Hent den obligatoriske regnskabsskabelon for stikprøver (xlsx)

Hvis dit tilskud er blevet udtaget til stikprøve, vil du modtage en mail om dette, efter du har indsendt din erklæring. Stikprøven indebærer, at du skal afrapportere med et regnskab og en beretning. Regnskabet og beretningen skal redegøre for aktivitetens forløb og indfrielsen af de betingelser, der er fastsat i afgørelsesbrevet.

Fristen for indsendelse af stikprøven er én måned efter du har modtaget mailen om, at du er udtaget til stikprøve.

For at kunne udfylde og indsende din stikprøve, skal du bruge:

• Afgørelsesbrevet
• Det budget, som du indsendte med ansøgningen. Hvis du senere har fået godkendt et justeret budget, skal du have det klar
• Journalnummer, som du kan finde i afgørelsesbrevet
• De bilag, som du ansøgte på baggrund af
• Det MitID, som du benyttede, da du indsendte ansøgningen.
• Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon (xlsx)

Slots- og Kulturstyrelsen kan træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Dette gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Regnskabet og beretningen skal udarbejdes i Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon. Når du åbner regnskabsskabelonen, skal du være opmærksom på, at der er tre ark, hvoraf to skal udfyldes. Regnskabsskabelonen kan udfyldes i Microsoft Excel eller Google Sheets. Bemærk, at den ikke må udfyldes i Numbers.

Regnskabet skal indeholde:

• Udgifter til honorar
• Udgifter til øvrige omkostninger i forbindelse med projektet
• Angivelse af støtte til projektet fra andre institutioner og/eller ordninger
• Oversigt over udgifter i forbindelse med projektet som er blevet dækket af andre institutioner og/eller ordninger

I samme Excel-fil som regnskabet skal du udfylde en beretning. Beretningen findes i et separat ark. 

I beretningen skal du redegøre for følgende:

• Hvordan er projektet blevet realiseret, i samarbejde med hvem, og har der været ændringer fra det oprindelige projekt?
• Er der ændringer i regnskabet i forhold til budgettet fra ansøgningen eller senest godkendte budget?
• Er der ændringer i aktiviteten, som ikke på forhånd var godkendt af Slots- og Kulturstyrelsen?

Slots- og Kulturstyrelsen kan i sin kontrol af tilskud i forbindelse med COVID-19 indhente oplysninger fra andre myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen og relevante offentlige registre, herunder Skatteforvaltningen.

Slots- og Kulturstyrelsen vil desuden i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder. Vi videregiver kun oplysninger til tredjepart, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed.

Læs Slots- og Kulturstyrelsens persondatapolitik

Når I har indsendt stikprøven, vil I modtage en mail med en kvittering for indsendelsen.

Slots- og Kulturstyrelsens sædvanlige behandlingstid på stikprøver er seks måneder fra vi har modtaget dem.

Når Slots- og Kulturstyrelsen har modtaget dit regnskab, vil det blive gennemgået. Det efterprøves om:

• Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
• Tilskudsbetingelserne i afgørelsesbrevet er opfyldte
• Tilskuddet er anvendt efter formålet
• Tilskudsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
• De oplysninger, som tilskudsmodtager har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om opfyldelsen af aktivitetens formål og mål, er dokumenterede.

Hvis du ikke har anvendt hele det tilskud, der blev bevilget til aktiviteten, vil du blive bedt om at tilbagebetale den overskydende del af beløbet.

Slots- og Kulturstyrelsen kan endvidere træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Dette gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Derudover kan Slots- og Kulturstyrelsen kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet, såfremt betingelserne for tildeling af tilskud ikke er opfyldt.

Vi beder ikke om bilag, kvitteringer eller lignende, når vi modtager dit regnskab og beretning.

Det sker dog, at vi beder om dokumentation for aktivitetens økonomi fra udgangen af det år, hvor aktiviteten er afsluttet og fem år frem. Det er derfor vigtigt, at du gemmer jeres regnskabsmaterialer, som for eksempel bilag og kvitteringer i den periode.

Du skal afrapportere efter reglerne i bekendtgørelserne for regnskab og revision for projekt- og aktivitetstilskud, BEK nr. 1479 af 22. december 2014.