Budget og regnskab for arkæologiske undersøgelser

Når der skal udformes konkrete estimater, er der grundlæggende tale om et regnestykke. Hvis der over en strækning af et givent antal meter søgegrøft, er fremkommet et givent antal anlæg og vi kender bredden af søgegrøften, kan man estimere antallet af fortidsminder pr. m² for et større areal.

Det estimerede antal anlæg i et givent fundkompleks eller på et givent areal beregnes ud fra det erkendte antal anlæg pr. m² og størrelsen på det areal hvor det forventes, at der kan forekomme anlæg. Størrelsen på det areal, hvor der forventes, at forekomme anlæg er defineret ud fra, hvor der faktisk er fremkommet anlæg tilhørende pågældende fundkompleks i de øvrige søgegrøfter.

I nedenstående regneeksempel er der i en enkelt søgegrøft over en strækning på 10 meter fundet 11 meget velbevarede urner.

Når det estimerede antal anlæg i fundkomplekset kendes, kan timebehovet beregnes ud fra en vurdering af hvor længe det tager, at udgrave og undersøge et gennemsnitligt anlæg og hvor stor andel af anlæggene der skal undersøges. Udgangspunktet for denne vurdering er forundersøgelsen, hvor objektets karakter, udstrækning, kompleksitet og bevaringsgrad er afklaret.

Det kan være relevant, at foretage estimatet flere gange med udgangspunkt i separate anlægstyper eller på separate arealer.

I budgetredegørelsen kan estimatet formuleres som følger:

”Over en strækning på 10 meter er der fremkommet 11 urner. Vi estimerer ud fra fund i søgegrøfterne og områdets topografi, at der må forventes at være urner på ca. 90 m² af det samlede areal. Der kan således forventes op til 50 urner. Da én person kan registrere, optage og udgrave en urne på i gennemsnit en arbejdsdag er der på budgettet afsat felttimer svarende til to personer i fem uger.”

§ 15. Museet skal udarbejde projektregnskab for hver gennemførte større forundersøgelse eller arkæologiske undersøgelse. Regnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med retningslinjerne for projektregnskaber i Slots- og Kul-turstyrelsens vejledning om arkæologisk virksomhed. Museets ledelse skal påtegne projektregnskabet med en erklæring om, at undersøgelsen er gennemført på en økonomisk hensigtsmæssig måde, og at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med Slots- og Kulturstyrelsens vejledning om arkæologisk virksomhed. Ved arkæologiske undersøgelser skal museets ledelse desuden påtegne projektregnskabet med en erklæring om, at regnskabet er i overensstemmelse med Slots- og Kulturstyrelsens godkendelse.

Stk. 2. Museet skal sende projektregnskabet til den økonomisk ansvarlige.

§ 16. Museets reviderede årsregnskab skal indeholde en opgørelse, der viser udgifterne til hver af de gennemførte undersøgelser. I opgørelsen skal udgifterne til hver undersøgelse sammenlignes med den fastsatte økonomiske ramme. Museets revisor skal i sin påtegning på årsregnskabet efter de almindeligt gældende regler og standarder tage stilling til, om der er høj grad af sikkerhed for, at der ikke er væsentlige fejlinformationer i årsregnskabet. Opgørelsen skal give Slots- og Kulturstyrelsen og den økonomisk ansvarlige sikkerhed for, at museet har opgjort udgifterne til undersøgelserne i overensstemmelse med denne bekendtgørelse og vejledning om arkæologisk virksomhed. Revisorens påtegning på årsregnskabet skal omfatte opgørelsen over udgifterne til undersøgelserne.

Stk. 2. Hvis regnskabet er behæftet med væsentlige fejl-informationer, påhviler det revisor straks skriftligt at give museet besked herom. Revisor skal påse, at museet inden 3 uger efter revisors meddelelse giver Slots- og Kulturstyrelsen meddelelse herom. Revisors skriftlige bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen.

Stk. 3. Giver museet ikke meddelelse inden for fristen, skal revisor orientere Slots- og Kulturstyrelsen.

Stk. 4. Slots- og Kulturstyrelsen kan indhente bilag, som ligger til grund for regnskaberne vedrørende udgifterne til hver af de gennemførte undersøgelser, fra museet.

§ 17. Et endeligt projektregnskab for en gennemført større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse, som en økonomisk ansvarlig afholder udgifterne til, skal revideres af museets revisor, hvis den samlede udgift for den større forundersøgelse eller den arkæologiske undersøgelse er på mere end 2.500.000 kr. inkl. moms, jf. stk. 2. Opgørelsen skal give Slots- og Kulturstyrelsen og den økonomisk ansvarlige sikkerhed for, at museet har opgjort de udgifter, som skal afholdes af den økonomisk ansvarlige, i overensstemmelse med bestemmelserne i denne bekendtgørelse og vejledning om arkæologisk virksomhed. Revisorens påtegning på årsregnskabet skal omfatte opgørelsen over udgifterne til undersøgelserne.

Stk. 2. Revisionen skal udføres i overensstemmelse med almindeligt gældende krav og standarder for godkendte revisorers virksomhed samt standarderne for offentlig revision. Standarderne for offentlig revision præciserer de særlige krav til en revision af et endeligt regnskab for en gennemført større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse, der følger af god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (lovbekendtgørelse nr. 101 af 19. januar 2012). Dette indebærer, at revisor gennemfører juridisk-kritiske revisioner og forvaltningsrevisioner som led i opgaven. Ved revisionen efterprøves det desuden

1) om de samlede udgifter til den større forundersøgelse eller arkæologiske undersøgelse stemmer overens med den samlede økonomiske ramme,

2) om udgifterne er anvendt til den større forundersøgelse eller arkæologisk undersøgelse, og

3) om de oplysninger, som museet har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om regnskabet, er dokumenterede.

Stk. 3. Det skal fremgå af revisionserklæring, om regnskabet for undersøgelsen i alle væsentlige henseender er udarbejdet i overensstemmelse med vejledningen om arkæologisk virksomhed, og om den godkendte økonomiske ramme for undersøgelsen er overholdt.

Stk. 4. Revisorerklæring skal være udarbejdet forud for, at museet indsender regnskab for den gennemførte større forundersøgelse efter § 7, stk. 5, eller forud for, at Slots- og Kulturstyrelsen godkender regnskabet for en arkæologiske undersøgelse efter § 8, stk. 4.

Stk. 5. Er regnskabet behæftet med væsentlige fejlinformationer, påhviler det revisor straks skriftligt at give museet besked herom. Revisor skal påse, at museet inden 3 uger efter revisors meddelelse giver Slots- og Kulturstyrelsen meddelelse herom. Revisors skriftlige bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen.

Stk. 6. Giver museet ikke meddelelse efter stk. 5, skal revisor orientere Slots- og Kulturstyrelsen efter fristens udløb.

Først indtastes stedoplysninger, oplysninger om undersøgelsens areal, dækningsgrad og daglig fremdrift samt oplysninger om den for hvis regning jordarbejdet skal udføres og dennes eventuelle partsrepræsentant og bygherres samlede økonomiske ramme for projektet.

Styrelsens journalnummer kan først indtastes, når museet har modtaget afgørelsen om godkendelse af budgettet, inden denne videresendes til bygherre.

Undersøgelsens omfang angives i kvadrat- eller kubikmeter afhængig af, om der arbejdes med en flade f.eks. i det åbne land eller på arealer med tykke kultur- eller moselag, f.eks. i byerne. 

Forundersøgelsens samlede areal, summen af arealer indstillet til arkæologisk undersøgelse, samt summen af eventuelle arealer, hvor der er indgået aftale med bygherre om in situ-bevaring indtastes.

Det oplyses om arbejdet skal udføres indenfor et kulturarvsareal samt hvilket. Styrelsen bruger denne oplysning i tilskudsvurderingen.

Den pågældende landskabstype, indenfor hvilken undersøgelsen primært skal udføres, vælges på en liste. Oplysninger om landskabstypen er vigtig for styrelsens opfølgning og statistik.

Det skal entydigt oplyses, for hvis regning arbejdet udføres, herunder fuldstændigt navn, adresse og CVR-nummer på bygherre. I de tilfælde, hvor der er tale om en privatperson uden CVR-nummer (fysisk person), oplyses navn og adresse.

Hvis bygherre er en privat virksomhed skal det ligeledes oplyses, om bygherre kan oplyse virksomhedsstørrelsen jf. definitionen i skemaet.

Vælger bygherre at lade sig repræsentere af en anden fysisk eller juridisk person, oplyses navn, adresse og CVR-nummer i felterne under bygherres kontaktperson. Ved repræsentationsforhold kan museet bede bygherres repræsentant fremvise en fuldmagt fra bygherre som angiver, hvilke dispositioner repræsentanten er bemyndiget til at foretage.

Undertiden orienteres museet om, at der er sket en ændring af, hvem der er bygherre for den arkæologiske undersøgelse, for eksempel som følge af ejendomshandel eller virksomhedsoverdragelse. I disse situationer må museet enten bringe den arkæologiske undersøgelse til ophør eller sikre sig, at der hverken hos museet eller hos bygherre er tvivl om, hvem der er bygherre og dermed forpligtet til at afholde udgifterne til undersøgelserne.

Ved skift af bygherre på en sag, skal sagen genoptages og der skal træffes ny afgørelse. Herved kan den nye bygherre pålægges at betale for resten af undersøgelsen.

Oplysninger om bygherres samlede økonomiske ramme for projektet er udelukkende relevant i forhold til styrelsens tilskudsvurdering. Er der tale om flere delprojekter af et samlet projekt, er det summen for hele projektet der skal oplyses. Museet indhenter oplysningerne via skemaet til indberetning af bygherres stamoplysninger. Hvis bygherre ikke kan, eller ikke ønsker at oplyse omkostningerne skal dette oplyses.

I. 1. Felttimer

Felttimer anvendes til udgravning, opmåling, registrering, beskrivelse og anden dokumentation. Felttimer kan ligeledes anvendes til håndtering af prøver, soldning, kursoriske gennemsyn og lignende. Udgifter til den daglige ledelse og administration er inkluderet i felttimerne. Museet indtaster andre løn- og andre prissatser, hvis det er relevant.

I. 2. Eksterne specialister

Anvendes alene til budgettering af eksterne specialist-/konsulentydelser eller landmåler, som kan være nødvendige for undersøgelsens gennemførelse.

II. Dokumentation og tilgængeliggørelse

Dokumentation og tilgængeliggørelse anvendes til udarbejdelsen af den arkæologiske beretning og kulturhistorisk rapport inklusive bearbejdning af undersøgelsens resultater, samt indføring og magasinering af genstande. Budgetposten kan ligeledes anvendes til håndtering af prøver, soldning, kursoriske gennemsyn og lignende.

Udgifter til arkæologisk beretning og kulturhistorisk rapport samt indføring og magasinering fastsættes ud fra et konkret estimat. Er et ikke muligt konkret at estimere udgifterne på forhånd, kan et beløb på 40 procent af felttimesummen anvendes. Der skal redegøres for estimatet i den faglige argumentation.

II. 2. Konservering og naturvidenskab

Udgifter til konservering og naturvidenskab kan angives i fire disponible uspecificerede felter. Udgifter til konservering og naturvidenskab anføres som et estimat af det konkrete behov for stabiliserende konservering og dokumenterende naturvidenskab, der er redegjort for i den faglige argumentation. For eksempel har styrelsen praksis for at godkende tre stk. ¹⁴C-dateringer pr. væsentlig konstruktion, gårdsenhed eller lignende.

Uforudsete udgifter til konservering og naturvidenskab kan afholdes ved ompostering.

III. Personale- og transportudgifter

Alle personale og transportudgifter, som ikke direkte vedrører felttimesummen, er samlet under denne hovedpost. Lønudgifter til transport mellem mødested og arbejdssted, felttillæg med mere, som ikke direkte vedrører feltarbejdet, kan angives her.

Der indtastes derfor kun oplysninger om hvor mange kilometer, der køres pr. feltdag. Uforudsete kørselsudgifter afholdes ved ompostering.

Diæter og timepenge afregnes som udgangspunkt efter statens takster. Det kan fraviges, hvis museet er underlagt andre, eksempelvis kommunale, regler. Timepenge kan erstattes af et felttillæg.

IV. Øvrige udgifter

Værdien af udgifter til maskine, skurvogn og andet udstyr skal fremgå af budgettet uanset om udstyret stilles til rådighed af bygherre. Posterne til disse udgifter kan derefter kun anvendes, hvis bygherre ikke stiller udstyret til rådighed alligevel. Hvis bygherre stiller udstyr til rådighed, skal der reserveres et beløb svarende til bygherres omkostninger til ydelsen, der ikke kan omposteres til budgettets øvrige poster.

Udstyr som sold, telte og pumper anføres i budgettet som særligt udstyr. Der er disponible felter til dette formål under IV. 3. Materialer og særligt udstyr.

Udgifter til standardudstyr, som altid benyttes ved undersøgelser (skovle, hjelme, kameraer, almindelige computere med videre), afholdes som indirekte udgifter.

V. Uforudsete udgifter

Den uvished, der uomtvisteligt karakteriserer undersøgelser af fortidsminder, hvis udstrækning, karakter, kompleksitet og bevaringsgrad, der ikke på forhånd er det totale kendskab til, medfører, at det er forbundet med usikkerhed at tilrettelægge et budget for arkæologiske undersøgelser.

Derfor må der nødvendigvis indarbejdes plads til uforudsete udgifter ved budgetlægningen. Uforudsete udgifter indarbejdes dog ikke i budgettets enkelte poster, men anføres alene under budgetposten til uforudsete udgifter.

Uforudsete udgifter fastsættes ud fra et konkret estimat. Er det ikke muligt konkret at estimere udgifterne på forhånd, kan et beløb svarende til 10 procent af budgettets øvrige poster anvendes. Der skal redegøres for estimatet i den faglige argumentation.

Posten til uforudsete udgifter kan for eksempel dække udgifter til uforudset timeforbrug, maskiner med videre, som det ikke har været muligt at forudse inden undersøgelsens start, men som viser sig nødvendige for at kunne gennemføre undersøgelsen.

Posten kan anvendes til både almindelige og særlige foranstaltninger, som skal sikre fortidsminder og personale hvis undersøgelsen gennemføres i perioder med uhensigtsmæssigt vejrlig, uanset årstid.

Anvendelse af midler fra V. Uforudsete udgifter sker ved ompostering til pågældende budgetpost for at dække et merforbrug til et af budgettets øvrige poster. Omposteringer skal være i overensstemmelse med det godkendte formål med undersøgelsen.

Fra 1. januar 2025 kræves der ikke længere godkendelse af omposteringer.

VI. Udgifter til vinterforanstaltninger

Hvis arbejdet ønskes gennemført i perioden 1. november til 31. marts, kan der påregnes udgifter til vinterforanstaltninger. Posten til vinterforanstaltninger kan anvendes i de situationer, hvor det er muligt at estimere et konkret behov, hvis det f.eks. på forhånd vides, at der er behov for at etablere dræn, telte, mv.

Vinterforanstaltninger er de foranstaltninger som er nødvendige for, at undersøgelsen kan gennemføres under hensyn til fortidsminder og arbejdsmiljø. For denne type foranstaltninger er det muligt at estimere et forbrug. I estimatet tages der udgangspunkt i karakteren og sårbarheden af de konkrete fortidsminder der skal undersøges, og de foranstaltninger som er påkrævet for, at kunne gennemføre arbejdet i vinterperioden.

Vinterforanstaltninger kan for eksempel være vintermåtter og anden frostsikring, gang- og køreplader, kunstig belysning, fast strøm til skurvogn, pumper og dræn til afvanding af felt, afskærmning og arbejdstelte samt timer til op- og nedtagning af samme.

Der kan ligeledes afsættes midler til ekstra maskine- og mandskabstimer til afrensning af udgravningsflade og udgravning af frosthårde anlæg. Ovenstående kan anføres i budgettet ud fra et estimat af, hvad der rimeligvis kan forventes at være nødvendigt for at gennemføre den konkrete undersøgelse i vinterperioden og under normale danske vinterforhold.

Hvis bygherre oprindeligt har meddelt, at arbejdet ønskes gennemført uden for vinterperioden (1. november til 31. marts), og bygherre efterfølgende meddeler, at arbejdet ønskes udført i vinterperioden, er der tale om ændrede forudsætninger for undersøgelsen. Det betyder, at museet kan fremsende nyt budget til styrelsen, hvor der er påført udgifter til vinterforanstaltninger.

Det er ikke muligt, at ompostere fra post VI. Udgifter til vinterforanstaltninger, til budgettets øvrige poster.

VI. Vinterforanstaltninger kan anvendes i perioden 1. november til 31. marts.

Stednavn, museets j.nr. samt styrelsens j.nr. overføres automatisk fra budgettet til regnskabet.

Øverst i regnskabet angives det endelige undersøgte areal.

Regnskabets poster svarer til budgettets.

Her beregnes afvigelsen mellem budget og regnskab. Hvis udgifterne i det endelige regnskab er højere end budgetteret eller er væsentligt lavere end det godkendte beløb, kræves en nærmere regnskabsredegørelse. Denne kan afgives i feltet nederst på arket eller i et vedhæftet dokument.

En afvigelsesforklaring er som udgangspunkt relevant, hvis det endelige forbrug af en budgetpost afviger med mere end 20 pct. i forhold til det godkendte budgetbeløb. Der redegøres ligeledes for omposteringer mellem budgettets poster.

Styrelsen kan til enhver tid kræve uddybende redegørelser for museets forbrug på bygherrebetalte undersøgelser.

Både regnskabsredegørelsen og beretningen lægges til grund, når regnskabet skal godkendes.

Ved væsentligt ændret arkæologisk potentiale benyttes henvendelsesblanketten til at fremsende en henvendelse vedrørende en eksisterende sag.

Henvendelsesblanketten kan ligeledes anvendes ved anmodning om hastebehandling, eftersendelse af bygherreskema eller øvrige henvendelser vedr. eksisterende sager.

Link til henvendelsesblanketten findes under skemaets første fane.