Hvis I har modtaget tilskud til en eller flere aktiviteter fra Pulje til publikumsfremmende initiativer for institutioner med faste attraktioner, er I forpligtet til at afrapportere til Slots- og Kulturstyrelsen.

At afrapportere for tilskud på 100.000 kr. eller derover betyder, at I skal indsende et regnskab og en beretning, der viser, at I har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med det budget og den beskrivelse af aktiviteten, som I ansøgte på baggrund af. 

Regnskabet og beretningen skal beskrive aktivitetens forløb og redegøre for, at aktiviteten er afviklet i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i afgørelsesbrevet. Både regnskabet og beretningen skal underskrives af en regnskabskyndig person eller en revisor.

For at kunne udfylde og indsende jeres afrapportering, skal I bruge:

• Jeres afgørelsesbrev
• Det budget som I indsendte med ansøgningen. Hvis I senere har fået godkendt et justeres budget, skal I have det klar
• Jeres journalnummer som I kan finde i afgørelsesbrevet
• De bilag som I ansøgte på baggrund af
• Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon
• Den regnskabskyndiges/revisors erklæring
• Det MitID som I benyttede, da I indsendte ansøgningen.

Slots- og Kulturstyrelsen kan træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Dette gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Regnskabet og beretningen skal udarbejdes i Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon. Når I åbner regnskabsskabelonen, skal I være opmærksom på, at der er to faner, som begge skal udfyldes. Regnskabsskabelonen kan udfyldes i Microsoft Excel eller Google Sheets. Bemærk, at den ikke må udfyldes i Numbers.

Regnskabet skal indeholde:

• Direkte og/eller indirekte omkostninger. (OBS: Regnskabet og de angivne poster skal være sammenlignelige med de poster, der var angivet i budgettet).
• Sammentællinger af både direkte og/eller indirekte omkostninger.
• Modtaget tilskud fra puljen

I samme Excel-fil som regnskabet skal I udfylde en beretning.

I beretningen skal I redegøre for følgende:

• Er aktiviteten udført i overensstemmelse med ansøgningen og den projektbeskrivelse, som tilskuddet er bevilget til?
• Er der ændringer i budgettet fra ansøgningen eller senest godkendte budget?
• Er der ændringer i aktiviteten, som ikke på forhånd er godkendt af Slots- og Kulturstyrelsen?

Når I har udfyldt den obligatoriske regnskabsskabelon, skal den gennemgås og underskrives af en regnskabskyndig person eller en revisor. Til dette skal I anvende Slots- og Kulturstyrelsens skabelon til erklæringen, der også indeholder en vejledning til den regnskabskyndige/revisoren.

Den regnskabskyndige/revisoren skal med dato og navn skrive under på, at regnskabet og beretningen er korrekt. Den regnskabskyndige/revisoren skriver ligeledes under på at have gennemgået regnskabet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af vejledningen nederst i erklæringen.

Regnskabskyndiges erklæring findes i regnskabsskabelonen.

Begrebet regnskabskyndig anvendes i bekendtgørelsen som alternativ til revisor. Hensigten er at give mulighed for, at kontrol af regnskaber for tilskud på under 500.000 kr. kan foretages af en ikke-faguddannet revisor, da det kan betyde en besparelse af tid og penge for tilskudsmodtager.

Der er to karakteristika, der bør være opfyldt for, at man kan tale om, at en person kan udfylde ”rollen” som regnskabskyndig: Uafhængighed og kompetence.

Uafhængighed vil sige, at den regnskabskyndige ikke kan være den samme, som underskriver regnskabet eller løser opgaver, som er en del af projektet, herunder bogføringsopgaven. Den regnskabskyndige kan derfor ikke være den, som har lavet regnskabet. Hensigten er, at det er ”andre øjne”, der gennemgår projektet, og at den pågældende med sin underskrift giver en øget sikkerhed for, at der ikke foreligger væsentlige mangler, fejl eller misbrug. Den regnskabskyndige kan godt være en del af virksomheden, så længe vedkommende er uafhængig af projektet.

Kompetence vil sige, at vedkommende skal have en faglig kompetence til at gennemgå regnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det betyder, at gennemgangen skal ske under iagttagelse af bestemmelserne i § 10, stk. 2, dvs. at den regnskabskyndige i et passende omfang skal efterprøve, om:

• Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
• Tilskudsbetingelserne i afgørelsesbrevet er opfyldt
• Tilskuddet er anvendt efter formålet
• Tilskudsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
• De oplysninger som tilskudsmodtager har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om opfyldelsen af aktivitetens formål og mål er dokumenterede.

Det er tilskudsmodtageres ansvar, at den valgte regnskabskyndige opfylder ovenstående krav.

I skal være særligt opmærksom på, at jeres tilskud kan være tildelt som statsstøtte.

Har I modtaget tilskud, der dækker indirekte omkostninger, er støtten enten tildelt i overensstemmelse med gruppefritagelsesforordningens art. 53, stk. 7 eller stk. 8.

Gruppefritagelsesforordningens stk. 8 giver mulighed for at yde dækning af støtteberettigede omkostninger på op til 2 mio. euro (ca. 15 mio. kr.). Vurderer Slots- og Kulturstyrelsen derfor, at I med tilskud fra puljen er 5 % eller mindre fra at overskride statsstøtteloftet, vil I blive kontaktet med henblik på at udfylde et statsstøtteark, efter I har indsendt afrapporteringen.  

Såfremt I har modtaget mere end 15. mio. kr. i offentlig støtte til de samme støtteberettigede udgifter, kan der forekomme en efterregulering af jeres tilskud. Jeres afrapportering er derfor først færdigbehandlet, når Slots- og Kulturstyrelsen informerer herom.

Slots- og Kulturstyrelsen kan i sin kontrol af tilskud i forbindelse med COVID-19 indhente oplysninger fra andre myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.

Slots- og Kulturstyrelsen vil desuden i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder. Vi videregiver kun jeres personoplysninger til tredjepart, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed.

Læs Slots- og Kulturstyrelsens persondatapolitik 

Når I har indsendt afrapporteringen, vil I modtage en mail med en kvittering for indsendelsen.

Slots- og Kulturstyrelsens behandlingstid på afrapporteringer er seks måneder fra, at vi har modtaget dem.

Hvis I ikke har anvendt hele det tilskud, der blev bevilget til aktiviteten, vil I blive bedt om at tilbagebetale den overskydende del af beløbet.

Slots- og Kulturstyrelsen kan endvidere træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Dette gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Derudover kan Slots- og Kulturstyrelsen kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet, såfremt betingelserne for tildeling af tilskud ikke er opfyldt.

I jeres afgørelsesbrev fremgår det, at jeres tilskud er tildelt efter Europa-Kommissionens forordning (EU) nr. 651/2014. Det vil sige gruppefritagelsesforordningen.

Har I modtaget støtte til indirekte omkostninger, vil jeres tilskud tildeles under stk. 7 eller stk. 8. Når jeres afrapportering er færdigbehandlet, vil Slots- og Kulturstyrelsen meddele, om jeres tilskud er givet under stk. 7 eller stk. 8. Nogle tilskudsmodtagere vil efter indsendelse af afrapporteringen blive bedt om at udfylde et statsstøtteark, der skal dokumentere, at statsstøtteloftet overholdes. Nærmer information vil blive eftersendt, såfremt I skal udfylde statsstøttearket.

Om gruppefritagelsesforordningen

Gruppefritagelsesforordningens artikel 53, stk. 7, giver mulighed for at yde støtte svarende til driftsunderskud og en rimelig fortjeneste, dog maksimalt 75 mio. euro (562,5 mio. kr.) pr. institution eller virksomhed mv. pr. år. Dette følger af Europa-Kommissionens forordning (EU) nr. 651/2014 af 17. juni 2014 om visse kategorier af støttes forenelighed med det indre marked i henhold til traktatens artikel 107 og 108.

Gruppefritagelsesforordningens artikel 53, stk. 8, giver mulighed for at yde dækning af støtteberettigede omkostninger på op til 2 mio. euro (15 mio. kr.) pr. institution eller virksomhed mv. (jf. Europa-Kommissionens forordning (EU) nr. 651/2014 af 17. juni 2014 om visse kategorier af støttes forenelighed med det indre marked i henhold til traktatens artikel 107 og 108). I kan læse mere om, hvad det konkret betyder i puljebeskrivelsen.

Klik her for at læse mere om statsstøtte.

Vi beder ikke om jeres bilag, kvitteringer eller lignende, når vi modtager jeres regnskab. 

Det sker dog, at vi beder om dokumentation for aktivitetens økonomi fra udgangen af det år, hvor aktiviteten er afsluttet og fem år frem. Det er derfor vigtigt, at I gemmer jeres regnskabsmaterialer, som for eksempel bilag og kvitteringer i den periode.

I skal afrapportere efter reglerne i bekendtgørelserne for regnskab og revision for projekt- og aktivitetstilskud, BEK nr. 1479 af 22. december 2014, idet der dog for denne pulje generelt dispenseres fra bekendtgørelsens § 10, stk. 2, nr. 4 om krav om forvaltningsrevision.