Afrapportering for Aktivitetspulje til kulturaktører

Afrapportering - Aktivitetspulje til kulturaktører

Hvis I har modtaget tilskud til en eller flere aktiviteter fra Aktivitetspulje til kulturaktører, er I forpligtet til at afrapportere til Slots- og Kulturstyrelsen. Afrapporteringen skal redegøre for aktivitetens forløb og indfrielsen af de betingelser, der er fastsat i afgørelsesbrevet.

 

Der kan afrapporteres for perioderne: 

16. januar - 4. februar 2022

1. februar - 15. februar 2022

Hvordan I skal afrapportere afhænger af tilskuddets størrelse:

  • Hvis tilskuddet er på 100.000 kr. eller derunder, består afrapporteringen i, at indsende en elektronisk erklæring. I denne skal I erklære, at tilskuddet er anvendt til formålet og i overensstemmelse med kravene i afgørelsesbrevet. 
  • Hvis tilskuddet er over 100.000 kr. til og med 500.000 kr. skal I indsende både en erklæring og et regnskab. Regnskabet skal være revideret enten af en regnskabskyndig person eller en registreret eller statsautoriseret revisor.
  • Hvis tilskuddet er over 500.000 kr. skal I indsende et regnskab. Regnskabet skal være revideret af en statusautoriseret eller registreret revisor. 

Al afrapportering skal indsendes elektronisk. Nedenunder kan I læse mere om krav for afrapportering, link til relevante blanketter og vejledning til, hvordan I afrapporterer, afhængig af størrelsen på jeres tilskud.

Bemærk at et eventuelt overskud fra den tilskudsberettigede aktivitet skal tilbagebetales, dog maksimalt svarende til tilskuddets størrelse. Tilskuddet fra puljen må således ikke bidrage til, at der genereres overskud på aktiviteterne. Ansøger skal derfor være opmærksom på, at tilskud fra puljen indgår i beregningen af et eventuelt overskud til tilbagebetaling sammen med aktivitetens øvrige indtægter. Bemærk at egenfinansiering ikke skal medtages i regnskabet.

I de regnskabsskabeloner, som skal benyttes ved afrapportering af tilskud beregnes automatisk et eventuelt overskud til tilbagebetaling automatisk, når de udfyldes efter den tilhørende vejledning.

Hvis I har modtaget et tilskud på 100.000 kr. eller derunder, skal I indsende en elektronisk tro- og loveerklæring.

  • I erklæringen skal I oplyse modtaget tilskud, de faktiske afholdte omkostninger og de direkte indtægter til aktiviteten/aktiviteterne, samt publikumstal. Derudover skal I bekræfte, at tilskuddet er anvendt til formålet, og at betingelserne for tilskuddet i øvrigt er opfyldt, således som de er fastsat i afgørelsesbrevet fra Slots- og Kulturstyrelsen.
  • Hvis jeres faktiske afholdte omkostninger har været lavere end de omkostninger, I budgetterede med på ansøgningstidspunktet, vil tilskuddet i forbindelse med afrapporteringen blive nedreguleret til 65 % af de faktiske afholdte omkostninger. Tildelte tilskud vil ikke blive opjusteret.   
  • I forbindelse med afrapporteringen kan I afgive en afvigelsesforklaring, hvis antallet af publikummer var lavere end de forudsatte minimum 26. I skal ikke betale tilskuddet tilbage, hvis Slots- og Kulturstyrelsen godkender, at det lavere publikumstal ikke kan siges at være jeres egen skyld, eller hvis I ikke har haft grund til at forvente færre end 26 publikummer.
  • Et eventuelt overskud fra den tilskudsberettigede aktivitet skal tilbagebetales, dog maksimalt svarende til tilskuddets størrelse. Tilskuddet fra Aktivitetspulje til kulturaktører må således ikke bidrage til, at der genereres overskud på aktiviteterne. Ansøger skal derfor være opmærksom på, at tilskud fra Aktivitetspulje til kulturaktører indgår i beregningen af et eventuelt overskud til tilbagebetaling sammen med aktivitetens øvrige indtægter. Bemærk at egenfinansiering ikke skal medtages i regnskabet.
  • Når I har indsendt den elektroniske erklæring, vil I modtage en kvittering for indsendelsen på jeres e-mail adresse. I skal ikke foretage jer mere.

Blandt de modtagne erklæringer udtager Slots- og Kulturstyrelsen til stikprøvekontrol. Slots- og Kulturstyrelsen kan som led i stikprøvekontrol kræve, at modtagere af tilskud på 100.000 kr. eller derunder skal aflægge regnskab over for styrelsen.

Hvis I har modtaget et tilskud over 100.000 kr. til og med 500.000 kr., skal I indsende et regnskab som er gennemgået og underskrevet af enten en regnskabskyndig person eller statsautoriseret/registreret revisor.

Hent den obligatoriske regnskabsskabelon (xlsx)

I skal følge Slots- og Kulturstyrelsens vejledning for udfyldelse af regnskabsskabelonen.

Hent vejledning til regnskabsskabelon (pdf)

Derudover skal I forholde jer til følgende:

  • I jeres afrapportering skal I benytte den obligatoriske regnskabsskabelon til Aktivitetspulje til kulturaktører udarbejdet af Slots- og Kulturstyrelsen. Regnskabsskabelonen skal downloades fra denne side og vedhæftes i Excel, når I indsender afrapporteringen.
  • Regnskabet skal enten være gennemgået og underskrevet af en regnskabskyndig person eller være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor. 
  • Er der i forbindelse med tilskuddet modtaget tilskud til revision, skal dette bruges på en autoriseret revisor. Her skal I indsende både revisionsberetning og Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske revisorerklæring som i finder her på siden. Tilskuddet kan ikke anvendes til eventuel dækning af honorar eller løn til en regnskabskyndig.
  • Hvis jeres faktiske afholdte omkostninger har været lavere end de omkostninger, I budgetterede med på ansøgningstidspunktet, vil tilskuddet i forbindelse med afrapporteringen blive nedreguleret til 65 % af de faktiske afholdte omkostninger. Tildelte tilskud vil ikke blive opjusteret.  
  • Et eventuelt overskud fra den tilskudsberettigede aktivitet skal tilbagebetales, dog maksimalt svarende til tilskuddets størrelse. Tilskuddet fra Aktivitetspulje til kulturaktører må således ikke bidrage til, at der genereres overskud på aktiviteterne. Ansøger skal derfor være opmærksom på, at tilskud fra Aktivitetspulje til kulturaktører indgår i beregningen af et eventuelt overskud til tilbagebetaling sammen med aktivitetens øvrige indtægter. Bemærk at egenfinansiering ikke skal medtages i erklæringen.
  • Såfremt I, i forbindelse med aflysning af jeres aktivitet, har afholdt omkostninger, der kunne afværges, skal I selv finansiere disse omkostninger. I skal dermed enten undlade at skrive den afholdte omkostning ind i regnskabsskabelonen eller skrive 0 kr. ud for budgetposten. 
  • Derudover skal I erklære jer på, at tilskuddet er anvendt til formålet, og at betingelserne for tilskuddet i øvrigt er opfyldt, således som de er fastsat i bevillingsbrevet fra Slots- og Kulturstyrelsen.

Hvis I har modtaget et tilskud på over 500.000 kr., skal I indsende et regnskab, som er revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor.

I skal bruge følgende: 

1. Den obligatoriske regnskabsskabelon (xlsx)

I skal følge Slots- og Kulturstyrelsens vejledning for udfyldelse af regnskabsskabelonen.

Hent vejledning til regnskabsskabelon (pdf)

2. Den obligatoriske revisorerklæring

Vejleding til revisors arbejde: 

Derudover skal I forholde jer til følgende:

  • I jeres afrapportering skal I benytte den obligatoriske regnskabsskabelon til Aktivitetspulje til kulturaktører udarbejdet af Slots- og Kulturstyrelsen. Regnskabsskabelonen skal downloades fra denne side og vedhæftes i Excel, når I indsender afrapporteringen.
  • Regnskabet skal være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor. I skal anvende vores obligatoriske skabelon til revisorerklæring som I finder her på siden. I skal indsende både en revisorerklæring og en revisionsberetning.
  • Hvis jeres faktiske afholdte omkostninger har været lavere end de omkostninger, I budgetterede med på ansøgningstidspunktet, vil tilskuddet i forbindelse med afrapporteringen blive nedreguleret til 65 % af de faktiske afholdte omkostninger. Tildelte tilskud vil ikke blive opjusteret.
  • Et eventuelt overskud fra den tilskudsberettigede aktivitet skal tilbagebetales, dog maksimalt svarende til tilskuddets størrelse. Tilskuddet fra Aktivitetspulje til kulturaktører må således ikke bidrage til, at der genereres overskud på aktiviteterne. Ansøger skal derfor være opmærksom på, at tilskud fra Aktivitetspulje til kulturaktører indgår i beregningen af et eventuelt overskud til tilbagebetaling sammen med aktivitetens øvrige indtægter. Bemærk at egenfinansiering ikke skal medtages i regnskabet.
  • Såfremt at I, i forbindelse med aflysning af jeres aktivitet, har afholdt omkostninger, der kunne afværges, skal I selv finansiere disse omkostninger. I skal dermed enten undlade at skrive den afholdte omkostning ind i regnskabsskabelonen eller skrive 0 kr. ud for budgetposten. 
  • Derudover, skal I erklære jer på, at tilskuddet er anvendt til formålet, og at betingelserne for tilskuddet i øvrigt er opfyldt, således som de er fastsat i afgørelsesbrevet fra Slots- og Kulturstyrelsen.

Begrebet regnskabskyndig anvendes i bekendtgørelsen som alternativ til revisor. Hensigten er at give mulighed for, at kontrol af regnskaber for tilskud på under 500.000 kr. kan foretages af en ikke-faguddannet revisor, da det kan betyde en besparelse af tid og penge for tilskudsmodtager.

Der er to karakteristika, der bør være opfyldt for, at man kan tale om, at en person kan udfylde ”rollen” som regnskabskyndig: Uafhængighed og kompetence.

Uafhængighed vil sige, at den regnskabskyndige ikke kan være den samme, som underskriver regnskabet eller løser opgaver, som er en del af projektet, herunder bogføringsopgaven. Den regnskabskyndige kan derfor ikke være den, som har lavet regnskabet. Hensigten er, at det er ”andre øjne”, der gennemgår projektet, og at den pågældende med sin underskrift giver en øget sikkerhed for, at der ikke foreligger væsentlige mangler, fejl eller misbrug. Den regnskabskyndige kan godt være en del af virksomheden, så længe vedkommende er uafhængig af projektet.

Kompetence vil sige, at vedkommende skal have en faglig kompetence til at gennemgå regnskabet i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det betyder, at gennemgangen skal ske under iagttagelse af bestemmelserne i § 10, stk. 2, dvs. at den regnskabskyndige i et passende omfang skal efterprøve, om:

  • Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
  • Tilskudsbetingelserne i afgørelsesbrevet er opfyldt
  • Tilskuddet er anvendt efter formålet
  • Tilskudsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
  • De oplysninger som tilskudsmodtager har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om opfyldelsen af aktivitetens formål og mål er dokumenterede.

Det er tilskudsmodtageres ansvar, at den valgte regnskabskyndige opfylder ovenstående krav.

Når I har indsendt afrapporteringen, vil I modtage en mail med en kvittering for indsendelsen.

Slots- og Kulturstyrelsens behandlingstid på afrapporteringer er seks måneder fra modtagelsen.

I skal afrapportere efter reglerne i bekendtgørelserne for regnskab og revision for projekt- og aktivitetstilskud, BEK nr. 1479 af 22. december 2014, dog gælder det for denne pulje, at der generelt dispenseres fra bekendtgørelsens krav om forvaltningsrevision jf. BEK § 10, stk. 2, nr. 4.

Slots- og Kulturstyrelsen kan i sin kontrol af tilskud i forbindelse med COVID-19 indhente oplysninger fra andre myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen og relevante offentlige registre, herunder Skatteforvaltningen.

Slots- og Kulturstyrelsen vil desuden i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder. Vi videregiver kun oplysninger til tredjepart, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed.

Læs Slots- og Kulturstyrelsens persondatapolitik 

Opdateret 02. august 2022