Organisation

Koordinationsudvalg

DEFFs overordnede ledelse varetages af et tvær­ministerielt koordinationsudvalg repræsenterende Kulturministeriet (KUM), Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling (VTU) samt Undervisnings­ministeriet (UVM). Koordinationsudvalget har den overordnede beslutningskompetence for DEFF som helhed. Udvalget tager overordnede beslutninger vedrørende DEFFs strategi og udviklingsplan samt tilhørende budgetramme.

Styregruppe

Styregruppen udvikler DEFFs overordnede strategi og godkender strategi, handlingsplaner og projekter fra programområderne.

Sekretariatet

Sekretariatsfunktionen og den daglige ledelse af DEFF er placeret i Styrelsen for Bibliotek og Medier. Sekretariatets ansvarsområder omfatter administration af licenser, projekter, hjemmeside samt betjening af koordinationsudvalg, styregruppe og program­områder.

Organisationsdiagram for DEFF

 

Programområderne

Programgrupperne består af centrale medarbejdere fra forskellige biblioteker. Programområdene udar­bejder en strategi­ og handlingsplan, der fremlægges for styregruppen. Disse handlingsplaner er grund­laget for den konkrete udmøntning af strategi og for budgetlægning. Programområderne kan ansøge styregruppen om støtte til aktiviteter.

Arbejdet i programområderne er organiseret i de fire programgrupper:

• Informationsforsyning 
• Arkitektur og Middleware 
• Mødet med Brugeren 
• Nye Institutioner

Hver programgruppe har i områdets strategi og handlingsplan defineret primære indsatsområder.

Programgruppernes indsatsområder

Informationsforsyning

• Global informationsforsyning 
• Forskningspublicering og Open Access 
• Forskningsdata og Open Access 
• Undervisningsmaterialer og Open Access

Arkitektur og Middleware

• Konsolidering af IT­systemer 
• Integreret Søgning 
• Teknisk Infrastruktur

Mødet med Brugeren

• Potentialet i udnyttelsen og benyttelsen af web 2.0 på DEFF biblioteker 
• Viden om og metoder til afdækning af bruger­adfærd og behov 
• Udvikling af anvendelige web 2.0 produkter, som skal implementeres og evalueres 
• Styrket videndeling, herunder at arbejde for en udvidet medarbejderdreven udviklingskultur i DEFF bibliotekerne

Nye Institutioner

• Kommunikation 
• Informationsforsyning 
• Informationskompetence 
• E­læring 
• Videnstyring

Licensområdet

Formålet med licensarbejdet i DEFF­regi er at an­skaffe mest mulig relevant, elektronisk information til forskere, undervisere og studerende inden for institutionernes budgetmæssige rammer. En licens er i denne sammenhæng en betegnelse for en afta­le om adgang til elektroniske ressourcer under be­stemte vilkår. Anskaffelsen sker i nationalt samarbej­de for at effektivisere indkøbsprocessen og administrationen af licenserne samt for at opnå mest mulig information for færrest mulige midler. Der samarbejdes også internationalt for at opnå bedst mulige priser og betingelser.

Området er organiseret i de to licensgrupper: Licensgruppen for Uddannelsesbiblioteker (LUB) og Licensgruppen for Universiteter og Forskningsinstitutioner (LUF).

Licensgrupperne arbejder for at sikre adgangen til det licensbelagte materiale både i licensens løbetid og efter ophør af denne. De indkøbte materialer bliver dels registreret i lokale kataloger, dels i en fælles samlet fortegnelse og skal i øvrigt være søg­bare gennem brugervenlige systemer med fokus på elektroniske tidsskrifter og databaser. Der gives gennem DEFFs licenssamarbejde adgang til ca. 25.000 videnskabelige tidsskrifter.

Licensgruppernes indsatsområder

• Optimering af licensdriften 
• Sikring af bidrag til den danske databrønd i form af metadata og eller fuldtekstdata i forbindelse med licensforhandlinger 
• Flere licenser hvor Open Access indgår i finan­sieringen 
• Adgang til flere e­bøger, herunder koordinering af indsats og øget formidling

TEMA: Digital information

Dansk forskning er i stigende grad international, og danske og udenlandske databaser og elek­troniske tidsskrifter er centrale kilder.

Tilsvarende forhold gælder for videregående uddannelse, som også er forskningsbaseret.

Elektroniske tidsskrifter udgives typisk af forlag, som udbyder disse i pakker. F.eks. tilbyder det hollandske forlag Elsevier adgang til ca. 2.000 forskellige tidsskriftstitler. Tidsskrifterne er ikke frit tilgængelige på internettet. Man køber en licens (tilladelse) til at give adgang for institu­tionens forskere og studerende til at benytte ét eller flere af disse tidsskrifter via internettet. Da en enkelt artikel i et tidsskrift kan koste op til 30 $, er det som regel meget billigere at købe adgang til ét eller flere tidsskrifter i et år ad gangen.

De udenlandske forlag er multinationale sel­skaber, der i de fleste tilfælde har monopol­status. Det er derfor hensigtsmæssigt for købere at slutte sig sammen i konsortier, når man forhandler og indkøber de elektroniske produkter.

Indkøbssamarbejdet er sammensat af en lang række konsortier, som abonnerer på forskellige tidsskriftspakker. Samarbejdet omfatter ca. 180 forskellige forlag og over 200 institutioner. En enkelt institution deltager typisk i mange konsortier og har en unik produktportefølje sammensat af pakker fra de forskellige forlag.

”Each individual library needs to think about its distinctive impact and consider whether it needs to spend a lot of time doing things that everybody else is doing pretty much identically. It makes sense to move shared activities into a shared environment, whether this is DEFF or some other approach. At the same time, what added value can be created for local learning and research activities? ”

Lorcan Dempsey, Vice President and Chief Strategist of the Online Computer Library Center (OCLC), fra interview i forbindelse med projektet Fremtidens biblioteks­betjening af forskere

Forskningsbibliotekernes indkøb af elektroniske ressourcer gennem DEFF 2001-2008

Figur 1 viser udviklingen i omsætningen i licens­samarbejdet i årene 2001­2008. Som det fremgår, har omsætningen været støt stigende og har nu rundet 128 mio. kr. årligt. Dette forventes at fort­sætte med den hidtidige stigningstakt.Figur 1 viser udviklingen i omsætningen i licens­samarbejdet i årene 2001­2008. Som det fremgår, har omsætningen været støt stigende og har nu rundet 128 mio. kr. årligt. Dette forventes at fort­sætte med den hidtidige stigningstakt.

16 større forskningsbibliotekers downloads og udlån 2001-2008

Figur 2 viser udviklingen i downloads sammenlignet med udlån af fysisk materiale målt på de 16 største forskningsbiblioteker i Danmark. Det fremgår, at udlån af fysisk materiale er faldet i årene 2001­2008, mens downloads er steget markant og nu udgør ca. 3/4 af samtlige udlån.