Folkehøjskoler. Afrapportering for tilskud over 100.000 kr. til og med 500.000 kr.
Hvis I har modtaget et tilskud over 100.000 kr. til og med 500.000 kr., skal I indsende et regnskab, som er underskrevet af tilskudsmodtager og en regnskabskyndig person. I kan også vælge at få regnskabet revideret af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner.
Regnskabet skal indsendes elektronisk. I kan finde blanket til indsendelse i boksen til højre på denne side.
Når I har indsendt blanketten, vil I automatisk modtage en kvittering for indsendelsen på den e-mail adresse, I har oplyst i blanketten.
Slots- og Kulturstyrelsen kan i forbindelse med sin kontrol af tilsagn om kompensation i forbindelse med COVID-19 indhente oplysninger fra andre myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
Slots- og Kulturstyrelsen vil desuden i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder. Vi videregiver kun dine personoplysninger til tredjemand, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed. Du kan finde Slots- og Kulturstyrelsens persondatapolitik her: https://slks.dk/persondatapolitik/
Slots- og Kulturstyrelsen vil efterfølgende gennemgå det indsendte, og I vil høre fra os senest otte uger efter indsendelsen.
Skabelon til udarbejdelse af regnskab
Regnskabet skal udarbejdes i en af de to regnskabsskabeloner til enten:
- gennemgang ved regnskabskyndig
eller - revision ved revisor, som I finder til højre på denne side.
- enten: udskrives, underskrives i hånden, scannes, gemmes på jeres computer og vedhæftes blanketten
- eller: gemmes på jeres computer og underskrives med MitID fx via PENNEO, hvor underskrifterne er juridisk bindende.
Revisorerklæring
Revisor skal afgive en underskrevet erklæring om regnskabet. Til denne anvendes skabelonen til højre på denne side.
Regnskabet skal indeholde følgende:
- Opgørelse over alle udgifter i den periode, der er søgt om kompensation for.
- Opgørelse over alle indtægter i den periode, der er søgt om kompensation for.
- Opgørelse over tabt deltagerbetaling
- Tre underskrifter med dato: en fra højskolens forstander, en fra højskolens bestyrelsesformand og en fra en regnskabskyndig. Nedenfor findes en vejledning, som skal gives til regnskabskyndig sammen med regnskabet i forbindelse med gennemgangen af regnskabet.
Følgende dokumenter skal indsendes sammen med regnskabet samt revisorerklæring og vedhæftes den elektroniske blanket. Dokumenterne skal indsendes i pdf-format:
- Skolens godkendte årsplan for skoleåret 2019/20.
- Elevliste for kursusugen, hvor eleverne blev sendt hjem (09. marts 2020 - kalenderuge 11).
- En opgørelse over det forventede antal deltagere på kurset eller dokumentation for det faktiske antal tilmeldte til kurset i form af elevliste.
Opgørelsen over forventede antal deltagere beregnes ud fra det forventede antal elever i de planlagte antal uger. Ved forventede antal deltagere forstås det antal elever, som skolen med rimelighed kan forvente på det pågældende kursus, enten ud fra en liste over antal tilmeldte elever eller med udgangspunkt i et tilsvarende kursus sidste år. Elevliste eller anden dokumentation for antal elever fra tilsvarende kursus i 2019 vedhæftes som dokumentation.
Vejledning til regnskabsaflæggelse
Udgifter opgøres som de samlede udgifter i 2019 divideret med det antal måneder, I har søgt kompensation for, fratrukket 12 % (estimeret besparelse på mad, el, vand og varme under nedlukningen) i de måneder, hvor højskolen har været lukket, og 6 % i de måneder, hvor højskolen har været delvist/helt åbnet efter den generelle genåbning af højskolerne *. Afskrivninger samt udgifter til revision ifm. afrapportering for tilskuddet medregnes. Udgifter afholdt via indtægter fra særskilte offentlige puljer og fonde samt finansielle udgifter skal ikke medregnes.
* Såfremt der afholdes et godkendt højskolekursus i den periode, der søges kompensation for efter den generelle genåbning af højskolerne, forstås skolen som værende delvist/helt åbnet. Såfremt skolen er delvist/helt åbnet efter den generelle genåbning af højskolerne, fratrækkes i stedet 6 % i kompensationsperioden fra d. 08. juni 2020 – 08. august 2020.
Indtægter i kompensationsperioden er indtægter fra kommunale tilskud, andre offentlige tilskud, indtægter fra hjælpepakker i forbindelse med Covid-19 mv., indtægter fra deltagerbetaling til kurser efter genåbning af højskolen samt øvrige indtægter. Indtægter fra særskilte offentlige puljer og fonde samt finansielle indtægter skal ikke medregnes.
Ved regnskabsaflæggelse opgøres de faktiske udgifter på følgende måde:
Udgifter i kompensationsperioden minus indtægter i kompensationsperioden = faktiske udgifter
Efterregulering
Ved regnskabsaflæggelse vil Slots- og Kulturstyrelsen beregne det endelige tilskudsberettigede beløb og evt. foretage en efterregulering baseret på den tabte deltagerbetaling og de faktisk afholdte udgifter. Efterreguleringen kan evt. betyde, at det tidligere udbetalte aconto kompensationsbeløb suppleres eller reduceres.
Kompensation beregnes som 90 pct. af den tabte deltagerbetaling. Den endelige kompensation for tabt deltagerbetaling kan ikke overstige de faktiske afholdte udgifter i perioden, som ikke allerede er dækket andre indtægter.
Det resterende beløb af den endeligt beregnede kompensation, som ikke blev udbetalt i forbindelse med den foreløbige kompensation, udbetales til den NemKonto, der er knyttet til højskolens CVR-nummer.
I tilfælde af reduktion, vil Slots- og Kulturstyrelsen anmode om tilbagebetaling af den del af den udbetalte kompensation, der overstiger den efterregulerede kompensation.
Herudover kan Slots- og Kulturstyrelsen kræve helt eller delvis tilbagebetaling af tilskud, såfremt betingelserne for tildeling af kompensation ikke er opfyldt.
Regnskabskyndiges underskrift
Når I har udarbejdet og underskrevet regnskabet, skal det tjekkes og underskrives af en regnskabskyndig person.
Hvem kan være medunderskriver som regnskabskyndig?
Begrebet regnskabskyndig anvendes i bekendtgørelsen som alternativ til revisor. Det er for at give mulighed for, at kontrol af regnskaber for tilskud på under 500.000 kr. kan ske af en ikke faguddannet revisor, da det kan betyde en besparelse af tid og penge for tilskudsmodtager.
Der er to karakteristika, der bør være opfyldt, for at man kan tale om, at en person kan udfylde ”rollen” som regnskabskyndig: Uafhængighed og kompetence.
Uafhængighed vil sige, at den regnskabskyndige/kontrolløren ikke kan være den samme, som underskriver regnskabet eller løser opgaver, som er en del af projektet, herunder bogføringsopgaven. Dvs. at den regnskabskyndige/kontrolløren ikke kan være den samme, som den der har lavet regnskabet. Hensigten er, at det er ”andre øjne”, der gennemgår projektet og at den pågældende med sin underskrift giver en øget sikkerhed for, at der ikke foreligger væsentlige mangler, fejl eller misbrug.
- Kompetence vil sige, at vedkommende skal have en faglig kompetence til at gennemgå regnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det betyder, at gennemgangen skal ske under iagttagelse af bestemmelserne i § 7 i bekendtgørelse nr. 651 af 18/05/2020 om udmøntning af kompensation for tabt deltagerbetaling til folkehøjskoler, den folkeoplysende voksenundervisning, daghøjskoler og Folkeuniversitetet som følge af Covid-19. Dvs. at den regnskabskyndige i et passende omfang skal efterprøve, om:
- Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
- Tilskudsbetingelserne i bevillingsbrevet er opfyldt
- Tilskuddet er anvendt efter formålet
- Tilskudsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
Det er tilskudsmodtageres ansvar, at den valgte regnskabskyndige opfylder ovenstående krav.
Vejledning til den regnskabskyndige
Vi har udarbejdet en vejledning, som du som tilskudsmodtager kan vedlægge til den regnskabskyndige, der skal efterprøve regnskabet.
Hent vejledning til den regnskabskyndige.
Behold jeres bilag
Vi vil ikke have bilag, kvitteringer mv. sammen med regnskabet. Men Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen kan bede om dokumentation i fem år fra udgangen af det år, hvor kompensationen er udbetalt. I skal derfor gemme regnskabsmateriale, dvs. bilag og kvitteringer i den periode.
Læs bekendtgørelserne
I skal aflægge regnskab efter reglerne i bekendtgørelserne om udmøntning af kompensation for tabt deltagerbetaling til folkehøjskoler, den folkeoplysende voksenundervisning, daghøjskoler og Folkeuniversitetet som følge af Covid-19 fra Kulturministeriet.