Fastsættelse af timepriser
Denne vejledning gælder for museernes fastsættelse af timepriser ved budgetter og regnskaber for større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser iht. §§ 26 stk. 2 og 27, stk. 4 og 5, der betales af bygherre, kulturministeren eller af vedkommende myndighed. Indirekte udgifter til øvrige arkæologiske kerneopgaver, herunder arkivalsk kontrol, mindre forundersøgelser, danefæsagsbehandling mv., som iht. museumslovens § 26, stk. 1 mv. (§30, stk. 2) betales af museet, indgår ikke i beregningen af timeprisen for større forundersøgelser eller arkæologiske undersøgelser.
Timeprisen på større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser omfatter både den faktiske løn til den enkelte medarbejder samt indirekte omkostninger, herunder en forholdsmæssig andel af fællesomkostningerne. Timeprisen fastsættes ud fra en årlig kalkulation. Det betyder, at museerne følger samme principper for prisfastsættelse og beregning af fællesomkostninger som statslige institutioner, der leverer varer eller ydelser under monopol eller i en monopollignende situation. Der kan hentes Der kan hentes hjælp og inspiration til beregning af prisfastsættelse og fællesomkostninger på Økonomistyrelsens hjemmeside.
Fastsættelse af timepriser
I henhold til bekendtgørelse om arkæologisk virksomhed, skal bygherre alene betale for de direkte og indirekte udgifter til den konkrete arkæologiske undersøgelse eller større forundersøgelse. De indirekte omkostninger inkluderes i timeprisen. Prissætningen skal ske ud fra nedenstående overordnede hensyn:
- At der skal ske fuld omkostningsdækning af de direkte og indirekte omkostninger til undersøgelsen.
- At der ikke må påregnes et kommercielt afkast.
- At bygherre ikke må afholde udgifter til den arkæologiske kerneopgave, som ved lov eller tekstanmærkning, er pålagt museerne selv at betale. Dvs. arkivalsk kontrol, mindre forundersøgelser jf. § 26 stk. 1 samt danefæsagsbehandling, forskning, formidling, samlingsvaretagelse mv.
Direkte omkostninger
De direkte fakturérbare timer omfatter timer brugt til feltarbejde, administration samt tilrettelæggelse af undersøgelsen, herunder møder med bygherre, transport og efterbearbejdning mv., der kan henføres til den konkrete undersøgelse. De direkte lønomkostninger skal beregnes på baggrund af prisen på et effektivt årsværk jf. nedenstående beregning af normtimetallet.
For timelønsansatte medarbejdere er normtimelønnen medarbejderens faktiske timeløn. For månedslønnet personale er normtimelønnen den enkelte medarbejders årsløn divideret med 1453 (normtimetallet), jf. nedenstående skema.
Indeholdt i et effektivt årsværk
Fastansatte medarbejderes årsløn består af følgende elementer:
- Grundløn (skalaløn, månedsløn), inklusiv seks ugers ferie og pension.
- Faste månedlige tillæg der udbetales uafhængigt af, om den ansatte er i felten eller ej, for eksempel kvalifikations- eller funktionstillæg.
- Medarbejderrelaterede udgifter, for eksempel ATP, AKUT, AUB, VEU, AER, AES, FIB, Fleksbidrag og Barselsfond. Museet skal kunne dokumentere de enkelte udgiftsdele.
- Arbejdsskadeforsikring. Udgiften pr. medarbejder opgøres som forsikringspræmien delt med antal årsværk.
- Pensionsbidrag, består af både arbejdsgivers og medarbejders bidrag, da begge udgifter afholdes direkte af arbejdsgiver. Aftaler om ekstra indbetalinger og andet der ligger ud over lov- eller overenskomstmæssige bidrag, må ikke medtages i beregningen.
- Særlig feriegodtgørelse. Størrelsen er overenskomstafhængig og kan variere. Den gældende sats for museet skal anvendes.
Følgende elementer kan ikke medtages som selvstændige elementer i beregning af årslønnen:
- Fem ugers ferie samt den sjette ferieuge (særlige feriefridage). Timerne indgår i grundlønnen og er fratrukket i forbindelse med beregning af normtimetallet, jf. ovenfor.
Løntillæg
Udbetales der tillæg i form af timepenge, felt-, risiko-, ulempe- eller smudstillæg på baggrund af faktuelle dage eller timer i felten, må denne del ikke medregnes i årslønnen, men budgetteres og afregnes på budgettet for den enkelte undersøgelse. Disse udgifter lægges oveni normtimelønnen. Det samme gælder udgifter til diæter og rejsegodtgørelse i forbindelse med den enkelte undersøgelse.
Følgende kan ikke faktureres på den enkelte undersøgelse:
- Sygefravær, herunder barns sygedage, lægebesøg, tandlæge med mere.
- Ferie, fri- og helligdage.
- Deltagelse i institutionens interne møder, sikkerhedskurser, personalemøder, orienteringer, udflugter og lignende.
- Deltagelse i seminarer eller konferencer hverken in-house eller out-house (heller ikke i tilfælde, hvor den aktuelle undersøgelse præsenteres).
- Formidling og fremlægning af undersøgelsesresultater, herunder forberedelse og udfærdigelse af oplæg, artikler og lignende.
Indirekte omkostninger
De indirekte omkostninger er en forholdsmæssig andel af de af museets omkostninger, der ikke konkret kan henføres til den enkelte undersøgelse, men som understøtter varetagelsen af de bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser. Indirekte omkostninger udgøres bl.a. af generelle fællesomkostninger, som er det overhead, der understøtter den samlede opgavevaretagelse. De forkalkulerede indirekte omkostninger fordeles over det følgende år på de direkte fakturérbare timer til den bygherrebetalte arkæologi efter §§ 26 stk. 2 og 27, stk. 4 og 5.
Ved beregning af de indirekte omkostninger skal der ske en fordeling af museets indirekte omkostninger (inkl. fællesomkostninger), så alle omkostningerne fordeles ud på museets opgaver. Det indebærer, at museet skal have en fordelingsmodel, der på et korrekt grundlag fordeler omkostningerne mellem opgaver iht. museumslovens § 26 stk. 2 og 27 stk. 4 og 5 (bygherrebetalt arkæologi) og museets øvrige arkæologiske kerneopgaver og den øvrige museumsvirksomhed.
De indirekte fællesomkostninger til de bygherrebetalte arkæologiske undersøgelser kan således opdeles i to kategorier. Den ene kategori er de fællesomkostninger, der alene vedrører den faglige kerneopgave, det vil sige den arkæologiske virksomhed generelt, men hvoraf en del vedrører den bygherrebetalte arkæologi. Den anden kategori er de generelle fællesomkostninger, der vedrører hele museet, hvoraf en forholdsmæssig andel af den generelle ledelse og støttefunktioner mv. ligeledes vedrører den bygherrebetalte arkæologi. De indirekte omkostninger omfatter ligeledes timer der kan henføres, men ikke direkte fakturéres til den enkelte bygherrebetalte undersøgelse, f.eks. udgifter til revision af arkæologiske projektregnskaber.
Museet kan benytte differentierede fordelingsnøgler alt efter, om der prisfastsættes ud fra en forholdsmæssig andel af museets generelle fællesomkostninger, eller en forholdsmæssig andel af fællesomkostninger indenfor de arkæologiske kerneopgaver. Der kan hentes inspiration til, hvordan omkostningsfordelingen kan laves på Økonomistyrelsens hjemmeside.
Mindst én gang årligt, eller ved væsentlige ændringer i opgaveporteføljen, skal museet foretage en kalkulation og tilpasse prisfastsættelsen efter de faktiske omkostninger. De indirekte omkostninger til de større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser, herunder museets fællesomkostninger, fordeles på de fakturérbare timer til den arkæologiske virksomhed for det kommende år. For mere information om timeprisfastsættelse, se vejledning om timeprisfastsættelse på Økonomistyrelsens hjemmeside.
Opretholdelsen af det arkæologiske beredskab anses ikke som en indirekte omkostning, og indgår derfor ikke i timeprisen på bygherrebetalte undersøgelser. Det betyder, at der ikke kan medregnes lønudgifter i timeprisen til fastholdelse af arkæologisk personale imellem projekter. I perioder med færre bygherrebetalte opgaver, vil den forholdsmæssige andel af fællesomkostningerne til f.eks. generel ledelse, støttefunktioner, operationalisering, øvrig drift mv. ligeledes være relativt mindre.
Eksempler på generelle fællesomkostninger
En forholdsmæssig andel af de generelle fællesomkostninger kan indgå i timeprisfastsættelsen for arkæologiske undersøgelser og større forundersøgelser iht. §§ 26 stk. 2 og 27, stk. 4 og 5.
Fællesomkostninger
Generel ledelse (ansatte over et vist stillingsniveau), støttefunktioner, drift mv., kontorhold, generel software (ESDH-systemer, Office pakken, øvrige IT-abonnementer mv.), øvrig administration og HR.
Fællesomkostninger, operationalisering
Leje, herunder husleje, vand, varme, el, afgifter og skatter.
Fællesomkostninger, øvrig drift
Vicevært, gartner, renovation og vedligeholdelse, rengøring, vagt/betjent.
Regnskab og revision
Afhængigt af hvordan timerne opgøres på museet, kan opgørelse af arkæologiske regnskaber i årsregnskabet i henhold til § 15 i bekendtgørelse om arkæologiske virksomhed enten opgøres som en andel af de generelle fællesomkostninger eller som henførbare, men ikke fakturérbare timer.
Der kan hentes inspiration til, hvordan omkostningsfordelingen kan laves på Økonomistyrelsens hjemmeside.
Eksempler på fællesomkostninger knyttet til kerneopgaven
Fællesomkostninger knyttet til kerneopgaven vedrører typisk både den bygherrebetalte arkæologi og museets øvrige arkæologiske kerneopgaver. En forholdsmæssig andel af fællesomkostninger knyttet til kerneopgaven til den arkæologiske virksomhed, kan indgå i timeprisfastsættelsen for arkæologiske undersøgelser og større forundersøgelser iht. §§ 26 stk. 2 og 27, stk. 4 og 5.
Nedenfor er eksempler på fællesomkostninger, hvoraf en andel kan indgå som en indirekte omkostning i timeprisfastsættelsen.
Grundudstyr
Personligt sikkerhedsudstyr og arbejdsbeklædning, skovle, graveskeer, trillebør, tommestokke, nivelleringsudstyr, afspærring, lommebøger, fotoudstyr, tegnemateriale o.l. It-udstyr, pc, kamera og andet udstyr indkøbt under småsaldigrænsen.
Vær opmærksom på, at grundudstyr over småsaldigrænsen (afskrivningsloven) fordeles efter konkret brug, som en direkte udgift på den enkelte undersøgelse jf. afskrivningsreglerne. F.eks. GPS, LIDAR-scanner, egen gravemaskine, bil, båd osv.
Grundforbrugsstoffer
Kasser til fundtransport, fundemballering i felten, markeringspinde, tegnepapir/-folie, materialer til feltkonservering, materiale til udtagning af prøver, jordprøveposer, pollenglas, prøveskinner mv.
Faciliteter
Drift af tidssvarende faciliteter til arkæologisk fundhåndtering herunder vaskefaciliteter, soldefaciliteter, floteringsfaciliteter, tørrefaciliteter mv.
Eksempler på henførbare, men ikke fakturérbare timer
De henførebare, men ikke fakturérbare timer til den bygherrebetalte arkæologi kan indgå i timeprisfastsættelsen for arkæologiske undersøgelser og større forundersøgelser iht. §§ 26 stk. 2 og 27, stk. 4 og 5.
Administration af kerneopgaven
Bogføring, udgifter til PBS, lønudbetaling, kassekredit, gebyrer, regningsskrivning, momsregnskab, skatteregnskab m.m.
Kapitel 8-sagsbehandling, der ikke ved lov eller tekstanmærkning, er pålagt museerne selv at betale, dvs. sagsbehandlingen i forbindelse med større forundersøgelser og arkæologiske undersøgelser, der ikke vedrører den arkivalske kontrol eller mindre forundersøgelser.
Timer brugt til kalkulation af timeprisen.
Revision af arkæologiske regnskaber i henhold til §§ 16 og 17 i bekendtgørelse om arkæologiske virksomhed.