8. Projektets organisering og proces

Lektiehjælpspuljen er finansieret af Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Indstilling af ansøgninger til puljen er blevet varetaget af Styrelsen for Bibliotek og Medier, som også administrerer projektevalueringer og regnskab fra lektiecaféerne. Projektledelsen af Projekt 100 lektiecaféer er blevet varetaget af BiblioteksCenter for Integration, Statsbiblioteket, ved Susanne Linton fra november 2006 til og med november 2008, og ved Lone Bak Nielsen fra december 2008 til og med november 2009.

Styregruppen for Projekt 100 lektiecaféer består af:

• Styrelsen for Bibliotek og Medier: Ann Poulsen og Inger Frydendahl
• Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration: Inaam Illahi Sahibzada
• Statsbiblioteket: Flemming Munch

Projektledelsens opgaver har været:

• National markedsføring af lektiehjælpspuljen, via bl.a. hjemmeside, markedsføringsmaterialer og nyhedsbreve
• Vejledning i at søge lektiehjælpspuljen samt iværksætte, markedsføre og drive en lektiecafé
• Afholdelse af temadage om lektiecaféer
  • 2007 (februar): Fire temadage afholdt i Aalborg, Middelfart, Ringsted og København
  • 2008 (april): To temadage afholdt i København og Århus
  • 2009 (marts): To temadage afholdt i Farum og Kolding
• Indsamling af indberetninger fra lektiecaféer, statistik over antal deltagere, åbningstimer mv.
• Udformning af spørgeskemaundersøgelse til delevalueringer
• Evaluering af Projekt 100 lektiecaféer

Overordnet set har projektorganiseringen været meget velfungerende, herunder også rollefordelingen og samarbejdet mellem styregruppe og projektledelse. Der har ca. været to årlige styregruppemøder, og projektlederen har løbende udsendt elektroniske statusrapporter til styregruppen. Projektlederen har været kontaktled til lektiecaféerne, der dog har været meget selvkørende. Bibliotekerne/skolerne har selv varetaget markedsføring, etablering af lektiecaféens fysiske rammer og etablering af de samarbejder, som biblioteket eller skolen har vurderet nødvendig – dog med mulighed for råd og vejledning hos projektlederen.

Bibliotekerne/skolerne har i vid udstrækning været i stand til at løfte opgaven med lektiecaféerne på tilfredsstillende vis, hvilket både de målbare resultater og kvalitative resultater i denne rapport dokumenterer. Men der har undervejs også været udfordringer, som lektiecafé-koordinatorerne ikke har følt sig rustede til at tackle, jf. kapitel 6. Set i bakspejlet kunne projektet fra centralt hold have sat yderligere ind på at intensivere rådgivningen på disse fronter over for lektiecaféerne, eller alternativt i højere grad løfte opgaverne fra centralt hold, fx ved at levere flere professionelle markedsføringsmaterialer, eller indføre rammer for bevillingen, der i højere grad inkluderer et samarbejde mellem skoler og biblioteker. Et tættere samarbejde mellem skoler og biblioteker ville også sikre en effektiv markedsføringskanal over for brugerne. Projektledelsen har løbende opfordret lektiecaféerne til at samarbejde med skolerne, men det har ikke været et krav, og lektiecaféerne er heller ikke blevet udstukket retningslinjer for, hvordan dette samarbejde kunne foregå. Midlet kunne være sparring og dialog, via lektiecafé-ambassadører blandt skolelærere, besøg på lærermøder på skolen, nyhedsmails til kommunens skoler og besøg af lærere i lektiecaféen. Samtidig er der selvfølgelig grænser for, hvor mange krav man kan stille for en bevilling på “kun” 30.000 kr., og der er også en fordel ved at give lektiecaféerne råderum til selv at vurdere, hvilke samarbejder, der er nyttige for netop dem, idet det vil variere fra sted til sted.

Hvad angår projektsamarbejdet med frivilligorganisationerne, er dette overordnet set forløbet tilfredsstillende både nationalt og lokalt. De frivillige er en god ressource for bibliotekerne, og frivilligorganisationerne har været gode til at bakke op om lektiecaféerne. Mange lektiecaféer samarbejder allerede med en frivilligorganisation, og et tæt samarbejde her kan afhjælpe de udfordringer, der er med rekruttering og fastholdelse af frivillige, som flere lektiecaféer oplever. En frivilligorganisation tilbyder desuden ofte kurser og andre arrangementer for de frivillige, og har en ekspertise på området, som biblioteket/skolen kan drage nytte af.

Et sidste punkt vedrørende projektprocessen angår selve formuleringen af projektets delmål. I afsnit 1.3. fremgår det at, projektets delmål er at opnå et specifikt antal besøgende i lektiecaféen. Men undervejs i projektet, er der ikke blevet målt på antal besøgende i lektiecaféerne, kun antal besøg. Dette vanskeliggør en evaluering som denne, hvor graden af målopfyldelse skal vurderes. Et lignende eksempel vedrører delmålet om antal lektiehjælpere med anden etnisk baggrund end dansk – dette har lektiecaféerne aldrig fået besked om at indberette. Endvidere er der i projektbeskrivelsen fremsat et mål vedrørende etablering af demokratiambassadører, dog uden at specificere hvad en “demo-krati-ambassadør” er. Disse eksempler på mangelfulde formuleringer er små detaljer i projektet, men ikke desto mindre problematikker, som fremtidige projekter med fordel kan undgå ved dels at præcisere målbeskrivelserne, dels sikre at projektet undervejs måler på alle nødvendige aspekter. Det anbefales også, at antallet af delmål såvel som graden af detaljering bør overvejes i kommende projekter, da erfaringerne her viser, at det er svært at forudsige relevansen og detaljerne, førend projektet er startet.

Konklusionen for projektorganiseringen bestående af en central styregruppe og projektleder, i kombination med lokale og selvkørende projekter, er, at modellen har fungeret meget tilfredsstillende.