Persondatapolitik for medarbejdere i Slots- og Kulturstyrelsen

Følgende typer af personoplysninger kan i løbet af din ansættelse blive registreret om dig:

• Personlige oplysninger, herunder personnummer, navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, alder mv.
• Pasoplysninger
• Ansættelsesoplysninger, herunder medarbejdernummer (fx journalnummer mv), ansættelsesdato, ansøgning, CV, eksamensbeviser/uddannelsesbeviser, udtalelser/anbefalinger og referencer, oplysninger om tidligere ansættelser, anciennitet, arbejdsadresse, e-mailadresse på arbejdet, arbejdstelefonnummer, titel, stilling, fuldtids-/deltidsansættelse, forfremmelser mv.
• Oplysninger om børn, som giver ret til omsorgsdage.
• Økonomiske oplysninger, herunder løn og andet arbejdsvederlag, pensionsindbetalinger skatteoplysninger relateret til lønudbetaling, andre personalegoder som fx fri telefon mv.
• Tidsregistrering
• Tøj- og skostørrelse
• Billeder og video
• Sygefravær, herunder læge-/mulighedserklæringer i forbindelse med sygefraværet samt referater af sygefraværssamtaler
• Fravær på grund af barselsorlov eller anden orlov fra arbejdet, herunder dokumentation for fraværet.
• Oplæring, træning og uddannelse
• MUS-referater og andre evalueringer
• Resultater af personlighedstests
• Oplysninger der fremgår af straffeattester, børneattester, opholds- og arbejdstilladelser
• Passwords og brugernavne
• Information indsamlet i forbindelse med adgangskontrol
• Disciplinære sanktioner
• Oplysninger om familieforhold, herunder nærmeste familie
• Oplysninger om arbejdsskader
• Logoplysninger knyttet til it-systemer og telefoni
• Overvågningsbilleder

Det kan derudover under særlige omstændigheder være nødvendigt for os at indsamle og behandle følsomme personoplysninger, såsom:

• Helbredsoplysninger
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

SLKS indsamler og behandler udelukkende de personoplysninger om dig, der betragtes som nødvendige for administrationen af dit ansættelsesforhold med SLKS på baggrund af din ansættelseskontrakt (jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b), personoplysninger som du anmoder os om at behandle/samtykker til behandlingen af (jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a), eller som vi er forpligtede til at behandle i medfør af ansættelsesretlig eller anden relevant lovgivning (jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra c). Endelig kan oplysningerne behandles i relation til fastlæggelse eller håndhævelse af retskrav (jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra f og art. 9, stk. 2, litra f).

SLKS behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Personaleadministration, styring og administration af arbejdsvederlag (løn, pension, arbejdsgoder mv.), oplæring, uddannelse samt andre HR- funktioner forbundet med din ansættelse
• Tilrettelæggelse og administration af Slots- og Kulturstyrelsens medarbejderstab
• Ansættelser og fratrædelser
• Eventuelle oplysninger om personlig udvikling, målopfølgning og udviklingssamtaler samt effektivitetsvurderinger
• Facility management og sikkerhed
• Administration af fravær og disciplinære foranstaltninger
• Gennemførelse af medarbejdertilfredshedsundersøgelser o.l.
• Opnåelse af sikkerhedsgodkendelser
• Drift og support af it-systemer, brugerkonti, undersøgelser mv.
• Håndtering af retskrav og øvrige tvister
• Opfyldelse af retlige, lovgivningsmæssige forpligtelser
• Øvrige administrative formål, såsom rejser
• Portræt-, situations- og overvågningsbilleder

Ovenstående liste kan til enhver tid opdateres i takt med eventuelle ændrede forretningsmæssige behov og lovkrav, og en eventuel udvidelse af omfanget af behandling af personoplysningerne vil da blive oplyst i overensstemmelse med persondatareglernes krav herom.

I forbindelse med opfyldelsen af ovennævnte formål kan dine personoplysninger blive overladt til tredjeparter, der leverer relevante ydelser i henhold til kontrakt med Slots- og Kulturstyrelsen, såsom databehandlere i forbindelse med lønudbetalinger, udgifter og andre arbejdsvederlag samt udbydere af it-hosting og vedligeholdelse, fx Statens It. Sådanne tredjeparter behandler udelukkende personoplysningerne i overensstemmelse med SLKS’ instruks.

Visse personoplysninger videregives til offentlige myndigheder, hvor dette kræves af lovgivningen (fx i relation til statens sikkerhed), af skattemæssige eller andre årsager, ligesom videregivelse kan ske til pensions- og forsikringsselskaber. Personoplysninger kan også videregives til eksterne parter, hvis det er påkrævet i henhold til ansættelsesretlig eller anden relevant lovgivning, i forbindelse med fastlæggelse eller forfølgelse af et retskrav, eller hvis du bemyndiger SLKS til at videregive dine personoplysninger.

Såfremt personoplysninger overføres til dataansvarlige eller databehandlere, som er beliggende i et tredjeland (land uden for EU/EØS), der ikke har tilstrækkeligt persondataretligt beskyttelsesniveau, vil sådanne overførsler altid ske på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktsbestemmelser eller dit udtrykkelige samtykke.

Som udgangspunkt opbevarer vi dine personoplysninger i ti år, hvorefter de overgår til Rigsarkivet, medmindre vi er pålagt at skulle opbevare dine personoplysninger i en længere periode på grund af lovmæssige krav. Dine oplysninger kan blive opbevaret længere i tilfælde af en konkret og eksisterende sag, eller anden statslig praksis på området, fx behandling i de fællesstatslige systemer.

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler og opbevarer om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du er derudover berettiget til at gøre indsigelse imod indsamlingen og bede om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Desuden har du ret til at bede os om at korrigere eller slette dine personoplysninger, hvis dette er nødvendigt.

Under særlige omstændigheder kan du også bede om at få en oversigt over dine personoplysninger i et velstruktureret, almindeligt og maskinlæsbart format samt bede os om at overføre sådanne oplysninger til en anden dataansvarlig.

Derudover kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvis vores behandling er baseret på dit samtykke.

Hvis du ønsker at udøve nogle af dine rettigheder, eller hvis du har eventuelle spørgsmål vedrørende denne persondatapolitik eller behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte SLKS’ Data Protection Agent på databeskyttelse@remove-this.slks.dk. 

Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33193200, e-mail: dt@datatilsynet.dk.