ændringer i budgettet fra ansøgningen eller senest godkendte budget?
• Er der ændringer i projektet, som ikke på forhånd var godkendt af Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen?

Regnskabskyndiges underskrift

Når du har udarbejdet og underskrevet regnskabet, skal det tjekkes og underskrives af en regnskabskyndig person.

Særligt for tilskud efter bygningsfredningsloven
Bemærk, at for tilskud efter bygningsfredningsloven gælder særlige forhold. Her skal ejer skrive under i ”tilskudsmodtager” og i feltet til regnskabskyndiges underskrift skal en eventuel arkitekt/rådgiver skrive under. Hvis byggeprojektet ikke har haft en rådgiver/arkitekt, så skal feltet efterlades tomt.

Hvem kan være medunderskriver som regnskabskyndig?

Begrebet regnskabskyndig anvendes i bekendtgørelsen som alternativ til revisor. Det er for at give mulighed for at kontrol af regnskaber for tilskud på under 500.000 kr. kan ske af en ikke faguddannet revisor, da det kan betyde en besparelse af tid og penge for tilskudsmodtager.

Der er to karakteristika, der bør være opfyldt for at man kan tale om, at en person kan udfylde ”rollen” som regnskabskyndig: Uafhængighed og kompetence.

Uafhængighed vil sige, at den regnskabskyndige/kontrolløren ikke kan være den samme, som underskriver regnskabet eller løser opgaver, som er en del af projektet, herunder bogføringsopgaven. Dvs. at den regnskabskyndige/kontrolløren ikke kan være den samme, som den der har lavet regnskabet. Hensigten er, at det er ”andre øjne”, der gennemgår projektet og at den pågældende med sin underskrift giver en øget sikkerhed for, at der ikke foreligger væsentlige mangler, fejl eller misbrug.

Kompetence vil sige, at vedkommende skal have en faglig kompetence til at gennemgå regnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det betyder, at gennemgangen skal ske under iagttagelse af bestemmelserne i § 10, stk. 2, dvs. at den regnskabskyndige i et passende omfang skal efterprøve, om:

• Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
• Tilskudsbetingelserne i bevillingsbrevet er opfyldt
• Tilskuddet er anvendt efter formålet
• Tilskudsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
• De oplysninger, som tilskudsmodtager har meddelt Kulturministeriet om opfyldelsen af projektets eller aktivitetens formål og mål, er dokumenterede.

Det er tilskudsmodtageres ansvar, at den valgte regnskabskyndige opfylder ovenstående krav.

Vejledning til den regnskabskyndige

Vi har udarbejdet en vejledning, som du som tilskudsmodtager kan vedlægge til den regnskabskyndige, der skal efterprøve regnskabet.

Hent vejledningen til den regnskabskyndige.

Behold dine kvitteringer

Vi vil ikke have bilag, kvitteringer mv. sammen med regnskabet. Men Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen kan bede om dokumentation for projektets økonomi i fem år fra udgangen af det år, hvor projektet er afsluttet. Du skal derfor gemme regnskabsmateriale, dvs. bilag og kvitteringer i den periode.