Pulje 4: Nye formater i det offentlige rum for tilskud over 100.000 kr.

Hvis I har modtaget tilskud til en eller flere aktiviteter fra Pulje 4: Nye formater i det offentlige rum, er I forpligtet til at afrapportere til Slots- og Kulturstyrelsen. Hvis tilskuddet er over 100.000 kr., består afrapporteringen i, at I skal indsende et regnskab og en beretning.

Regnskabet og beretningen skal redegøre for aktivitetens forløb og indfrielsen af de betingelser, der er fastsat i afgørelsesbrevet. Regnskabet skal gennemgås og underskrives af en regnskabskyndig person eller en revisor.

Fristen for afrapportering er den 8. april 2022

For at kunne udfylde og indsende jeres afrapportering, skal I bruge:

• Jeres afgørelsesbrev
• Det budget som I indsendte med ansøgningen. Hvis I senere har fået godkendt et justeret budget, skal I have det klar
• Jeres journalnummer som I kan finde i afgørelsesbrevet
• De bilag som I ansøgte på baggrund af
• Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon. I denne skabelon findes også den obligatoriske beretning
• Regnskabskyndiges/revisors erklæring (Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske skabelon skal benyttes)
• Det MitID som I benyttede, da I indsendte ansøgningen

Nedenunder kan I læse mere om, hvordan I afrapporterer.

Klik her for at udfylde og indsende jeres afrapportering.

Hvordan afrapporterer vi?

Hvis I har modtaget tilskud til en eller flere aktiviteter fra Pulje 4: Nye formater i det offentlige rum, er I forpligtet til at afrapportere til Slots- og Kulturstyrelsen.

At afrapportere for tilskud over 100.000 kr. betyder, at I skal indsende et regnskab og en beretning, der viser, at I har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med det budget og den beskrivelse af aktiviteten, som I ansøgte på baggrund af. 

Regnskabet og beretningen skal beskrive aktivitetens forløb og redegøre for, at aktiviteten er afviklet i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i afgørelsesbrevet. Både regnskabet og beretningen skal underskrives af en regnskabskyndig person eller en revisor.

For at kunne udfylde og indsende jeres afrapportering, skal I bruge:

• Jeres afgørelsesbrev
• Det budget som I indsendte med ansøgningen. Hvis I senere har fået godkendt et justeret budget, skal I have det klar
• Jeres journalnummer som I kan finde i afgørelsesbrevet
• De bilag som I ansøgte på baggrund af
• Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon. I denne skabelon findes også den obligatoriske beretning
• Den regnskabskyndiges/revisors erklæring
• Det MitID som I benyttede, da I indsendte ansøgningen.

Klik her for at udfylde og indsende jeres afrapportering.

Slots- og Kulturstyrelsen kan træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Dette gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Hvordan udfylder vi regnskabet og beretningen?

Regnskabet og beretningen skal udarbejdes i Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon. Når I åbner regnskabsskabelonen, skal I være opmærksom på, at både beretningsfanen samt faner for afholdte aktiviteter skal udfyldes.

Regnskabsskabelonen kan udfyldes i Microsoft Excel eller Google Sheets. Bemærk, at den ikke må udfyldes i Numbers.

Regnskabet skal indeholde:

• Budgetterede omkostninger og faktiske omkostninger.
• Budgetterede indtægter og faktiske indtægter. Bemærk, at tilskuddet til det enkelte format skal indgå som en indtægt.

(OBS: Regnskabet og de angivne poster skal være sammenlignelige med de poster, der var angivet i budgettet. Bemærk dog, at tilskuddet skal indgå under budgetteret og faktisk indtægt, selvom dette ikke fremgik af budgettet fra ansøgningen).

I samme Excel-fil som regnskabet skal I udfylde en beretning. Beretningen findes i et separat ark. 

I beretningen skal I redegøre for følgende:

• Er aktiviteten udført i overensstemmelse med ansøgningen og det formål, som tilskuddet er bevilget til?
• Fandt aktiviteten sted i 2021? Hvis ikke, har Slots- og Kulturstyrelsen i så fald godkendt ændringen af afviklingsdato?
• Fandt aktiviteten sted i det offentlige rum til gavn for borgerne?
• Var aktiviteten et samarbejdsprojekt?
• Er der ændringer i budgettet fra ansøgningen eller senest godkendte budget?
• Er der ændringer i aktiviteten, som ikke på forhånd var godkendt af Slots- og Kulturstyrelsen?

Når I har udfyldt den obligatoriske regnskabsskabelon, skal den gennemgås og underskrives af en regnskabskyndig person eller en revisor. Til dette skal I anvende Slots- og Kulturstyrelsens skabelon til erklæringen, der også indeholder en vejledning til den regnskabskyndige/revisoren.

Den regnskabskyndige/revisoren skal med dato og navn skrive under på, at regnskabet og beretningen er korrekt. Den regnskabskyndige/revisoren skriver ligeledes under på at have gennemgået regnskabet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af vejledningen nederst i erklæringen.

Hent skabelonen til den regnskabskyndiges erklæring.

Hvem kan underskrive som regnskabskyndig?

Begrebet regnskabskyndig anvendes i bekendtgørelsen som alternativ til revisor. Hensigten er at give mulighed for, at kontrol af regnskaber for tilskud på under 500.000 kr. kan foretages af en ikke-faguddannet revisor, da det kan betyde en besparelse af tid og penge for tilskudsmodtager.

Der er to karakteristika, der bør være opfyldt for, at man kan tale om, at en person kan udfylde ”rollen” som regnskabskyndig: Uafhængighed og kompetence.

Uafhængighed vil sige, at den regnskabskyndige ikke kan være den samme, som underskriver regnskabet eller løser opgaver, som er en del af projektet, herunder bogføringsopgaven. Den regnskabskyndige kan derfor ikke være den, som har lavet regnskabet. Hensigten er, at det er ”andre øjne”, der gennemgår projektet, og at den pågældende med sin underskrift giver en øget sikkerhed for, at der ikke foreligger væsentlige mangler, fejl eller misbrug. Den regnskabskyndige kan godt være en del af virksomheden, så længe vedkommende er uafhængig af projektet.

Kompetence vil sige, at vedkommende skal have en faglig kompetence til at gennemgå regnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det betyder, at gennemgangen skal ske under iagttagelse af bestemmelserne i § 10, stk. 2, dvs. at den regnskabskyndige i et passende omfang skal efterprøve, om:

• Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
• Tilskudsbetingelserne i afgørelsesbrevet er opfyldt
• Tilskuddet er anvendt efter formålet
• Tilskudsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
• De oplysninger som tilskudsmodtager har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om opfyldelsen af aktivitetens formål og mål er dokumenterede.

Det er tilskudsmodtageres ansvar, at den valgte regnskabskyndige opfylder ovenstående krav.

Vær særlig opmærksom på

Statsstøtte

Jeres tilskud er tildelt efter EU’s de minimis-forordning. Såfremt I har modtaget tilskud på over 200.000 EUR (ca. 1,5 mio. kr.) i direkte støtte fra staten inden for de foregående tre løbende regnskabsår i henhold til Europa-Kommissionens regler for de minimis-støtte jf. Kommissionens forordning nr. 1407/2013 af 18. december 2013 om anvendelse af traktatens artikel 107 og 108 på de minimis-støtte inden for indeværende samt to foregående regnskabsår, regnet fra dags dato skal dette angives når I udfylder den digitale afrapporteringsblanket. I denne skal I angive oplysninger vedrørende tidligere modtaget støtte – ikke oplysninger om den aktuelle støtte, der er modtaget fra denne pulje.

Udveksling af information

Slots- og Kulturstyrelsen kan i sin kontrol af tilskud i forbindelse med COVID-19 indhente oplysninger fra andre myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.

Slots- og Kulturstyrelsen vil desuden i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder. Vi videregiver kun jeres personoplysninger til tredjepart, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed.

Læs Slots- og Kulturstyrelsens persondatapolitik 

Hvornår får I svar?

Når I har indsendt afrapporteringen, vil I modtage en mail med en kvittering for indsendelsen.

Slots- og Kulturstyrelsens behandlingstid på afrapporteringer er seks måneder fra, at vi har modtaget dem.

Tilbagebetaling

Hvis I ikke har anvendt hele det tilskud, der blev bevilget til aktiviteten, vil I blive bedt om at tilbagebetale den overskydende del af beløbet.

Slots- og Kulturstyrelsen kan endvidere træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Dette gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Derudover kan Slots- og Kulturstyrelsen kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet, såfremt betingelserne for tildeling af tilskud ikke er opfyldt.

Statsstøtte

I jeres afgørelsesbrev fremgår det, at jeres tilskud er tildelt efter EU’s de minimis-forordning.

Såfremt I har modtaget tilskud på over 200.000 EUR (ca. 1,5 mio. kr.) i direkte støtte fra staten inden for de foregående tre løbende regnskabsår i henhold til Europa-Kommissionens regler for de minimis-støtte jf. Kommissionens forordning nr. 1407/2013 af 18. december 2013 om anvendelse af traktatens artikel 107 og 108 på de minimis-støtte inden for indeværende samt to foregående regnskabsår, regnet fra dags dato, skal dette angives når I udfylder den digitale afrapporteringsblanket. I denne skal I angive oplysninger vedrørende tidligere modtaget støtte – ikke oplysninger om den aktuelle støtte, der er modtaget fra denne pulje.

Om de minimis-forordningen

De minimis-forordningen giver mulighed for at tildele en institution støtte på en værdi op til 200.000 EUR over en periode på tre løbende regnskabsår. De tre regnskabsår defineres som det år, hvor støtten tildeles, samt de to foregående regnskabsår.

Gem jeres kvitteringer

Vi beder ikke om jeres bilag, kvitteringer eller lignende, når vi modtager jeres regnskab. 

Det sker dog, at vi beder om dokumentation for aktivitetens økonomi fra udgangen af det år, hvor aktiviteten er afsluttet og fem år frem. Det er derfor vigtigt, at I gemmer jeres regnskabsmaterialer, som for eksempel bilag og kvitteringer i den periode.

Lovgrundlag

I skal afrapportere efter reglerne i bekendtgørelserne for regnskab og revision for projekt- og aktivitetstilskud, BEK nr. 1479 af 22. december 2014, aktstykke nr. 236, tiltrådt den 12. maj 2021 samt i henhold til Europa-Kommissionens regler for de minimis-støtte jf. Kommissionens forordning nr. 1407/2013 af 18. december 2013 om anvendelse af traktatens artikel 107 og 108 på de minimis-støtte.