Midlertidig lønkompensationsordning til foreninger, selvejende institutioner og fonde mv. på Kulturministeriets og Børne- og Undervisningsministeriets område med primært offentlig finansiering, der er i økonomisk krise som følge af COVID-19

Hvis I har modtaget kompensation fra den midlertidige lønkompensationsordning, er I forpligtet til at indsende afrapportering til Slots- og Kulturstyrelsen. At afrapportere på lønkompensationsordningen betyder, at I skal indberette en række oplysninger om den periode, I har modtaget lønkompensation for. I har fået udbetalt kompensation på baggrund af jeres forventninger om institutionens hjemsendelsesbehov mv. Når I afrapporterer, skal I oplyse, hvor mange medarbejdere der faktisk har været hjemsendte i kompensationsperioderne, således at Slots- og Kulturstyrelsen kan udregne jeres endelige korrekte kompensationsbeløb. Dette beløb kan være højere eller lavere end det beløb, I fik udbetalt på ansøgningstidspunktet.

Fristen for afrapportering er den 19. april 2022.

Bemærk, at hvis I har modtaget lønkompensation for mere end én ansøgning, skal der indsendes en afrapportering for hver af ansøgningerne.

Kommunale institutioner skal afrapportere på lønkompensationsordningen for kommunale institutioner mv.

Afrapporteringen signeres ved indsendelse med NemID. Find en vejledning til NemID Medarbejdersignatur her

Vær særlig opmærksom på

Brug sikkert link

Hvis I får brug for at stille Slots- og Kulturstyrelsen spørgsmål om, hvordan beregningsmodellen til jeres afrapportering skal udfyldes, er det meget vigtigt, at I bruger dette sikre link til at indsende eventuelle eksempler på udfyldte beregningsmodeller. Det er vigtigt, fordi beregningsmodellen indeholder jeres medarbejderes CPR-numre, der ikke må indsendes via almindelig e-mail.

Stil spørgsmål til Slots- og Kulturstyrelsen om beregningsmodeller via et sikkert link

Opsparede løndele

Siden lønkompensationsordningen blev etableret i 2020, er der indført en præcisering af lønbegrebet, som gør det muligt at medregne opsparede løndele i kompensationen. Din institutions kompensation er baseret på den bruttoløn, der fremgår af eIndkomst. I særlige tilfælde kan din institution have opsparede løndele, som ikke er indberettet i eIndkomst og som derfor ikke på ansøgningstidspunktet er indgået i udregningen af institutionens kompensation.

Du kan vælge at medregne disse opsparede løndele, som for eksempel kan bestå af opsparede feriemidler, søgnehelligdagsbetaling og fritvalgsordning. For den første kompensationsperiode (9. marts 2020 til 29. august 2020) kan der også medregnes opsparede feriemidler i perioden, hvor den gamle ferielov var gældende.

Du skal dog være opmærksom på følgende, hvis du medregner opsparede løndele:

  • De tilsvarende udbetalte løndele vil blive fratrukket din kompensation. Du kan se et eksempel nedenfor.
  • Du skal medregne de opsparede løndele for alle de kompensationsperioder, hvor du har modtaget lønkompensation. Dette gælder også bagudrettet, når du afrapporterer for tidligere kompensationsperioder. Det skal sikre, at du ikke modtager dobbeltkompensation—og således både bliver kompenseret for de opsparede løndele og de udbetalte.
  • Du skal medregne opsparede løndele for samtlige ansatte med samme ansættelsesforhold eller i samme stillingskategorier. Du kan altså ikke medregne opsparede løndele for nogle ansatte og ikke for andre i samme stillingskategori.
  • Du skal dokumentere de opsparede løndele for hver enkelt omfattet medarbejder i form af lønsedler, kontrakter eller lignende.
  • Når du afrapporterer, skal de opsparede løndele attesteres af en godkendt, uafhængig revisor. Du kan få godtgørelse for 80 % af dine revisoromkostninger til denne attestation, hvis du ikke har modtaget over 250.000 kr. i lønkompensation for den periode, du afrapporterer for, dog højst 8.000 kr. ekskl. moms.

Regneeksempel med opsparede løndele: Feriemidler

Hvis du medregner opsparede løndele, skal du udfylde ark 2 i beregningsmodellen. Her skal du angive for hver enkelt medarbejder, hvor meget de opsparede og udbetalte løndele udgør. Du kan medregne opsparede feriemidler og/eller søgnehelligdagsbetaling samt fritvalgsordning og lignende.

Den enkelte medarbejders løn, som kompensationen beregnes ud fra op- eller nedjusteres automatisk i modellens ark 1, alt efter om de opsparede løndele, du har angivet på ark 2 for den enkelte medarbejder, er højere eller lavere end de udbetalte løndele.

I følgende eksempel afrapporteres der for tre medarbejdere for kompensationsperioden 9. marts 2020 til 8. juli 2020. Alle tre er i samme medarbejdergruppe, for eksempel samme stillingskategori. Der skal derfor medregnes opsparede løndele for alle tre medarbejdere eller ingen af dem. Medarbejder A har ikke afholdt ferie i perioden. Medarbejder B har afholdt ferie i perioden og har fået udbetalt 2.600 kr. Medarbejder C har også afholdt ferie og har fået udbetalt 10.000 kr. Samtidig har du opsparet løndele for 1.200 kr. pr. måned for hver af de tre medarbejder.

Medarbejdere

Opsparet ferie

Udbetalt ferie i kompensationsperioden

Medarbejder A

4.800 kr.

0 kr.

Medarbejder B

4.800 kr.

2.600 kr.

Medarbejder C

4.800 kr.

10.000 kr.

Total

14.400 kr.

12.600 kr.

 

I alt har du opsparet løndele for 14.400 kr. Du har udbetalt ferie for 12.600 kr. I dette tilfælde kan det umiddelbart godt betale sig at medregne opsparede feriemidler. Vær opmærksom på, at dette kan ændre sig, når du opgør opsparede og udbetalte feriemidler for alle de kompensationsperioder, hvor du har modtaget lønkompensation. Husk, at hvis I medregner opsparede løndele i kompensationsgrundlaget, medfører det krav om attestation fra en godkendt, uafhængig revisor i afrapporteringen. Hvis I modtager mindre end 250.000 kr. i kompensation, får I dog godtgjort maks. 8.000 kr. ekskl. moms af revisoromkostningerne.

Se mere om den revisorerklæring, I skal udfylde, hvis I vil medtage opsparede løndele, under punkt 6 i afsnittet ”Hvordan afrapporterer vi?”

Hvordan afrapporterer vi?

At afrapportere for lønkompensation betyder, at I skal indsende følgende materiale:

1. BEREGNINGSMODEL

I skal indsende en ny beregningsmodel, som svarer til den eller de kompensationsperioder, I valgte i jeres ansøgning. Beregningsmodellen skal indeholde følgende oplysninger:

  • Udbetalt kompensation i alt ved ansøgning. Beløbet skal anføres ekskl. godtgørelse af omkostninger til revisorerklæring.
  • CPR-nummer for hver hjemsendte medarbejder
  • Fulde navn for hver hjemsendte medarbejder
  • Begrundelse for hjemsendelse
  • Faktisk periode start og Faktisk periode slut. Her angives den faktiske periode, hvor hver enkelt ansat var hjemsendt uden at arbejde.
  • Ansættelsesforhold
  • Faktisk månedsløn
  • Faktiske godtgjorte lønudgift. Angives pr. måned.
  • Faktiske beskæftigelsesgrad i timer
  • Faktiske antal ubetalte fridage og dage på arbejde. Angives for hver måned, ellers 0 (nul) kr. Modellen fratrækker automatisk de kalenderdage, der ikke er kompensationsberettigede i perioden.

Beregningsmodeller

2. TRO- OG LOVEERKLÆRING (docx)

Ansøgers bestyrelse eller direktion skal på tro og love erklære, at de afgivne oplysninger er korrekte. Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske skabelon skal anvendes.

3. DOKUMENTATION FOR HJEMSENDELSE

Institutionen skal indsende dokumentation for, at de ansatte har været sendt hjem uden arbejde. Dette kan fx være i form af skriftlige adviseringer/instrukser af/for hver af de kompenserede hjemsendte medarbejdere.

4. DOKUMENTATION FOR FORPLIGTELSE TIL AT UDBETALE LØN

I skal dokumentere institutionens aftaleretlige forpligtelse til at udbetale løn. Dette kan være i form af ansættelseskontrakter for hver af de kompenserede hjemsendte medarbejdere.

Bemærk: Institutionen skal på forlangende udlevere yderligere oplysninger til Slots- og Kulturstyrelsen med henblik på efterfølgende kontrol af den udbetalte kompensation. Slots- og Kulturstyrelsen fastsætter en frist for afgivelsen af de yderligere oplysninger.

Er der behov for det til brug for kontrollen, kan Slots- og Kulturstyrelsen efter det gældende regelgrundlag indhente oplysninger fra relevante offentlige registre, herunder Skatteforvaltningen.

5. AFRAPPORTERINGSSKEMA

I skal udfylde afrapporteringsskemaet, som I finder til højre på denne side.

I afrapporteringsskemaet skal I:

  • oplyse om institutionens lønudgifter for den enkelte ansatte er kompenseret på anden vis, for eksempel gennem offentlig refusion, i den periode, der er søgt om kompensation for
  • oplyse, om institutionen har foretaget afskedigelser begrundet i økonomiske forhold i den periode, der er søgt om kompensation for
  • oplyse, om institutionen har været part i en lovligt varslet og iværksat hovedkonflikt i den periode, der er søgt om kompensation for.

Desuden skal I oplyse, om der er en faglig repræsentant i institutionen. Den faglige repræsentant kan ofte sidestilles med en tillidsrepræsentant eller en medarbejderrepræsentant, som er valgt af de ansatte. Hvis de hjemsendte ansatte har en faglig repræsentant, skal I oplyse dennes navn og mailadresse. Hvis de hjemsendte medarbejdere repræsenteres af forskellige faglige repræsentanter, skal I oplyse alle relevante, faglige repræsentanters navn og mailadresse.

Slots- og Kulturstyrelsen kan kontakte den faglige repræsentant og anmode om en attestation om, at de pågældende ansatte har været hjemsendt uden arbejde i den periode, hvor der er søgt om lønkompensation for hver enkelt medarbejder.

Er der ikke en faglig repræsentant i jeres institution, kan den relevante faglige organisation gøre indsigelser. Jeres hjemsendte medarbejdere bliver informeret om denne mulighed af Slots- og Kulturstyrelsen.

Hvis der ikke er en faglig repræsentant i institutionen, skal I medsende en erklæring herom, som skal underskrives af direktionen eller jeres bestyrelse. Brug denne skabelon.

6. EVT. REVISORERKLÆRING (docx)

HVIS DER I AFRAPPORTERINGEN ER MEDREGNET OPSPAREDE LØNDELE.

Hvis der i den løn, I har angivet i beregningsmodellen ovenfor, indgår opsparede løndele, skal der indsendes en erklæring fra en godkendt revisor, hvor revisor har udført arbejdshandling 101 og 102. For tilskudsmodtagere, hvis kompensation udgør maksimalt 250.000 kr., ydes der godtgørelse for 80 % af omkostningerne til revisorerklæringen, dog højst 8.000 kr. Der skal medsendes dokumentation for revisoromkostningen i form af faktura.  

Brug af revisor

I forbindelse med behandlingen af jeres afrapportering kan Slots- og Kulturstyrelsen pålægge jer, at I skal indhente og indsende en erklæring udarbejdet af en uafhængig godkendt revisor, som skal afgive erklæring om den supplerende dokumentation. Dette gælder både fremadrettet og med tilbagevirkende kraft og sker ud fra en væsentligheds- og risikovurdering tilsvarende den gældende praksis på de øvrige kompensationsordninger.

Hvis Slots- og Kulturstyrelsen kontakter jer, og pålægger jer at indsende en revisorerklæring, skal revisor udfylde den obligatoriske skabelon til revisorerklæringen, som findes her. I skal kun indsende denne erklæring, hvis Slots- og Kulturstyrelsen pålægger jer det.

For tilskudsmodtagere, hvis kompensation udgør maksimalt 250.000 kr., ydes der godtgørelse for 80 % af omkostningerne til revisorerklæringen, dog højst 8.000 kr. Der skal medsendes dokumentation for revisoromkostningen i form af faktura.  

Bemærk, at retten til godtgørelse for revisorudgifter bortfalder, og allerede udbetalt godtgørelse skal tilbagebetales fuldt ud inden for den pågældende ordning, hvis institutionen endeligt dømmes for misbrug af ordningen.

Udveksling af information

Slots- og Kulturstyrelsen kan i sin kontrol af tilskud i forbindelse med COVID-19 indhente oplysninger fra andre myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen og relevante offentlige registre, herunder Skatteforvaltningen.

Slots- og Kulturstyrelsen vil desuden i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder. Vi videregiver kun oplysninger til tredjepart, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed.

Slots- og Kulturstyrelsen agter at kontakte alle ansatte, for hvilke institutionen har modtaget lønkompensation, med henblik på at oplyse dem om dette.

Læs Slots- og Kulturstyrelsens persondatapolitik 

Hvornår får man svar?

Når I har indsendt jeres afrapportering, vil I modtage en mail med en kvittering for indsendelsen. I skal derefter ikke foretage jer mere.

Slots- og Kulturstyrelsens behandlingstid på afrapporteringer er seks måneder, fra vi har modtaget dem.

Efterregulering

Slots- og Kulturstyrelsen kan foretage efterregulering af den udbetalte kompensation, hvis det i forbindelse med den efterfølgende kontrol viser sig, at I har modtaget mere eller mindre i kompensation, end I er berettiget til.

Tilbagebetaling

Slots- og Kulturstyrelsen kan kræve den udbetalte kompensation helt eller delvist tilbagebetalt, hvis:

  • det viser sig, at forudsætningerne for kompensationen har ændret sig væsentligt
  • den foreskrevne dokumentation ikke indsendes inden for den fastsatte frist
  • dokumentationen vurderes utilstrækkelig
  • ansøger har afgivet urigtige eller vildledende oplysninger eller har fortiet oplysninger af betydning for sagens afgørelse, herunder for beregningen af kompensationen
  • der er udbetalt for høj kompensation som følge af, at hjemsendelsen er afbrudt før udløbet af den i ansøgningen oplyste forventede hjemsendelsesperiode

Lovgrundlag

I skal afrapportere efter reglerne i bekendtgørelse nr. 340 af den 2. marts 2021 om den midlertidige lønkompensationsordning for foreninger, selvejende institutioner og fonde mv. på Kulturministeriets og Børne- og Undervisningsministeriets områder, som vedvarende modtager halvdelen eller mere af institutions ordinære driftsudgifter i offentlige tilskud med senere ændringer.

Styrelsen kan udveksle oplysninger med andre myndigheder ifølge lov nr. 2054 af den 16. november 2021 om Slots- og Kulturstyrelsens kontrol og tilsyn med covid-19-kompensationsordninger m.v. på Kulturministeriets område.

Opdateret 19. april 2022