Afrapportering for forudbetalt tilskud fra pulje til refusion for rabat på billetter og deltagerbetaling for kultur- og idrætsaktiviteter

Fristen for aflæggelse af regnskab var den 9. november 2020.

OBS: Der aflægges regnskab på baggrund af den faktisk ydede rabat i regnskabsperioden. 

I henhold til aktstykke 247 af 23. juni 2020 om 'Aftale om sommerpakken af juni 2020' (jf. afsnit b om Kulturoplevelser i den danske sommer - refusionsordning på billetter og deltagerbetaling for kultur- og idrætsaktiviteter i skolernes sommerferie 2020 som følge af COVID-19) skal: 

• Modtagere af tilskud* på 100.000 kr. eller derunder afgive en erklæring til Kulturministeret om, at tilskuddet er anvendt efter formålet, og at betingelserne for tilskuddet i øvrigt er opfyldt, således som de er fastsat i bevillingsbrevet fra Kulturministeriet.
• Modtagere af tilskud på mere end 100.000 kr. aflægge regnskab over for Kulturministeriet.
• Regnskab for tilskud på mere end 100.000 kr. men højst 500.000 kr. enten være gennemgået og underskrevet af en regnskabskyndig person eller være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner.
• Regnskab for tilskud på mere end 500.000 kr. være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner.

*Med tilskud menes i denne ordning refusion for rabat ydet på entrébilletter eller deltagerbetaling. 

Kulturministeriet kan som led i stikprøvekontrol kræve, at modtagere af tilskud på 100.000 kr. eller derunder skal aflægge regnskab over for Kulturministeriet. Regnskab for tilskud på 100.000 kr. eller derunder skal ikke være revideret. 

Denne vejledning beskriver, hvordan disse krav opfyldes.

Afrapportering for refusionsbeløb på 100.000 kr. eller derunder

Har du modtaget og realiseret refusionsberettiget rabat på 100.000 kr. eller derunder, skal du erklære, at tilskuddet er anvendt fuldt ud til formålet og i overensstemmelse med eventuelle krav i bevillingsbrevet. Det oplyses endvidere i erklæringen, hvor stort et beløb, der er anvendt til nedsættelse af billetpris/deltagerbetaling i forhold til det udbetalte tilskud, så der kan foretages en efterregulering af refusion.

Når du har indsendt den elektroniske erklæring, vil du modtage en kvittering for indsendelsen på din e-mail adresse. Herefter vil Slots- og Kulturstyrelsen i tilfælde af mindreforbrug anmode om tilbagebetaling af den del af den udbetalte refusion, der overstiger den efterregulerede refusion, eller udbetale refusion svarende til et evt. merforbrug.

Du skal være opmærksom på, at Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen udtager en andel af tilskudsmodtagerne til stikprøve. Vi kontakter dig, hvis du er udtaget til stikprøve. Erklæringen er en elektronisk blanket, hvor du skal oplyse:

• CVR-nr
• P-nummer
• Navn på forening, insitution eller virksomhed
• Journalnummer (fremgår af bevillingsbrevet)
• Forudbetalt refusionsbeløb
• Realiseret refusionberettiget rabat
• E-mail adresse
• Erklæring signeres ved indsendelse med Mitid

Erklæring om afgivet rabat på billetter og deltagerbetaling, 100.000 kr. og derunder. 

Se erklæring som pdf-fil (Kan ikke udfyldes)

Hvad vil det sige at afgive en erklæring om anvendelse af tilskuddet?

Når du afgiver erklæringen, står du inde for, at tilskuddet er anvendt til det formål, det er bevilget til, og at betingelser for anvendelse af tilskuddet er opfyldt. Betingelserne fremgår af bevillingsbrevet. Bemærk, at afgivelse af urigtig erklæring kan straffes efter straffelovens § 163.

Stikprøve

Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen udtager en andel af tilskuddene til stikprøve og beder om et regnskab for den realiserede rabat på billetter/deltagerbetaling. Hvis din sag bliver udtaget til stikprøve, får du besked om dette inden for tre uger, efter vi har modtaget din erklæring. Vi vil vejlede dig i, hvordan sådan et regnskab skal se ud, hvis det bliver relevant.

Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen udtager også en andel af tilskuddene på 100.000 kr. eller derunder, som er tildelt efter den 9. august på baggrund af ansøgers realiserede refusionsberettigede rabat. Denne stikprøveudtagelse sker efter ansøgningsfristens udløb den 9. september, hvorefter de udvalgte får besked inden for tre uger.

Behold dine kvitteringer

Vi vil ikke have bilag, kvitteringer mv. sammen med regnskabet. Men Kulturministeriet/Slots-og Kulturstyrelsen kan bede om dokumentation i fem år fra udgangen af det år, hvor refusionen er udbetalt. Du skal derfor gemme regnskabsmateriale, dvs. bilag og kvitteringer i den periode.

Afrapportering for refusionsbeløb over 100.000 kr. til og med 500.000 kr. 

Har du modtaget et refusionsbeløb og realiseret refusionsberettiget rabat over 100.000 kr. til og med 500.000 kr., skal du afrapportere med et regnskab og en beretning, som begge skal indsendes i den obligatoriske regnskabsskabelon. Regnskabet og beretningen i den udfyldte regnskabsskabelon skal redegøre for billetsalget/deltagerbetalingen med den refusionsberettigede rabat og indfrielsen af de eventuelle krav, der er fastsat i bevillingsbrevet. Regnskabet skal endvidere oplyse, hvor stort et beløb, der er anvendt til refusionsberettiget nedsættelse af billetpris/deltagerbetaling i forhold til det udbetalte tilskud, så der kan foretages en efterregulering af refusion. Regnskabet skal både underskrives af tilskudsmodtager og af en regnskabskyndig person. I kan også vælge at få regnskabet revideret af en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor eller af et revisionsorgan der udfører revision for kommuner eller regioner. Hvis I vælger det henvises til næste afsnit vedr. refusionsbeløb over 500.000 kr.

• Regnskab og erklæring skal indsende elektronisk via dette skema
• Regnskab og beretning som pdf-fil (Kan ikke udfyldes)
• Obligatorisk regnskabsskema 100.000 kr. - 500.000 kr. (Excel)

Når du har indsendt blanketten, modtager du automatisk en kvittering for indsendelsen på den e-mail adresse, du har oplyst i blanketten. Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen vil efterfølgende gennemgå det indsendte, og du vil høre fra os senest otte uger efter indsendelsen, herunder om udbetaling af yderligere refusionsbeløb eller krav om tilbagebetaling.

Inden du går i gang med at udarbejde dit regnskab

Hav den udfyldte budgetskabelon, som du indsendte med ansøgningen, klar.

Se om der stilles særlige krav til afrapportering i bevillingsbrevet. Det skal indgå i regnskabet eller i beretningen, hvordan disse krav er opfyldt.

Obligatorisk skabelon til udarbejdelse af regnskab

Regnskabet SKAL udarbejdes i den regnskabsskabelon, du finder ovenfor. Her finder du også blanket til indsendelse. BEMÆRK, at der ikke må indsendes Numbers.

Når du har udfyldt den obligatoriske regnskabsskabelon, skal den 

• Enten udskrives, underskrives i hånden, scannes, gennem på din computer og vedhæftes blanketten sammen med beretningen
• eller gemmes på din computer og underskrives med MitID fx via PENNEO, hvor underskrifterne er juridisk bindende. 

Regnskabet skal indeholde følgende:

• Budget- og regnskabsoplysninger, som specifikt angår billetsalget/deltagerbetalingen. Dvs: 
  • Budgetteret billetsalg/deltagerbetaling
  • Forudbetalt refusion fra Slots- og Kulturstyrelsen
  • Regnskab over realiseret billetsalg/ deltagerbetaling (fordelt på billettyper/ typer af deltagerbetaling, hvis relevant)
  • Afgivet refusionsberettiget rabat i alt
  • Beløb til efterregulering
  • To underskrifter med dato: en fra tilskudsmodtager og en fra en regnskabskyndig. Nedenfor findes en vejledning, som gives til regnskabskyndig sammen med regnskabsarket i forbindelse med gennemgang af regnskabet.

I samme excelark som regnskabet skal udfyldes en beretning. Beretningen findes på et separat faneblad. I beretningen skal der redegøres for følgende:

• Er nedbringelse af billetpriser/ deltagerbetaling udført i overensstemmelse med ansøgning og det formål tilskuddet er bevilliget til?
• En kort beskrivelse af, hvordan tilskuddet er anvendt
• En kort beskrivelse af det realiserede mersalg/mindresalg i forhold til budgetterede

Regnskabskyndiges underskrift

Når du har udarbejdet og underskrevet regnskabet, skal det tjekkes og underskrives af en regnskabskyndig person.

Hvem kan være medunderskriver som regnskabskyndig? 

Gennemgang ved regnskabskyndig anvendes som alternativ til revision. Det er for at give mulighed for at kontrol af regnskaber for tilskud på under 500.000 kr. kan udføres af en ikke faguddannet revisor, da det kan betyde en besparelse af tid og penge for tilskudsmodtager.

Der er to karakteristika, der bør være opfyldt for at man kan tale om, at en person kan udfylde ”rollen” som regnskabskyndig: Uafhængighed og kompetence.

Uafhængighed vil sige, at den regnskabskyndige/ kontrolløren ikke kan være den sammen, som underskriver regnskabet eller udfører bogføringsopgaver hos tilskudsmodtager. Dvs. at den regnskabskyndige/ kontrolløren ikke kan være den samme, som den der har lavet regnskabet. Hensigten er, at det er 'andre øjne', der gennemgår regnskabet og, at den pågældende med sin underskrift givet en øget sikkerhed for, at der ikke foreligger væsentlige mangler, fejl eller misbrug. 

Kompetence vil sige, at vedkommende skal have en faglig kompetence til at gennemgå regnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det betyder, at den regnskabskyndige skal kunne efterprøve, om:

• Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl eller mangler
• Tilskudsbetingelserne i bevillingsbrevet er opfyldt 
• Tilskuddet er anvendt efter formålet 
• Tilskudsmodtager har 'taget skyldige økonomiske hensyn' dvs. ageret økonomisk fornuftigt
• De oplysninger, som tilskudsmodtager har meddlet Kulturministeriet om opfyldenlsen af aktivitetens formål, er dokumenteret.

Det er tilskudsmodtageres ansvar, at den valgte regnskabskyndige opfylder kravene om uafhængighed og kompetence. 

I bilag til denne vejledning findes en kort vejledning, som du som tilskudsmodtager kan give til den regnskabskyndige, der skal efterprøve regnskabet. 

Behold dine kvitteringer

Vi vil ikke have bilag, kvitteringer mv. sammen med regnskabet. Men Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen kan bede om dokumentation i fem år fra udgangen af det år, hvor refusionen er udbetalt. Du skal derfor gemme regnskabsmateriale, dvs. bilag og kvitteringer i den periode. 

Afrapportering for refusionsbeløb over 500.000 kr. 

Har du modtaget et refusionsbeløb og realiseret refusionsberettiget rabat på over 500.000 kr., skal du afrapportere med et regnskab samt en beretning, som begge skal indsendes i den obligatoriske regnskabsskabelon. Regnskabet skal endvidere oplyse, hvor stort et beløb, der er anvendt til refusionsberettiget nedsættelse af billetpris/deltagerbetaling i forhold til det udbetalte tilskud, så der kan foretages en efterregulering af refusion. Regnskabet skal være revideret af en statsautoriseret revisor, en registreret revisor eller et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner.

Revision indebærer i denne sammenhæng, at det - i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, idet revisionen udføres på grundlag af bestemmelserne i aktstykke 247 af 23/06/2020 om Aftale om sommerpakken af juni 2020 - efterprøves, om:

• Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl of mangler
• Tilskudsbetingelserne i bevillingsbrevet er opfyldt
• Tilskuddet er anvendt efter formålet
• De oplysninger, som tilskudsmodtager har meddelt Kulturministeriet om opfyldelsen af aktivitetens formål og mål, er dokumenterede.

Revisor skal afgive en underskrevet erklæring om regnskabet. Til denne anvendes skabelonen nedenfor.

• Regnskab og beretning skal indsendes elektroniks via dette skema
• Regnskab og beretning (Kan ikke udfyldes)
• Obligatorisk regnskabsskema og beretning over 500.000 kr. (Excel)
• Obligatorisk revisorerklærings skabelon (eller tilsvarende)
  Når du har indsendt blanketten, modtager du en kvittering for indsendelsen på den e-mail adresse, du har oplyst i blanketten. Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen vil efterfølgende gennemgå det indsendte, og du vil høre fra os senest otte uger efter indsendelsen, herunder om udbetaling af yderligere refusionsbeløb eller krav om tilbagebetaling.

Inden du går i gang med at udarbejde dit regnskab

Hav den budgetskabelon, som du indsendte med ansøgningen, klar. Hvis du senere har fået godkendt et justeret budget, skal du have det klar. BEMÆRK, at der ikke må indsendes Numbers.

Se om der stilles særlige krav til afrapportering i bevillingsbrevet. Det skal indgå i regnskabet eller i beretningen, hvordan disse krav er opfyldt.

Regnskabet skal indeholde følgende:

• Budget- og regnskabsoplysninger, som specifikt angår billetsalget/deltagerbetalingen. Dvs: 
  • Budgetteret billetsalg/deltagerbetaling
  • Forudbetalt refusion fra Slots- og Kulturstyrelsen
  • Regnskab over realiseret billetsalg/ deltagerbetaling (fordelt på billettyper/ typer af deltagerbetaling, hvis relevtant)
  • Afgivet refusionsberettiget rabat i alt
  • Beløb til efterregulering
  • To underskrifter med dato: en fra tilskudsmodtager og en fra en revisor. Dvs. en statsautoriserede revisor, en registreret revisor eller et revisororgan, der udfører revision for kommuner eller regioner. 

  I samme excelark som regnskabet skal udfyldes en beretning. Beretningen findes på et separat faneblad. I beretningen skal der redegøres for følgende:

  • Er nedbringelse af billetpriser/ deltagerbetaling udført i overenstemmelse med ansøgning og det formål tilskuddet er bevilliget til?
  • En kort beskrivelse af, hvordan tilskuddet er anvendt
  • En kort beskrivelse af det realiserede mersalg/mindresalg i forhold til budgetterede.

Behold dine kvitteringer

Vi vil ikke have bilag, kvitteringer mv. sammen med regnskabet. Men Kulturministeriet/Slots- og Kulturstyrelsen kan bede om dokumentation i fem år fra udgangen af det år, hvor refusionen er udbetalt. Du skal derfor gemme regnskabsmateriale, dvs. bilag og kvitteringer i den periode.

Bilag

Vejledning til regnskabskyndiges gennemgang af regnskaber

Som regnskabskyndig skal du tjekke følgende:

Er regnskabet uden fejl og mangler?

1. omfatter regnskabet de krævede oplysninger og beløb?
2. Er sammentællingerne i regnskabet korrekte?
3. Stemmer de angivne beløb overens med bilag? (evt. stikprøve)

Er aktiviteten dokumenteret?

1. Dokumentation for billetsalg, deltagerbetaling m.v.

Er tilskuddet anvendt til formålet?

1. Dokumentation for at tilskuddet er anvendt til formålet
2. Tjek om der i bevillingsbrevet er opstillet andre vilkår for tilskuddet, og om disse er opfyldt

Som regnskabskyndig kan du bede tilskudsmodtager om yderligere oplysninger og dokumentation. Kontrol af mange bilag kan ske stikprøvevist.