Hvis jeres tilskud er blevet udtaget til stikprøve, vil I modtage en mail om det. Stikprøven indebærer, at I skal indsende et regnskab og en beretning, der viser, at I har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med det budget og den beskrivelse af aktiviteten, som I ansøgte på baggrund af. 

Regnskabet og beretningen skal beskrive aktivitetens forløb og redegøre for, at aktiviteten er afviklet i overensstemmelse med de betingelser, der er fastsat i afgørelsesbrevet.

For at kunne udfylde og indsende jeres stikprøve, skal I bruge:

• Jeres afgørelsesbrev
• Det budget som I indsendte med ansøgningen. Hvis I senere har fået godkendt et justeres budget, skal I have det klar
• Jeres journalnummer som I kan finde i afgørelsesbrevet
• De bilag som I ansøgte på baggrund af
• Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon
• Det MitID som I benyttede, da I indsendte ansøgningen

Slots- og Kulturstyrelsen kan træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Dette gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Regnskabet og beretningen skal udarbejdes i Slots- og Kulturstyrelsens obligatoriske regnskabsskabelon. Når I åbner regnskabsskabelonen, skal I være opmærksom på, at der er to ark, som begge skal udfyldes. Regnskabsskabelonen kan udfyldes i Microsoft Excel eller Google Sheets. Bemærk, at den ikke må udfyldes i Numbers.

Regnskabet skal indeholde:

• Direkte og/eller indirekte omkostninger. (OBS: Regnskabet og de angivne poster skal være sammenlignelige med de poster, der var angivet i budgettet).
• Sammentællinger af både direkte og/eller indirekte omkostninger.
• Modtaget tilskud fra puljen

I samme Excel-fil som regnskabet skal I udfylde en beretning.

I beretningen skal I redegøre for følgende:

• Er aktiviteten udført i overensstemmelse med ansøgningen og den projektbeskrivelse, som tilskuddet er bevilget til?
• Er der ændringer i budgettet fra ansøgningen eller senest godkendte budget?
• Er der ændringer i aktiviteten, som ikke på forhånd er godkendt af Slots- og Kulturstyrelsen?

Slots- og Kulturstyrelsen kan i sin kontrol af tilskud i forbindelse med COVID-19 indhente oplysninger fra andre myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.

Slots- og Kulturstyrelsen vil desuden i visse tilfælde være forpligtet til at overføre oplysninger til andre myndigheder. Vi videregiver kun jeres personoplysninger til tredjepart, hvis vi er retligt forpligtet til det, eller hvis det i øvrigt er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver som myndighed.

Læs Slots- og Kulturstyrelsens persondatapolitik 

Når I har indsendt stikprøven, vil I modtage en mail med en kvittering for indsendelsen.

Slots- og Kulturstyrelsens behandlingstid på stikprøver er seks måneder fra, at vi har modtaget dem.

Når Slots- og Kulturstyrelsen har modtaget jeres regnskab og beretning, vil det blive gennemgået. Det efterprøves om:

• Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
• Tilskudsbetingelserne i afgørelsesbrevet er opfyldte
• Tilskuddet er anvendt efter formålet
• Tilskudsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
• De oplysninger som tilskudsmodtager har meddelt Slots- og Kulturstyrelsen om opfyldelsen af aktivitetens formål og mål er dokumenterede

Hvis I ikke har anvendt hele det tilskud, der blev bevilget til aktiviteten, vil I blive bedt om at tilbagebetale den overskydende del af beløbet.

Slots- og Kulturstyrelsen kan endvidere træffe afgørelse om hel og delvis tilbagebetaling af et uretmæssigt udbetalt tilskud. Det gælder, hvis der er afgivet urigtige eller vildledende oplysninger, eller fortiet oplysninger af betydning for vurdering af ansøgningen.

Derudover kan Slots- og Kulturstyrelsen kræve hel eller delvis tilbagebetaling af tilskuddet, såfremt betingelserne for tildeling af tilskud ikke er opfyldt.

Vi beder ikke om jeres bilag, kvitteringer eller lignende, når vi modtager jeres regnskab og beretning. 

Det sker dog, at vi beder om dokumentation for aktivitetens økonomi fra udgangen af det år, hvor aktiviteten er afsluttet og fem år frem. Det er derfor vigtigt, at I gemmer jeres regnskabsmaterialer, som for eksempel bilag og kvitteringer i den periode.

I skal afrapportere efter reglerne i bekendtgørelsen for regnskab og revision for projekt- og aktivitetstilskud, BEK nr. 1479 af 22. december 2014, idet der dog for denne pulje generelt dispenseres fra bekendtgørelsens § 10, stk. 2, nr. 4 om krav om forvaltningsrevision.