Interurbanlån og dokumentlevering

Interurbanlån og dokumentlevering

Oversat fra:

International Lending and Document Delivery: Principles and Guidelines for Procedure

(http://www.ifla.org/VI/2/p3/ildd.htm)

Først vedtaget af IFLA 1954
Revideret 1978, modifikationer 1987
Revideret 2001  

Fælles brug af individuelle bibliotekssamlinger er et nødvendigt aspekt i internationalt samarbejde mellem biblioteker. Det enkelte bibliotek kan ikke være selvforsynende og alene opfylde alle sine brugeres informationsbehov, ligesom det enkelte land ikke kan være selvforsynende. Ekspedition af lån og kopier mellem bibliotekerne landene imellem er en både værdifuld og nødvendig del af ILL processen.

Det er op til hvert land selv at fastlægge en procedure for interurbanlån og følgende principper og retningslinier er derfor på ingen måde obligatoriske. Men vi vil dog stærkt anbefale de enkelte lande og biblioteker at bruge retningslinierne som en ledetråd i det internationale lånesamarbejde. Principperne tilgodeser alle biblioteker og angiver de forskellige landes anbefalede praksis for dokumentlevering.

Der er otte hovedprincipper, hvoraf hvert enkelt understøttes af en række retningslinier.  

Principper og retningslinier for procedure

1. Nationalt ansvar

Hvert land påtager sig ansvaret for levering af eksemplarer af eget materiale til et hvilket som helst andet land, enten i form af lån, fotokopi eller anden acceptabel metode. Dette gælder under alle omstændigheder for materiale der publiceres fra nu af, og så vidt muligt også retrospektivt.

1.1 Hvert land har ansvaret for at levere sine egne nationale publikationer til biblioteker i andre lande. Konceptet 'universel adgang til publiceret materiale' (universal availability of published material, UAP) hviler på dette princip og ansvaret bør accepteres af alle lande uden forbehold.

1.2 Intet land eller bibliotek er forpligtet til at levere et værk der er blevet bestilt, men man bør bestræbe sig på så vidt muligt at opfylde internationale bestillinger.

1.3 Man bør især bestræbe sig på at opfylde ønsker fra biblioteker i de mindre udviklede lande, jvf.

1.4 Al kommunikation bør foregå i klare og enkle vendinger for at undgå sproglige misforståelser.

2. Nationalt udlånssystem

Hvert land bør bestræbe sig på at udvikle et effektivt nationalt udlånssystem, da nationale udlånssystemer er den essentielle infrastruktur i internationalt udlånsarbejde.

2.1 Anbefalinger for udvikling af effektive nationale udlånssystemer ligger uden for disse retningsliniers domæne, og vi henviser derfor til (http://www.ifla.org/VI/2/p3/model.htm),der ligeledes er publiceret af IFLA, og som beskriver de fundamentale krav til et nationalt system.

3. National politik for interurbanlån

Alle lande bør have en national politik for internationalt interurbanlån og dokumentlevering af egne publikationer. Politikken bør formidles af nationalbiblioteket, den nationale biblioteksforening, eller andre større interurbanlånsinstitutioner.

3.1 Hvis et land har et nationalt center for interurbanlån og dokumentlevering, bør dette center være centrum for udarbejdelsen af den nationale politik. Hvis et sådant center ikke eksisterer, bør hovedansvaret hvile på nationalbiblioteket, en koordinerende national instans for interurbanlån, eller større udlånsinstitutioner.

3.2 Alle biblioteker i det pågældende land der er involveret i internationalt udlån eller dokumentlevering bør være opmærksomme på, og arbejde i henhold til, den nationale politik.

3.3 Den national politik for internationalt lånesamarbejde bør gøres tilgængelig for alle andre lande, via nationalbiblioteket eller andre udlånsinstitutioner, eller via andre biblioteker der modtager bestillinger på interurbanlån. På samme måde bør alle større biblioteker gøre deres egen politik for håndtering af internationale bestillinger tilgængelig for de berørte biblioteker.

3.4 Den nationale politik bør angive om udgående bestillinger skal sendes via nationalcentret, hvor et sådant eksisterer, og om de enkelte biblioteker kan sende bestillinger direkte til långivende biblioteker i udlandet.

3.5 Den nationale politik bør ligeledes beskrive om indgående bestillinger skal gå via nationalcentret, hvor et sådant eksisterer, og i hvilken udstrækning de enkelte biblioteker kan acceptere og opfylde internationale forespørgsler. IFLA publikationen og indeholder en liste over institutioner som kan kontaktes i tilfælde af tvivlsspørgsmål.

3.6 Alle biblioteker i det pågældende land bør bestræbe sig på at håndtere bestillinger fra udlandet på samme måde for at yde en mere enkel og effektiv service i forhold til internationale bestillinger.

4. Afsendelse af bestilling

Långivende biblioteker bør så vidt muligt acceptere bestillinger i ethvert format. Låntagende biblioteker bør være opmærksomme på at ikke alle formater kan accepteres af alle långivende biblioteker. Det er vigtigt at udvise stor nøjagtighed i hele bestillingsprocessen.

4.1. Låntagende bibliotek bør bestræbe sig på at bruge elektroniske ILL bestillingsfaciliteter når disse forefindes.

4.2. Bestillinger sendt via e-post, fax eller andre hurtige metoder skal overholde de fastlagte procedurer, så som IFLA Guidelines for Email Requests (http://www.ifla.org/VI/2/p3/g-ill.htm), IFLA Fax Guidelines (http://www.ifla.org/VI/2/p3/g-fax.htm), eller ISO ILL protocol.

4.3. Ved bestillinger i papirform bør man anvende IFLA bestillingsblanketter eller anden blanket autoriseret af IFLA.

4.4. Det angives på blanketten hvis man ønsker at låne et original/specifikt eksemplar.

4.5. Hvis man ønsker at låne et originaleksemplar, bør man sikre sig at der ikke er et sådant eksemplar til rådighed i det låntagendes biblioteks land, før man sender sin bestilling til udlandet.

4.6. Mangelfulde eller unøjagtige bestillinger giver forsinkelser og må eventuelt returneres for yderligere oplysninger. Det er låntagende biblioteks ansvar at verificere, og om nødvendigt skaffe de bibliografiske detaljer i forbindelse med lånet efter bedste evne.

5. Fremskaffelse af materialet

Långivende bibliotek afgør om det sender original eller kopi. Hver enkelt land bør vise forståelse for låntagende lands mulighed for adgang til det fremskaffede format.

5.1. Långivende bibliotek sender materiale eller svar så hurtigt som muligt og benytter den hurtigste metode.

5.2. Materialet sendes direkte til låntagende bibliotek, medmindre det specifikt angives at det skal sendes til et nationalcenter.

5.3. Alle materialer mærkes tydeligt med ejerbibliotekets navn.

5.4. Långivende bibliotek bør give længst mulig frist for aflevering af det lånte materiale, idet man må tage forsendelsestiden i betragtning.

5.5. Hvis det ikke er muligt at fremskaffe materialet, bør man angive grunden hertil så fyldestgørende som muligt. Her bør man bruge The IFLA multilingual list of ILL Response Codes.

6. Ophavsret

Ophavsretslovene i långivende land bør observeres. Materiale der bestilles via international ILL falder ofte inden for bestemmelserne om 'fair use' eller 'fair dealing', men det er långivende biblioteks ansvar at informere låntagende bibliotek om eventuelle, gældende ophavsretsrestriktioner.

6.1. Disse retningslinier angående ophavsret og international låne understøtter . Bibliotekerne bør være opmærksomme på dette dokument.

6.2. Alle långivende biblioteker bør være opmærksomme på, og handle i overensstemmelse med ophavsretslovene i deres eget land. Alle långivende biblioteker bør endvidere sørge for at alle relevante oplysninger om ophavsret er tilgængelige for og kommunikeret til låntagende biblioteker.

6.3. Lån og begrænset kopiering til brug for forskning eller private studier er normalt undtaget den nationale ophavsretslovs bestemmelser.

6.4. Låntagende bibliotek bør følge ophavsretslovene i långivende biblioteks land.

6.5. Alle långivende biblioteker er underlagt de licenser der måtte være indgået af deres organisation, hvilket kan indebære visse restriktioner med hensyn til brug af elektroniske ressourcer til ILL transaktioner.

6.6. Bibliotekerne bør være opmærksomme på i forbindelse med ILL fra licensbelagte kilder.

6.7. Långivende bibliotek er ikke forpligtet til at medvirke i services der indebærer levering af ophavsretsbetalte kopier.

7. Ansvar for lånt materiale

Låntagende bibliotek påtager sig ansvaret for lånt materiale fra det tidspunkt materialet forlader långivende bibliotek og til det modtages der igen. Hurtige og sikre metoder bør anvendes ved levering og returnering af materiale.

7.1. Materialet bør indpakkes og mærkes af långivende såvel som låntagende bibliotek på en sådan måde at det opfylder toldvæsenets krav. Ansvaret påhviler både låntagende og långivende bibliotek med hensyn til at gøre sig bekendt med gældende toldbestemmelser i forhold til internationale materialelån.

7.2. Når låntagende bibliotek har modtaget et originaldokument, gælder bibliotekets normale bestemmelser for håndtering, medmindre långivende bibliotek fastsætter visse bestemmelser.

7.3. Låntagende bibliotek er ansvarlig for at materialet er forsvarligt indpakket, tydeligt mærket, og at forsikringen dækker returnering af materialet.

7.4. Materialet bør returneres på den hurtigst mulige måde - og helst via air-mail.

7.5. Fra det øjeblik et bibliotek afsender materiale til et låntagende bibliotek og indtil det er returneret, er låntagende bibliotek ansvarlig for bortkomst eller skader af enhver art. Låntagende bibliotek er også forpligtet til at erstatte materialet, eller betale långivende bibliotek de forventede omkostninger i forbindelse med bortkomst eller skade, herunder også, hvis det kræves, alle eventuelle administrative omkostninger.

7.6. Låntagende bibliotek bør anmode om fornyelse af lånet i god tid før fristen udløber. Hvis man ikke modtager svar, kan man gå ud fra at fornyelsen er accepteret. Ved levering af materialet skal låntagende bibliotek oplyses om at fornyelse eventuelt ikke er mulig.

8. Gebyrer og betaling

Det er op til hvert enkelt bibliotek om det vil kræve gebyr for en transaktion. Hvis der opkræves gebyr, bør biblioteket bestræbe sig på at gøre opkrævning og betaling så enkel som muligt.

8.1. Transaktionsgebyrer kan opkræves eller frafaldes efter aftale mellem de to involverede biblioteker.

8.2. Låntagende biblioteker bør ved bestillingen tilkendegive om de er indforstået med at betale gebyr (og angive eventuelt maksimumbeløb). Hvis gebyret overstiger maksimumbeløbet, er långivende bibliotek ikke forpligtet til at udføre bestillingen.

8.3. Både långivende og låntagende biblioteker bør være opmærksomme på eventuelle krav ifølge national ophavsret der har indflydelse på opkrævning af betaling for leverede eksemplarer.

8.4. Forslag til forenklede betalingsprocedurer:

  • Forudbetalingssystemer som f.eks. IFLA Voucher Scheme (http://www.ifla.org/VI/2/p1/vouchers.htm)hvor biblioteker køber vouchers på forhånd og sender et aftalt antal sammen med hver bestilling.
  • Kontosystem, hvorved låntagende bibliotek deponerer et beløb hos långivende bibliotek som trækker beløbet fra hver gang materiale leveres.
  • Enhedstakster, efter fastsættelse af en gennemsnitspris. Denne metode kan også kombineres med forudbetaling eller kontosystemet.  

Oversættelse: Vibeke Cranfield, Biblioteksstyrelsen

Siden er sidst opdateret: 17.12.2008


Dialogboksen begynder her. Du kan lukke boksen ved at trykke Accepter cookies knappen eller Enter. Knappen er det sidste element i boksen.

Vores cookies samler ikke på personoplysninger

Vi bruger cookies for at forbedre din oplevelse, samle statistik og huske dine indstillinger. Ved at klikke på "Accepter cookies" godkender du dette. Du kan sige nej tak ved at klikke her.

Læs mere om cookies: Cookie- og privatlivspolitik

(dialogboks slutter)