Tema: DEFF-review 2008 – biblioteket som strategisk partner

Forskningsbiblioteket kan få en endnu mere central rolle i forhold til forsknings- og læringsprocesser på universiteterne i det kommende år. Det var hovedbudskabet fra det review, som DEFF gennemførte i september 2008. Det blev dog også fremhævet at det forudsætter en målrettet indsats fra bibliotekerne og DEFF.

Reviewet gennemførtes konkret som et seminar med oplæg og diskussioner over to dage, der efterfølgende blev sammenfattet i en rapport med resumeer, konklusioner og anbefalinger. Denne rapport fremstår dermed som en vurdering af DEFFs strategi, overordnede prioriteringer og indsatsområder i lyset af den internationale udvikling inden for biblioteker, uddannelse og forskning. Rapporten blev sammenskrevet af DEFF-sekretariatet i samarbejde med reviewerne.

Reviewerne er repræsentanter fra det engelske JISC og det hollandske SURF, som DEFF samarbejder med gennem Knowledge Exchange. Desuden er rapporten baseret på oplæg om DEFF fra DEFFs programgrupper og om den generelle udvikling fra professor Hans Siggard Jensen og vicedirektør Birte Christensen-Dalsgaard.

DEFF har tidligere gennemført lignende reviews i 2001 og 2005. Dette seneste review fra 2008 blev gennemført i slutningen af den tidligere styregruppes periode og kan dermed indgå i den nye styregruppes strategiske beslutningsgrundlag.

I en strategisk sammenhæng kan problemstillingerne i reviewet opdeles i to områder: faglige og organisatoriske. Førstnævnte omfatter en beskrivelse af udviklingen inden for forskning og uddannelse og udviklingen inden for biblioteker og informationsteknologi samt en række faglige anbefalinger. De organisatoriske udfordringer udspringer dels af de faglige problemstillinger, dels af en mere konkret vurdering af DEFFs nuværende organisation. I det følgende beskrives i kort form en række af de væsentligste pointer inden for disse områder.

Udviklingen inden for forskning og uddannelse

Det tidligere review fra 2005 beskrev en række udviklingstendenser for forskningen. De er fortsat relevante, men i det seneste review lægges der større vægt på innovation, som en stadig vigtigere faktor på universiteterne.

Innovation defineres som en ide, der kan skabe vardi i et socialt system – f.eks. på et marked. I et innovationssystem er det således ikke tilstrækkeligt at have ny viden, man skal også have en god idé.

Traditionelt blev forskning og innovation anskuet som adskilte domæner, og man forventede at innovation naturligt ville udspringe af forskning. Der er imidlertid efterhånden kommet øget fokus på at koble forskning til innovation og på at understøtte selve innovationsprocessen.

Denne bestræbelse kan give nye udfordringer til bibliotekerne. Skal bibliotekerne ud over den traditionelle opgave med at understøtte forskningens søgen efter ny viden også understøtte skabelsen af værdi? Det kunne eksempelvis ske med systemer, der i højere grad kan bidrage til nye idéer og inspiration. 

Under alle omstændigheder synes udviklingen inden for biblioteksområdet og inden for it at give bibliotekerne mulighed for at rykke tættere på forsknings- og uddannelsesprocesserne på universiteterne.

Udviklingen inden for biblioteker og informationsteknologi

Reviewet fremhæver at biblioteket repræsenterer to kerneværdier: pålidelighed og struktur. Bibliotekets rolle som leverandør af information bliver efterhånden mindre central for både forskning og uddannelse, men biblioteket kan med afsæt i de traditionelle kerneværdier udvikle tjenester, der kan understøtte processer inden for forskning og læring.

Biblioteket kan eksempelvis anvende nogle af de nye teknologier til at strukturere videnskabelige data og bidrage til fortolkningen af dem. Det kan være teknologier til visualiseringer eller såkaldte mashups, hvor data og funktionalitet fra forskellige kilder integreres til en ny applikation. I den forbindelse understreges vigtigheden af åbne standarder og dynamiske systemer, der muliggør integration med andre systemer. Med nye teknologier kan biblioteket bidrage til at strukturere og formidle data på nye måder.

Teknologiske udviklinger, som cloud computing, pervasive computing og mobile enheder giver ligeledes biblioteket nye muligheder. Biblioteket kan være tilstede på nye platforme med services til brugerne, men udviklingen udfordrer samtidig mere traditionelle tjenester. Svækkelsen af bibliotekets rolle som informationsleverandør understreger vigtigheden af, at biblioteket rykker tættere på forsknings- og læringsprocesserne og bidrager på nye måder. Disse processer er under stadig udvikling og f.eks. genererer forsknings- og læringsprocesser stadig flere data, som biblioteket kan bidrage til at håndtere. Derudover har en række biblioteksområder som eksempelvis eksplorativ søgning og informationskompetence mange forbindelser til mere formelle læringsprocesser. Det generelle billede af den teknologiske udvikling på biblioteksområdet er således en bevægelse fra samling til services med udgangspunkt i bibliotekets traditionelle kerneværdier.

Faglige anbefalinger

På baggrund af erfaringer fra Holland og England nåede reviewerne frem til lignende konklusioner. De fremhævede at biblioteket skal kunne håndtere ’enhanced publications’ og ’packages og knowledge’ (modeller, visualiseringer og andet ikke-tekstbase-ret indhold), som fremkommer som resultat af forsknings- og læringsprocesser. De understregede ligeledes behovet for at biblioteket rykker tættere på brugerne og dermed opnår en tættere integration med forskning og uddannelse. De mente endvidere at disse bestræbelser med fordel kunne ske med afsæt i samarbejde om virtual learning environments og virtual research environments.

Desuden anbefalede reviewerne et øget fokus på at fremme Open Access også i forhold til læringsobjekter, og at bibliotekerne arbejdede med en mere formaliseret og struktureret tilgang til informationskompetence. Endelig understregede de at en række problemstillinger ikke kan løses af bibliotekerne alene. De advarede således mod større projekter på centrale områder, medmindre det indgår i en prioritering hos universiteterne. Som eksempler blev Open Access og publiceringspolitikker, informationskompetence og bibliotekernes rolle i forhold til virtuelle lærings- og forskningsplatforme fremhævet.

Organisatoriske udfordringer

Der var generel ros til DEFF for resultaterne og opbakning til den strategiske retning. Reviewerne pegede dog på en række områder, hvor organiseringen af samarbejdet måske kunne optimeres.

Det blev således påpeget, at styregruppens rolle kunne fastlægges mere eksplicit. Der blev skelnet mellem en styregruppe, som aktivt fastlægger retning og prioriteringer, og en bestyrelse, som i højere grad udfordrer og kontrollerer direktionens planer og økonomiske dispositioner. Reviewerne mente at styregruppen burde overveje, hvilken rolle den ønsker at udfylde.

I forhold til programgrupperne var der ros til indsatsen, men reviewerne mente at grupperne kunne blive bedre til at kommunikere, hvilke problemer man ønsker at løse og sammenhængen til de overordnede strategiske prioriteringer. Det ville gøre det lettere for udenforstående at forstå de foreslåede løsninger. Desuden efterlyste man mere eksplicitte succeskriterier og målbare mål.

Organiseringen af DEFFs programgrupper er foretaget med udgangspunkt i en tredelt it-arkitektur. Reviewerne mente ikke at organiseringen er intuitiv forståelig og gennemskuelig, og de foreslog en organisering med udgangspunkt i en tredeling i: ’information supply’, ’information management’ og ’information literacy’.

Endvidere mente de at DEFF burde udforme en strategi for, hvad DEFF vil med uddannelsesinstitutionerne, og hvilken rolle disse institutioner kan spille i DEFFs samlede strategi. Endelig foreslog man et øget fokus på en ’advocacy role’, hvor DEFF forsøger at fremme bestemte synspunkter. Dette forslag skal ses i lyset af vurderingen af, at mange problemstillinger ikke kan flyttes uden universiteternes tilslutning

Reviewet understregede således at DEFF og bibliotekerne skal engagere universiteterne i strategiske indsatser. Det er eksempelvis ikke hensigtsmæssigt at lave biblioteksprojekter inden for e-læring og informationskompetence, hvis de ikke er en strategisk prioritet hos moderinstitutionen. Det er en udfordring for DEFF at opnå denne type strategisk koordinering og at forpligte moderinstitutionerne på strategisk biblioteksudvikling.

Der er ligeledes store udfordringer for det enkelte bibliotek. Biblioteket skal tilsyneladende tilbyde stadig mere komplicerede løsninger og it-services for at være attraktivt for forsknings- og læringsmiljøer. Det kan blive vanskeligt for det enkelte bibliotek at håndtere uden et tæt samarbejde med andre biblioteker. Samtidig skal biblioteket understøtte et procesfokus og rykke endnu tættere på lokale lærings- og forskningsmiljøer, hvilket kan besværliggøre koordinering og udviklingstakt med andre biblioteker.