Oprettelse og indsendelse af E-form

Når alle partnere har oprettet et EU-login og er registreret i Participants Portal, kan I oprette den eForm, der bruges til at ansøge.

Oprettelse og indsendelse af E-form

E-formen er det værktøj, I bruger til at indsende jeres ansøgning. Det er som regel Lead-partner, der opretter og indsender ansøgningen. E-formen er en PDF-fil, som I skal downloade fra Participants portal og udfylde med relevant information om jeres projekt. Herudover skal I vedhæfte række bilag og efterfølgende indsende e-formen ved at trykke submit på selve PDF-filen mens computeren har forbindelse til internettet. På denne side kan du finde detaljeret information om oprettelsen, udfyldelsen og indsendelsen af e-formen. 

Vær opmærksom på at indsendelsen af e-formen kan tage noget tid og det anbefales derfor at påbegynde processen i god tid inden ansøgningsfristen.

Her kan i se en video fra Creative Europe Desk UK, der forklarer hvordan man opretter, downloader og indsender en e-Form. 

Oprettelse af e-Formen

OBS! Det er vigtigt, at alle partnere har et EU-login og et PIC-nummer før I begynder at oprette e-Formen. Hvis I opretter e-Formen uden at have alle jeres partneres PIC-nummer, vil I ikke kunne indsende ansøgningen. Hvis I har glemt at tilføje en partners PIC-nummer, kan I uploade formen igen og tilføje de manglende partner, men det vil forlænge og besværliggøre processen betydeligt, så det anbefales at tilføje alle partnere fra start. 

E-formen oprettes ved at klikke på følgende link fra EACEAs hjemmeside og vælge den relevante udbudsrunde (strand/action). Udover et link til selve E-formen, kan man også finde en detaljeret vejledning (user guide) til at udfylde og indsende ansøgningen.

Klik på knappen "create new application for funding" i venstre side af skærmen. Derefter bliver du bedt om at vælge det relevante program (Creative Europe). Når du har valgt Creative Europe, bliver du bedt om at vælge den specifikke udbudsrunde, du ønsker at søge (samarbejdsprojekter, netværk, MEDIA-calls etc.) Dernæst kan du vælge hvilket sprog, du ønsker E-formen på (engelsk, tysk eller fransk). Når du trykker "next step" vil du blive bedt om at udfylde PIC-numrene for alle partnere. Derudover skal du øverst på siden indikere hvilken organisation, der er lead-partner. Når du har indtastet alle PIC-numre, skal du trykke "next step" og du vil derefter komme til en side hvor du kan tjekke al den information du har indtastet og enten godkende det eller gå tilbage og ændre eventuelle fejl. Hvis al information er korrekt, så tryk "create application e-form". Når du har trykket på knappen vil du se en pop-up box, der minder dig om at du skal gemme filen, når den downloades. Tryk "ok" og gem pdf-filen på din computer. 

Du har nu oprettet e-Formen og kan arbejde i den, gemme den og åbne den igen, præcis som et hvert andet dokument. 

Udfyldelse af e-Formen

Når du har oprettet e-Formen, vil du opdage, at der er nogle felter som allerede er udfyldt og som ikke kan redigeres. Det er information, som er trukket fra Participants Portal. Start med at tjekke at disse informationer er korrekte. Hvis der er fejl i disse informationer, skal de rettes i Participants Portal hvorefter en ny e-Form skal oprettes. 

E-formen indeholder en række spørgsmål, der skal besvares og en række afkrydsningslister. Det er vigtigt at jeres svar i e-formen stemmer overens med jeres detaljerede projektbeskrivelse. 

Her kan du se et eksempel på en e-Form fra samarbejdsprojekter 2016

På de sidste sider af eFormen vil du blive bedt om at vedhæfte en række dokumenter. Disse kan variere fra ansøgningssrunde til ansøgningsrunde, men kan blandt andet inkludere:

  • Detailed project description
  • Declaration on honour
  • Mandates
  • Budget
  • Partnership information
  • Cooperation agreement

OBS! Den samlede maksimale størrelse på de vedhæftede dokumenter er 10MB. Hvis størrelsen på dokumenterne overstiger denne grænse vil du ikke kunne indsende e-formen. 

En liste over de specifikke dokumenter, der skal vedhæftes, kan findes på EACEAs hjemmeside under den relevante ansøgningsrunde under fanen "annexes".

Indsendelse af e-Formen

Når alt information er udfyldt og alle bilag er vedhæftet er du klar til at indsende e-Formen. Indsendelsen sker direkte fra selve PDF-filen og skal altså ikke uploades eller sendes til EACEA/Participants portal. 

Når du mener, du er klar til at indsende e-Formen, skal du først validere den ved at trykke på knappen "validate form", som du finder nederst til højre på alle sider af formen. Det anbefales at man først validere E-formen, når man er helt færdig med at udfylde den, da valideringen kan ændre lidt på e-Formens udseende. Når du trykker på "validate form" foretager programmet en række tjek og undersøger at alle obligatoriske felter er udfyldt og alle bilag er vedhæftet. Hvis der mangler informationer, vil de manglefyldte felter blive highligted. Ret manglerne og valider e-Formen igen. Når e-Formen er valideret vil knappen "Submit this form" blive aktiveret og skifte farve fra grå til grøn.  

Når E-formen er valideret skal du teste at dokumentet kan få forbindelse til internettet. Det gør du ved trykke på knappen "test your connection" som du finder nederst i højre hjørne på alle sider af eFormen. Hvis dokumentet ikke kan få forbindelse til internettet, kan du prøve disse løsninger eller kontakte eacea-helpdesk@remove-this.ec.europa.eu.

Når du har tjekket at dokumentet har forbindelse til internettet, er du klar til at indsende din E-Form. Det gør du ved at trykke på den grønne knap "Submit this form". Når du trykker på knappen, vil du se en pop-up box, der spørger om du er sikker på at du vil fortsætte. Vær opmærksom på, at når du trykker "ja", så låses din e-Form og du vil ikke kunne lave flere ændringer. Når du trykker "ja" vil du se endnu en pop-up besked som fortæller dig, at du skal gemme filen for at fortsætte. Klik "ok" og du vil blive bedt om at gemme filen. Vær opmærksom på, at det er MEGET VIGTIGT, at du ikke ændre filnavnet, men blot trykker gem. Du vil derefter blive spurgt om du vil erstatte den eksisterende fil. Tryk "ja".

Alt afhængigt af dine sikkerhedsindstillinger kan du blive bedt om at give tilladelse til at dokumentet opretter forbindelse til en adresse, der starter med https://eacea.ec.europa.eu. Tryk "tillad". Du vil herefter se en pop-up besked om at e-Formen nu er indsendt og du vil få et submission number og du vil blive bedt om at gemme e-Formen igen. Vær opmærksom på, at du stadig ikke er helt færdig med processen. Når du trykker "OK" åbnes "gem som" vinduet og du skal nu igen gemme e-Formen. Det er igen MEGET VIGTIGT at du ikke ændre navnet på e-Formen, men bare trykker "gem". Når du trykker "gem" bliver du spurgt om du vil erstatte den eksisterende fil. Tryk "ja", så vil dit Submission number automatisk være gemt i din e-Form. Den nye fil, der er blevet gemt vil være låst og der vil altså ikke kunne ændres i informationen længere og den vil ikke kunne genindsendes.

Der vil blive sendt en e-mail til den person, der står opført som kontaktperson, med en bekræftelse på at eFormen er modtaget.

Tekniske krav - VIGTIGT!

E-formen er en interaktiv PDF, som kræver at du har Adobe Reader software installeret. Oprettelse, download og indsendelse af e-Formen er "online"-processer som kræver internetforbindelse, mens udfyldelsen og valideringen er "offline"-procersser.

Den version af Adobe Reader, der benyttes skal være version 9 eller nyere. Ælder versioner af Adobe Reader, vil ikke fungere.  

OBS: Nogle versioner af Adobe Reader og Adobe Acrobat er automatisk indstillet til "Enhanced security"/"Udvidet sikkerhed". Denne indstilling vil højst sandsynligt blokere indsendelsen af E-formen. Det drejer sig om følgende versioner af Adobe:

  • 9.3 eller andre højere udgaver af version (ink under-versioner fx 9.3.1, 9.4.2 etc.)
  • Alle version X (inkl. under-versioner fx 10.0.1)
  • Alle versioner og under-versioner som er nyerer end version X (fx version XI)

Du kan slå den udvidede sikkerhed fra ved at gøre følgende i din Adobe Reader: 

Rediger > Indstillinger > Sikkerhed (udvidet) 
Fjern fluebenet i boksen "Aktiver udvidet sikkerhed" og tryk "OK". 

Du kan se en detaljeret beskrivelse med screenshots af sikkerhedsindstillingerne her.

Når du har indsendt din e-Form kan du aktivere den udvidede sikkerhed igen.

Teknisk assistance

Hvis I oplever tekniske problemer med e-Formen, skal I kontakte EACEA helpdesk I Bruxelles på eacea-helpdesk@remove-this.ec.europa.eu eller +32 229 90705. Hvis I oplever problemer lige op til deadline er det MEGET VIGTIGT at I kontanker dem på mail FØR deadlinen er overskredet. Nedenfor ses en række eksempler på spørgsmål, som EACEA's helpdesk kan hjælpe med. Listen er ikke udtømmende og alle tekniske spørgsmål skal rettes til helpdesk. 

Eksempler på tekniske problemer
Håndteres af EACEAs helpdesk
Jeg kan ikke gemme min e-Form
Drop-down menuerne virker ikke
Jeg kan ikke vedhæfte mine bilag
Jeg kan ikke slette en række jeg har indsat i en tabel
E-Formen fryser eller crasher
E-Formen er langsom
Jeg kan ikke validere e-Formen
Jeg kan ikke indsende min e-Form
Jeg tror, der er en fejl i e-Formen
Siden er sidst opdateret: 22.03.2017


Dialogboksen begynder her. Du kan lukke boksen ved at trykke Accepter cookies knappen eller Enter. Knappen er det sidste element i boksen.

Vi benytter cookies til at forbedre brugeroplevelsen.

”På slks.dk anvender vi cookies. Cookies er i mange tilfælde nødvendige for at få en hjemmeside til at fungere. Vi bruger cookies for at forbedre din oplevelse, samle statistik og huske dine indstillinger. Ved at klikke på "Accepter cookies" godkender du dette.
Du kan sige nej tak ved at klikke her.

Læs mere om cookies: Cookiepolitik

(dialogboks slutter)