Formand: Anna Mette Morthorst

Året 2009 har igen været præget af travlhed og fornyelser, herunder blandt andet af flerårige aftaler som Taylor & Francis, Oxford University Journals og Wiley-Blackwell licensaftalen. Desuden har der været fokus på at optimere de administrative processer og samarbejdet i konsortiet.

Der har været arrangeret flere kurser og temadage i 2009:

En temadag om e-bøger. Fokus var på e-bogsplatforme, hvor tre store e-bogsudbydere var inviteret til at præsentere deres bud på køb af enkelttitler

Et kontrakt- og copyright kursus med den amerikanske jurist Lesley E. Harris. Det var et intensivt og interessant 2-dages kursus med indføring i de forskellige paragraffer og krav, man skal være opmærksom på som forhandler af licenser. Kurset bød også på et oplæg ved Anders K. Rasch fra Copydan omkring copyright og licenser set i en dansk kontekst. Udover deltagere fra Danmark havde kurset flere licensmedarbejdere med fra de andre nordiske lande

DEFF Online, hvor forskellige udbydere var inviteret til at præsentere nye produkter og licenser. Det var første gang arrangementet blev afholdt, men det var en succes, der forventes gentaget i 2010. 9 forlag var inviteret, og der var 70 deltagere.

Licensgruppen har i 2009 afholdt 5 møder og har arbejdet med flere temaer:

Servicedeklaration: Der er udarbejdet en servicedeklaration for DEFF-licenssekretariatet. Formålet med deklarationen er at sikre forventningsafstemning og en klart defineret aftale for samarbejdet mellem deltagerne i konsortiet og DEFF licenssekretariatet. Servicedeklarationen fastlægger serviceniveau, roller og ansvar samt procedurer for samarbejdet. Der har været drøftelser på møderne, ligesom DEFF-licenssekretariatet har gennemført besøg på universiteterne for at danne sig overblik og forståelse for arbejdsgange. I servicedeklarationen er det nu synligt med årshjul, hvordan eksempelvis fornyelser, fakturering og statistik foregår. Samlet er gevinsten større gennemsigtighed i de mange elementer, der indgår i licenssamarbejdet.

Prismodeller og fordelingsmodeller. En arbejdsgruppe har leveret et notat med gennemregnede eksempler på konsekvenser af fordelingsmodeller for det danske konsortium med forskellige parametre som størrelse, forbrug, budget, population (FTE, VIP, STÅ) og gennemsnitspriser for titler. Hovedformålet har som tidligere været, at der skulle findes en tidssvarende og transparent model i stedet for prismodeller baseret på gamle printabonnementer. Der er ikke draget endelige konklusioner, men notatet udbygger tidligere modelberegninger og danner et solidt grundlag for det videre arbejde.

Fleksible licenser. Der er blevet udarbejdet et oplæg vedrørende fleksible licenser. Denne type licenser kan være aftaler, der tegnes på tværs af institutioner, fakulteter, styrelser mv. eller faglige licenser, som dækker enkeltbiblioteker som del af en større organisation. Notater viser et behov for afklaring af håndteringen af disse typer licenser.

Sustainability. Licensgruppen har drøftet langtidsbevaring af licenser. Der er nu ikke automatisk garanteret fremtidig adgang til licensbelagte ressourcer - primært tidsskrifter. Der skal arbejdes med modeller for en sådan sikring i forhold til arkiveringsløsninger, og der skal gives sikkerhed i kontrakter i forbindelse med post-cancellation. DEFF og medlemmer af gruppen har deltaget i en Knowledge Exchange workshop i Edinburgh om emnet. Der er indhentet tilbud på Portico, som er et eksempel på en arkivløsning.

Licensgruppen er repræsenteret i programgruppen Informationsforsyning og har desuden deltaget i projekter fra programgruppen Arkitektur & Middleware, blandt andet i et projekt der har set på mulige systemer til licensadministration (ERMS).

Licensgruppen har sammen med LUB udarbejdet en ny handlingsplan, der dækker perioden 2009-2011. De overordnede mål er blandt andet at få lavet aftaler om et fælles ERMS, der kan lette det administrative arbejde for DEFF-licenssekretariatet og konsortiets biblioteker og at få licenser, hvor OA indgår i finansieringen. Endvidere kan nævnes en målsætning om, at konsortiet får adgang til flere e-bøger gennem en koordineret indsats, der skaber større synlighed for denne type licenser.