Bibliotekers og bibliotek.dk’s brug af elektroniske reserverings- og kvitteringsmeddelelser

1. Brug af reserverings- og kvitteringsmeddelelser med e-post   
I Datatilsynets udtalelse af 14. oktober 2005 til daværende Biblioteksstyrelsen (nu Styrelsen for Bibliotek og Medier) er det opfattelsen, at oplysninger om hvilke bøger en borger reserverer og låner på biblioteket, er af fortrolig karakter. Synspunktet forekommer helt rigtigt og må også gælde for oplysninger om reservering og lån af andre materialer end bøger. Det er en privat sag, hvilke informationer en borger gør sig bekendt med, og oplysninger om borgerens lån og reserveringer kan derfor forlanges unddraget offentlighedens kendskab. Det følger af sikkerhedsbekendtgørelsen, at der for den offentlige forvaltning kun må etableres eksterne kommunikationsforbindelser, hvis der træffes særlige foranstaltninger for at sikre, at uvedkommende ikke gennem disse forbindelser kan få adgang til personoplysninger. I sikkerhedsvejledningen  opstilles der nærmere krav til de sikkerhedsforanstaltninger, der må træffes, når personoplysninger sendes (transmitteres) via internettet. Det anføres, at der her generelt er en risiko for, at oplysningerne undervejs læses og endog ændres af uvedkommende. Hvis der er tale om fortrolige oplysninger, skal der som minimum foretages kryptering. Når et bibliotek pr. e-mail til brugerne sender reserverings- og kvitteringsmeddelelser, hvoraf titel og forfatter på vedkommende materiale fremgår, fører sikkerhedsvej-ledningen derfor til, at der skal foretages kryptering af meddelelserne.

Imidlertid accepterede Datatilsynet i den nævnte udtalelse fra oktober 2005 undtagelsesvist, at bibliotekerne og bibliotek.dk i en 5-årig periode kunne sende ukrypterede reserverings- og kvitteringsmeddelelser pr. e-mail til de brugere, der ønskede at benytte elektronisk kommunikation med biblioteksvæsenet. Ved sin accept henviste Datatilsynet bl.a. til, at afsendelse og modtagelse af krypterede e-postmeddelelser endnu ikke var særlig udbredt i befolkningen. Det anførtes endvidere, at Datatilsynet senere ville kontakte Styrelsen for Bibliotek og Medier med henblik på at følge de foranstaltninger, der blev iværksat for at højne sikkerhedsniveauet, og at Datatilsynet i øvrigt fulgte den generelle teknologiske udvikling med hensyn til sikkerhedsforanstaltninger ved transmission af personoplysninger over internettet.  

2. Forlængelse af Datatilsynets dispensation
Datatilsynets 5-årige dispensation ville udløbe i oktober 2010, og Datatilsynet rettede derfor i december 2009 henvendelse til Styrelsen for Bibliotek og Medier og bad om en orientering om status for bibliotekernes og bibliotek.dk’s anvendelse af elektroniske reserverings- og kvitteringsmeddelelser.

Styrelsen for Bibliotek og Medier anmodede i januar 2010 Datatilsynet om at forlænge sin accept af, at bibliotekerne og bibliotek.dk kan sende reserverings- og kvitteringsmeddelelser i ukrypteret form for yderligere fem år med virkning fra oktober 2010. Styrelsen pegede på, at angivelse af titel og forfatter i meddelelserne umiddelbart giver låneren den relevante information om, hvilket materialer der er bestilt. Det er endvidere et grundlæggende vilkår for bibliotekernes anvendelse af e-mail, at det ikke er muligt at stille krav til lånerne om anvendelse af bestemte e-mailsystemer. Bibliotekerne må acceptere de e-mailadresser, som lånerne rent faktisk anvender. Styrelsen bemærkede herved, at de almindeligt anvendte e-mailleverandører som Hotmail, Gmail, Yahoo m.fl. ikke giver mulighed for at behandle krypterede e-mails. Styrelsen anførte desuden, at anvendelse af Dokumentboks, der lanceres i forbindelse med eDag3 i november 2010, ikke på nuværende tidspunkt er et hensigtsmæssigt alternativ til bibliotekernes anvendelse af e-mails ved fremsendelse af reserverings- og kvitte-ringsmeddelelser. Løsningen giver ikke umiddelbart lånerne den relevante information, idet en advis fra Dokumentboks forudsætter opslag i denne. Løsningen udelukker desuden den vigtige funktion i en hjemkomstmeddelelse, at låneren straks ved mailsvar kan afbestille det pågældende materiale. Anvendelse af Dokumentboks til reserverings- og kvitteringsmeddelelser vil også give bibliotekerne større udgifter pga. prisen for udsendelse af mails.        

På et møde med Datatilsynet uddybede og supplerede Styrelsen for Bibliotek og Medier de anførte synspunkter, ligesom Styrelsen drøftede bibliotekernes anvendelse af elektroniske reserverings- og kvitteringsmeddelelser med KL.

I sin udtalelse af 14. juni 2010 har Datatilsynet forlænget sin accept af, at bibliotekerne og bibliotek.dk i endnu en periode på 5 år fortsætter med at sende elektroni-ske reserverings- og kvitteringsmeddelelser, som indeholder titel og forfatter på det reserverede materiale, ved brug af ikke-krypteret e-post. I udtalelsen anfører Datatilsynet bl.a.:

”(…) Datatilsynet lægger til grund, at der findes tekniske løsninger, som vil gøre det muligt at overholde persondatalovens sikkerhedskrav, men at løsningerne fortsat ikke er tilstrækkeligt udbredte, og at anskaffelse og drift er uforholdsmæssig om-kostningsfyldt.   

Datatilsynet lægger endvidere til grund, at den etablerede tjeneste er en velfunge-rende serviceydelse, som borgerne er tilfredse med (…)”

Om forudsætningerne for Datatilsynets forlængelse af dispensationen anføres det i udtalelsen bl.a.:

”(…) Datatilsynet forudsætter, at Styrelsen for Bibliotek og Medier og bibliotekerne nøje følger udviklingen af teknologiske løsninger, herunder især udviklingen af do-kumentboks, og løbende vurderer, om funktionaliteten af dokumentboks og andre løsninger gør dem anvendelige på biblioteksområdet. Målet må således være, at Styrelsen for Bibliotek og Medier og bibliotekerne inden udløbet af den 5-årige periode kan implementere en løsning, som lever op til persondatalovens krav (…)”  

Siden er sidst opdateret: 23.06.2010


Dialogboksen begynder her. Du kan lukke boksen ved at trykke Accepter cookies knappen eller Enter. Knappen er det sidste element i boksen.

Vores cookies samler ikke på personoplysninger

Vi bruger cookies for at forbedre din oplevelse, samle statistik og huske dine indstillinger. Ved at klikke på "Accepter cookies" godkender du dette. Du kan sige nej tak ved at klikke her.

Læs mere om cookies: Cookie- og privatlivspolitik

(dialogboks slutter)